… auf Knopfdruck: Verträge, Dokumente und Buchungen erzeugen ohne doppelte Eingabe!

Langwierige Verfahren durch Datenübernahmen optimieren

Gepostet von Katja Conrad am 14.05.2019 13:30:00

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Nicht alles zweimal machen müssen, hört sich gut an. Aber wie geht das? Haben Sie bereits Daten zu Personen, Reservierung und Verträgen digitalisiert, können Sie diese vielfach nutzen. Die Bereiche in denen lange Vorgänge durch bereits existierende Daten optimiert werden können, sind vielfältig. 

Erstellen Sie beispielsweise auf Knopfdruck den passenden Vertragsentwurf im Word, suchen Sie nach allen Verfahren zu einem Kassenzeichen oder übergeben Sie die Beträge direkt an die Kasse. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, bisher langwierige Verfahren zu optimieren, mehrfach anzugebende Daten zu übernehmen und damit letztendlich mehr Zeit für Ihre eigentliche Aufgaben zu haben.

Im Rahmen zahlreicher Vorgänge müssen zum Beispiel Dokumente erstellt werden: Genehmigungen, Rechnungen, Verträge, Bescheide. Hier kann viel Aufwand gespart werden, wenn einmal hinterlegte individuelle Vorlagen und Textbausteine in den Verfahren genutzt werden können, um die bereits erfassten Daten ins Word zu übertragen. Selbstverständlich an die richtige Stelle, so dass im Idealfall keine Nacharbeit mehr im Dokument erfolgen muss. Bei der Software ARCHIKART funktioniert dies dank der Textsystemankopplung. Sie sparen sich damit viel Tipparbeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder Vertrag das gleiche Format hat und dieselben Paragraphen enthält. Da es ein Word-Dokument ist, kann der Vertrag bei Bedarf dennoch individualisiert werden. Der Vertragsentwurf wird sofort mit den Änderungen im ARCHIKART Dokumentenarchiv hinterlegt und kann jederzeit weiterbearbeitet und von allen Beteiligten eingesehen werden.

Eine Reservierung beispielsweise, die im Reservierungsportal Locarno erfolgte, wird so auf Knopfdruck zu einer Buchungsbestätigung, einem Nutzungsvertrag und es wird die Abrechnung erzeugt. Die vom Nutzer zu zahlenden Entgelte sind an das HKR-System digital übertragbar, so dass keine separaten Anordnungen ausgefüllt werden müssen. Es werden Übertragungsfehler vermieden, da direkt mit den bereits durch den Sachbearbeiter geprüften Daten gearbeitet wird. Eine Suche aller aktuellen Verträge und anschließende Sollstellung ist mit ARCHIKART problemlos und ohne viele Klicks, also quasi „auf Knopfdruck“, durchgeführt.

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Mit nur einem Klick ist aus den vorhandenen Daten ein Vertragsdokument erstellt.

Die Prozesse lassen sich also vereinfachen und dies mit wenig Einrichtungsaufwand. Die erzeugten Kurzzeitmietverträge sind sofort ein Teil des Vertragsregisters, das Sie verwaltungsweit in ARCHIKART führen können. Auch in den Bereichen Mieten und Pachten sind Sie diejenigen, die die Verträge gestalten. Also gibt es auch in diesem Bereich Vorlagen, die genutzt werden können. Selbst ein einfacher Briefkopf, also ein leeres Anschreiben, hilft effektiv mit vorhandenen Daten zu arbeiten. Die Dokumentation der Schreiben erfolgt automatisch.

Ein informatives Webinar zum Thema Vertragsmanagement findet übrigens am 22. Mai 2019 statt. Dieses ist für Sie sogar kostenfrei. Sie sind an diesem Termin verhindert? Gern senden wir Ihnen im Nachhinein den Webinarmitschnitt zu.

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Kategorien: Ämterübergreifende Fachthemen