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Workflow, Prozessmanagement, Controlling, Reporting – „neumodische“ Schlagwörter, die nicht bei allen Euphorie auslösen. Das liegt insbesondere daran, dass damit meist umfangreiche Neustrukturierungen suggeriert werden. Insbesondere kleinere Kommunen sehen aufgrund ihrer Größe dabei oftmals keine Notwendigkeit für sich. Ein Best Practice Beitrag auf dem ARCHIKART Anwendertreffen beweist, dass dies ein Trugschluss ist.
Von kleineren Verwaltungen hören wir immer wieder: „Das macht bei uns nur eine Kollegin. Wir brauchen keinen Workflow, die hat das alles im Blick.“ Doch weit gefehlt. Ein sogenannter Workflow dient der Vereinfachung von Arbeitsabläufen, ob im großen oder im kleinen Stil.
Ziel ist die größtmögliche Effizienz beim Ablauf zusammenhängender Vorgänge und dies gilt auch, wenn nur eine Person in der Verwaltung daran beteiligt ist. Wir - bei der ARCHIKART Software AG - hätten den Menüpunkt Workflow in der Software ARCHIKART deshalb wohl besser „Schnell zum Ziel“ nennen sollen…
Die Optimierung von Arbeitsabläufen setzt bereits bei der Vorbelegung von Gebühren und Textvorlagen an. Nehmen wir das Beispiel zur Genehmigung von Sondernutzungen: Mit jeder Genehmigung wird je nach Art der Sondernutzung ein bestimmtes Textdokument an den Antragsteller versendet.
Dieses muss allerdings nicht für jeden einzelnen Antrag aus der Vielzahl der Textvorlagen manuell ausgewählt werden. Denn über die Art des Verfahrens kann beispielsweise die Software ARCHIKART automatisch das korrekte Formular mit dem jeweiligen Adressaten und den richtigen Textbausteinen vorschlagen.
Gleiches gilt für die Gebühren. Auch hier können problemlos an Verfahrensart und -typ gekoppelte Gebühren automatisch berechnet und bei Bedarf manuell angepasst werden.
Der Bearbeiter hat einen Antrag abgeschlossen? Wie oft wurde anschließend schon vergessen, den Status umzustellen? Damit dies nicht mehr passiert, gehört auch das Anpassen von Fachdaten mit dem Beenden definierter Arbeitsschritte in die Workflowdefinition.
Eine Erweiterung definierter Prozessabläufe ist jederzeit möglich. Im zweiten Schritt könnten beispielsweise konkrete Verfahrensentscheidungen und Fristüberwachungen in den Workflow aufgenommen werden.
Bei der Software ARCHIKART umfasst der Workflow auch eine Vertreterregelung, eine Fristüberwachung, die Beteiligung weiterer Personen und eine Aufgabensteuerung – diese sind nicht zwingend erforderlich und können problemlos jederzeit in bestehende Prozesse aufgenommen werden.
Fangen Sie mit kleinen Schritten an! Schaffen Sie Transparenz durch strukturierte Arbeitsweise.
Nur wenige Anwender nutzen den großen Vorteil eines Workflows in ARCHIKART. Dabei kann dieser die Abläufe - auch in kleinen Verwaltungen - enorm vereinfachen und damit auch beschleunigen.
Auf dem ARCHIKART Anwendertreffen vom 6. bis 7. Juni 2023 möchten wir Ihnen daher das Thema Workflow näherbringen. In anwendergerechten Beispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Prozessabläufe damit optimieren. In einem Best Practice Beitrag berichtet außerdem ein Anwender von seinen Erfahrungen.
Neben dem Thema Optimierung dank Workflow gibt es zahlreiche weitere Themen auf der Agenda des großen Anwendertreffens: OZG 2.0, XBau, das neue Referenzmodel GeoInfoDok und vieles mehr! Melden Sie sich jetzt an!
Für alle, die mehr zu "Optimierten Verfahrensabläufen" lesen möchten, empfehlen wir unser Fachmagazin ARCHIKART Aktuell. Diese Spezialausgabe enthält unter anderem eine Checkliste für die Vereinfachung von Verfahrensabläufen sowie Beiträge zu automatischen Auswertungen und Terminübersichten per E-Mail. Natürlich kommen auch einige Verwaltungen zu Wort. Lesen Sie gleich auf unserer Webseite nach oder laden Sie sich das Fachmagazin als PDF herunter.
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