So vereinfachen Sie die Umlage von Beiträgen und Gebühren

Fachmagazin ARCHIKART Aktuell bietet weiterführende Informationen

Gepostet von Magdalena Becker am 17.09.2019 14:00:00

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Die Umlage von Beiträgen und Gebühren zählt zum Alltagsgeschäft einer jeden Verwaltung. Deshalb sollten diese Vorgänge einerseits mit möglichst geringem Aufwand bearbeitet werden können, andererseits aber auch rechtssicher und jederzeit nachvollziehbar erfolgen. Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie sich Umlageverfahren transparent und gleichzeitig einfacher gestalten lassen.

Die neueste Ausgabe des Fachmagazins ARCHIKART Aktuell beleuchtet genau dieses Thema. Wir haben vorab 6 Tipps zusammengefasst, die Ihnen bei der Umlage von Beiträge und Gebühren helfen können.

Tipp 1: Unterjährige Stammdatenpflege

Ob Betriebskostenabrechnungen, Umlagegebühren der Verbände oder wiederkehrende Beiträge nach KAG/ BauGB beispielsweise Straßenreinigungs-, Winterdienst- oder Niederschlagswassergebühren - in nahezu allen Bereichen greift der Sachbearbeiter auf einen grundlegenden Datenbestand zurück. Je nach Umlageart sind dies das Amtliche Liegenschaftsinformationssystem ALKIS oder andere Bestandskataster wie die Grundstücksdatenbank, der Wohnungsbestand oder andere. Der Stammdatenpflege sollte daher große Bedeutung beigemessen werden. Ob Teilungen, Umzüge oder Eigentümerwechsel - sobald Änderungen der Stammdaten bekannt werden, sollten diese auch unterjährig eingepflegt werden. Regelmäßige ALKIS-Importe führen zu Änderungen an den ALKIS Flurstücken, die Auswirkungen auf die Beitragsabrechnung haben. Besonders wichtig ist deshalb, dass der Sachbearbeiter gezielt nach geänderten Flurstücks- und Grundbuchdaten suchen kann und nur die Abrechnungsgrundstücke nachbearbeiten muss, wo Änderungen an den Flurstücken stattgefunden haben. Erfolgt diese Aufgabe regelmäßig nach dem ALKIS-Import, so verteilt sich der Pflegeaufwand in "Portionen" über das ganze Jahr. Der Sachbearbeiter ist schließlich zum Zeitpunkt der Umlage in der komfortablen Situation, das er für die Abrechnung auf gepflegte Stammdaten zurückgreifen kann. 

Tipp 2: Historie der Abrechnungsänderungen

Umlagen erfolgen projekt- und abrechnungszeiraumbezogen auf der Basis der individuellen örtlichen Gegebenheiten wahlweise nach umlagefähigen Kosten oder nach einem festen Beitragssatz. Diese abrechnungsrelevanten Einstellungen sollten in den Stammdaten hinterlegt sein. Da Transparenz wichtig ist, um Vorgänge im Nachhinein nachvollziehen zu können, sollten Änderungen historisiert werden. Ruft ein Bürger an, um Auskünfte zu seinem Bescheid zu erhalten oder müssen Widersprüche bearbeitet werden, kann bei der Bearbeitung dieser Anfragen auch auf ältere Abrechnungen zugegriffen werden. 

Tipp 3: Flexible Bescheidvorlagen

Vorteilhaft ist es, wenn Bescheidvorlagen flexibel und dynamisch gestaltet werden können. Ist dies einmal eingerichtet und an die Vorgaben der Verwaltung angepasst, sind keine Anstrengungen mehr hinsichtlich der Gestaltung des Bescheides notwendig. Der Sachbearbeiter kann sich voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren. Bei der Software ARCHIKART ist es möglich, die Bescheidvorlage so zu gestalten, dass sie für die verschiedensten Abrechnungskonstellationen wie Einzel- oder Teilbescheide, aber auch gesamtschuldnerische Bescheide genutzt werden kann.

Tipp 4: Revisionssichere Ablage und papierlose Bearbeitung

Sind die Bescheiddokumente erstellt, kommt die Verwaltung an einer revisionssicheren Ablage nicht vorbei. Das bedeutet, dass wichtige erstellte Dokumente wie die Bescheide schnell wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher abgelegt sind. Für den Sachbearbeiter heißt das, dass die Dokumente jederzeit schnell wieder einsehbar sind - sei es, wenn es um schnelle Auskünfte oder um die Widerspruchsbearbeitung geht. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Vorgang bis zum Druck des Bescheides für den Empfänger komplett papierlos erfolgen kann.   

Tipp 5: Automatische Buchung

Ein manuelles Buchen einzelner Bescheide ist nicht nur zeitaufwändig, sondern eine enorme Fehlerquelle. Das muss nicht sein, wenn die Bescheiddokumente beispielsweise mit dem Speichern des Bescheides automatisch gebucht werden. Bei der Software ARCHIKART ist anschließend die Übergabe als Sollbuchung an das Finanzwesen über eine Schnittstelle gewährleistet.

Tipp 6: Automatischer Rechnungsimport

Anders als im Beitragswesen bilden einmalige und wiederkehrende umlagefähige Kosten die Basis der Betriebskostenabrechnung. In der Regel sind diese im Rahmen des zentralen Rechnungseinganges im Finanzsystem erfasst und angeordnet. Mit einem automatischen Rechnungsimport ist es für den Sachbearbeiter ein leichtes, die Flut an relevanten Rechnungen zu übertragen. Im Idealfall werden Kreditoren automatisch erkannt und definierte Schlüsselfelder wie Kostenstellen oder Standortnummern sorgen für die Zuweisung der einzelnen Rechnungspositionen zum richtigen Bestandsobjekt.

Mehr zur transparenten, nachvollziehbaren und rechtssicheren Abrechnung der Kosten und Umlagen lesen Sie in der neuen Ausgabe der ARCHIKART Aktuell. Hier werden die aufgeführten Tipps noch tiefer gehend erörtert. Schauen Sie gleich mal rein:

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Kategorien: Ämterübergreifende Fachthemen

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