Wie Sie mit digitalen Änderungsanzeigen kostbare Zeit sparen

Auch Folgeinventuren vereinfachen

Gepostet von Stefanie Horn am 19.07.2016 13:30:00

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Wenn Sie in der Buchhaltung arbeiten, kennen Sie sicher diese Problematik: In der Liegenschaftsabteilung wird die Nutzungsart eines Flurstücks geändert, doch kommt diese Information nicht in der Buchhaltung an. Oder es wird im Bauamt bekannt, dass sich der Straßenzustand der Bahnhofsgasse extrem verschlechtert hat, leider wird dieser Sachverhalt nicht weitergegeben. Dabei sind solche Informationen für die Buchhaltung extrem wichtig. 

Da in nahezu allen Abteilungen Vorgänge auflaufen, hinter denen nicht immer eine Zahlung steht, können in einem Jahr eine ganze Menge zusammenkommen. Weitere Beispiele sind:

  • Ein Flurstück wurde geteilt.
  • Der Beamer ist nicht mehr reparabel.
  • Der alte Server der Stadtverwaltung wird von der Kita weitergenutzt.

Die Buchhaltung ist jedoch an all diesen Vorgängen durchaus interessiert. Gilt es doch, auch in den Jahresabschlüssen nach der Eröffnungsbilanz ein wahrheitsgemäßes Bild über die Vermögenslage abzugeben. Das betrifft nicht nur den Wert der Anlagegüter, sondern unter anderem auch deren Kontierung und Produktzuweisung. Fehlen alle diese Informationen der oben beschriebenen beispielshaften Vorgänge, ist der Mehraufwand für die Mitarbeiter in der Buchaltung vorprogrammiert und sind im Zweifel nur in Form einer körperlichen Inventur zu ermitteln.

Wurde doch mal daran gedacht, Änderungsinformationen an die Buchhaltung weiterzugeben, steht die Frage im Raum: Wie wurde sie informiert, per Telefon, E-Mail oder über ein handschriftliches Formular? Auch das sind Informationen die festgehalten werden sollten, denn diese Änderungsanzeigen sind unerlässlich - schließlich gelten sie als Beleggrundlage für entsprechende Umbuchungen in der Buchhaltung.

Dass dabei im Zeitalter der digitalen Transformation die Papierform nicht mehr zeitgemäß ist, liegt auf der Hand:

  • Das Ausfüllen per Hand und das erneute Abtippen in der Buchhaltung binden Zeit und sind eine Fehlerquelle.
  • Mehrere Änderungsanzeigen können zu ein und demselben Sachverhalt existieren, da nicht ersichtlich ist, ob die Information bereits durch einen anderen Mitarbeiter erfasst wurde.
  • Dies wird durch die lange Frist zwischen Erstellung und Bearbeitung noch verstärkt.
  • Ein Feedback zum Bearbeitungsstand ist nur auf Nachfrage möglich.

Dem Mehraufwand für die Mitarbeiter sowohl im Fachamt als auch in der Buchhaltung entgegen zu wirken und dadurch freie Ressourcen zu schaffen, sollte also das Ziel einer jeden Verwaltung sein. Eine durchweg effiziente Lösung können digitale Änderungsanzeigen im Rahmen einer Software sein. Ob Neuanschaffung, Änderung oder Abgang – mit wenigen Klicks sind alle Daten erfasst und per Knopfdruck übermittelt. Zusätzlich können diese revisionssicher im Dokumentenmanagement abgelegt werden. Wird der Jahresabschluss erstellt, sind so alle Informationen übersichtlich und schnell auffindbar. Kostbare Zeit wird gespart.

In unserem Fachartikel "Folgeinventuren vereinfachen" erhalten Sie detaillierte Informationen zur digitalen Änderungsanzeige. Außerdem haben wir eine Grafik erstellt, die das System der Änderungsanzeige optisch veranschaulicht:

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Kategorien: Ämterübergreifende Fachthemen, Vermögen / NKF

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