Digitale Baugenehmigungen ohne Medienbruch – Wie ARCHIKART moderne Workflow-Prozesse in der Bauverwaltung ermöglicht

Die Digitalisierung der Bauverwaltung schreitet voran - und mit ihr die Erwartungen von Bürgern, Architekturbüros und Behörden an effiziente, transparente und rechtssichere Abläufe.

Moderne Fachverfahren ermöglichen heute eine vollständig digitale Bearbeitung von Bauanträgen, die nicht nur Medienbrüche vermeidet, sondern Prozesse strukturiert, vereinfacht und beschleunigt. Ein zentrales Beispiel hierfür ist die workflowbasierte Antragsbearbeitung im Zusammenspiel mit dem XBau-Standard und dem Fachverfahren ARCHIKART.

Workflowbasierte Antragsbearbeitung: Struktur, Transparenz und Effizienz

Im Herzen der digitalen Bauverwaltung stehen durchgängig unterstützende Workflows für unterschiedlichste Antrags- und Genehmigungsverfahren. Sie bilden sämtliche Bearbeitungsschritte eines Verfahrens präzise ab, dokumentieren jeden Arbeitsschritt lückenlos und stellen sicher, dass keine Information verloren geht.

Dabei werden verschiedene Fachinformationen nahtlos in den Prozess eingebunden:

• ALKIS als amtliche Datenbasis stellt die grundlegenden Daten bereit, die für fast jedes Bauvorhaben relevant sind.
• Vollständige GIS-Integration in ARCHIKART ermöglicht den direkten Zugriff auf planungsrechtliche Informationen wie Bebauungspläne oder Schutzgebiete – ohne externe Recherche.
• Schnittstellen zu Finanzverfahren sorgen für eine automatische Übergabe von Sollstellungen für Gebührenbescheide.
• Dokumentenmanagement per DMS-Schnittstelle (CMIS) bindet das vorhandene Dokumentenmanagementsystem der Verwaltung ein und zentralisiert die Aktenführung.
• Termincontrolling und Wiedervorlagen unterstützen die fristgerechte Bearbeitung und ermöglichen eine klare Aufgabenverteilung.
• Individuell gestaltbare Textvorlagen und Textbausteine erleichtern die Erstellung einheitlicher, rechtssicherer Schriftstücke.
• Integriertes Workflowmanagement erlaubt es, Prozesse für jede Antragsart passgenau zu konfigurieren – inklusive verfügbarer XBau-Standardprozesse.

Damit ist ARCHIKART ein digitales Fachverfahren, das sowohl flexibel als auch rechtlich fundiert ist.

Abbildung: Prozess digitale Baugenehmigungen
Quelle: ARCHIKART Software AG

XBau: Der Standard für medienbruchfreie digitale Bauanträge

Noch wirkungsvoller wird der Prozess, wenn Bauanträge komplett digital nach dem XBau-Standard abgewickelt werden. Derzeit wird XBau 2.4.0.1 produktiv eingesetzt, während Version 2.6 bereits in Vorbereitung ist.

ARCHIKART unterstützt den Standard im Reifegrad 3* (von 4). Dabei werden zentrale Fachdaten wie Antragsteller und weitere Akteure am Antragsverfahren, Grundstücksinformationen und fachliche Daten zum Bauvorhaben übernommen. Die im Antragsverfahren bereitgestellten Bauvorlagen werden selbstverständlich automatisiert in das Verfahren integriert. Beim bidirektionalen Informationsaustausch ist die Übernahme der Inhalte der xBau-Nachrichten direkt in das Verfahren sichergestellt. Zudem wird sowohl das interne als auch das externe Beteiligungsverfahren in allen Antragsstrecken unterstützt.

*Nach dem OZG-Reifegradmodell des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung.

Abbildung: Verkürzte Darstellung des OZG-Reifegradmodells
Quelle: Bundesministerium des Innern

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Bidirektionale Kommunikation mit dem jeweiligen Landesportal stellt sicher, dass Anträge, Unterlagen und Rückmeldungen automatisiert und verlässlich ausgetauscht werden.
• Vollständige Übernahme aller Antragsdaten aus dem Portal in das Fachverfahren vermeidet manuelle Eingaben und Fehlerquellen.
• Automatische Rückmeldungen aus dem Workflow - etwa zur Vergabe des Aktenzeichens - beschleunigen die Abläufe.
• Nachforderungen von Unterlagen können direkt über das Portal gestellt und ohne Medienbruch verarbeitet werden.
• Direkte Entscheidungsträger und weitere Beteiligte werden digital eingebunden, sodass Abstimmungen und Stellungnahmen zeitnah erfolgen können.
• Die integrierte Schnittstelle zu di.BAStAI prüft die Bauvorlageberechtigung automatisiert während des Arbeitsprozesses.
• Der Versand der Baugenehmigung und des Gebührenbescheids erfolgt digital direkt an das Portal.
• Alle gesendeten und empfangenen XBau-Nachrichten werden vollständig dokumentiert – ein Pluspunkt für Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.

Fazit: Moderne Bauverwaltung ist digital, integriert und effizient

Die Kombination aus workflowbasierter Antragsbearbeitung, umfassender GIS-Integration, sauber eingebundenen Drittsystemen und dem XBau-Standard hebt die Bearbeitung von Bauanträgen auf ein neues Niveau.

Bürger*innen profitieren von schnelleren Verfahren und transparenten Bearbeitungs-ständen; Verwaltungen von strukturierteren Abläufen, weniger Medienbrüchen und höherer Prozesssicherheit.

Mit ARCHIKART wird die Digitalisierung der Bauverwaltung nicht nur ein technisches, sondern vor allem ein organisatorisches Erfolgsprojekt.

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