So gelangt die Verwaltung Schritt für Schritt zum Bescheid

Was aus buchhalterischer Sicht bei der Bescheiderstellung beachtet werden muss

Gepostet von Stefanie Horn am 23.05.2017 13:35:00

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Ob Gebühren beim Baugenehmigungsverfahren oder der Sondernutzung, ob Erbbaurechtsverträge oder Straßenausbaubeiträge … es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, in denen finanzielle Forderungen gestellt werden. Idealerweise landen diese mittels Schnittstelle direkt in der Buchhaltung und sofern erforderlich als Bescheid direkt beim Bürger. Ein komplexer Prozess, bei dem es aus buchhalterischer Sicht einiges zu beachten gibt.

Dabei unterstützt die neue Version 4.38 der Software ARCHIKART den Anwender nun noch besser bei der Bescheiderstellung. Diese wird ab sofort zum Kinderspiel, denn ein Assistent führt den Anwender Schritt  für Schritt zum Ziel. Lesen Sie dazu auch unser Whitepaper "Beitragserhebung leicht gemacht"!

Letztendlich geht es aber im Ergebnis um die Beantwortung einer einfachen Frage: Wer zahlt was wie warum und wann an wen? Doch betrachtet man die Frage genauer, merkt man schnell, wie komplex die Antwort ausfallen wird.

WER?                  

Hierhinter verbirgt sich die Ermittlung des jeweiligen Debitors inklusive Kassenzeichen und gegebenenfalls die Ermittlung einer entsprechenden Objektnummer.

WAS?                  

Neben der Ausweisung des Netto- und Bruttobetrags mit zugehörigen Steuerzeichen, gilt es an dieser Stelle auch die Forderung in unterschiedliche Positionen aufzusplitten um gegebenenfalls abweichende Kostenarten, Kostenstellen und Produkte auszuweisen.

WIE?                    

Hier geht es nicht nur um die Frage, ob der Debitor ein entsprechendes SEPA Mandat für das zugrundeliegende Fachverfahren hinterlegt hat. Hierzu gehört ebenfalls die Art des Bescheids: Insbesondere bei wiederkehrenden Beiträgen wird auf Sammelbescheide zurückgegriffen, in denen einzelne Abrechnungskategorien in einem Bescheid zusammengeführt werden. Bei Ausbaubeiträgen werden gern Verrechnungsbescheide verwendet, in denen bereits vorangegangene, geleistete Zahlungen mit der Gesamtforderung verrechnet werden.

WARUM?          

Automatisch generierte Verwendungszwecke und die Festsetzung der vertraglichen Grundlage erleichtern die Zuweisung der Zahlungseingänge für die Buchhaltung. Außerdem sind automatisch generierte eindeutige Bescheid- und Buchungsnummern hilfreich.

WANN?              

Die korrekte Fälligkeit ist für das Mahnwesen bedeutend. In der doppischen Buchhaltung ist jedoch zusätzlich die Definition des Leistungserbringungsdatums und damit einhergehend die Ermittlung gegebenenfalls erforderlicher Rechnungsabgrenzungsbeträge notwendig.

An WEN?           

Sofern in der Buchhaltung mehrere Mandanten vorhanden sind, ist es essenziell, die richtige Mandantennummer auszuweisen.

Die folgende Grafik verdeutlicht noch einmal die Abläufe:

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So ausgestattet ist die Verwaltung der Forderung in der Buchhaltung problemlos möglich. Die Bescheidsachbearbeitung in der Software ARCHIKART sorgt dafür, dass genau diese eine Frage beantwortet wird. Mit dem neuen Assistenten werden zudem unplausible Verfahren ausgesondert. Entsprechende Fehlermeldungen ermöglichen dem Anwender eine „Heilung“ der zugrundeliegenden Verfahren sowie deren Ausschluss aus dem aktuellen Bescheidlauf. Ein weiteres Highlight: Die Vorabkalkulation inklusive CSV-Ausgabe. Ohne einen einzigen Bescheid zu erstellen, werden alle Buchungspositionen ermittelt und dem Anwender in tabellarischer Form zur Verfügung gestellt. Ein nützliches Feature um insbesondere für Massenbescheidungen die zu erwartenden Forderungen für einen bestimmten Zeitraum zu ermitteln.

Sofern erforderlich schließt sich der Bescheiderstellung direkt die Druckausgabe an. Bei einer hohen Anzahl von zu druckenden Dokumenten vermeiden Druckerstapel inklusive Sortierfunktionalität Stress an der Druckerausgabe bei fehlendem Papier. Natürlich werden die erzeugten Dokumente direkt an das angebundene DMS übergeben.

Der Updatebeschreibung zur Version 4.38  liegt eine ausführliche Beschreibung des Assistenten bei. Für unsere ARCHIKART Anwender bieten wir zwei Updateworkshops an, in denen Sie alles über die neuen Funktionen im Bereich Bescheiderstellung lernen. Ein weiterer dreht sich um die neue Friedhofsverwaltung. Melden Sie sich schnell an, denn die Plätze sind begrenzt: Neuer Call-to-Action (CTA)

Kategorien: Bau, Liegenschaften, Vermögen / NKF, Verkehr, Ämterübergreifende Fachthemen