5 Tipps, wie Sie Ihr technisches Gebäudemanagement optimieren

5 Tipps, wie Sie Ihr technisches Gebäudemanagement optimieren

Termine, Dokumente & Kosten im Blick behalten

Gebäude sowie ihre Konstruktionselemente und technische Ausstattung sind fundamentale Bestandteile des Anlagevermögens einer Verwaltung. Der Betrieb und die Instandhaltung dieser Sachanlagen stellen einen maßgeblichen Kostenfaktor dar. Doch nicht nur das. Im Bereich des technischen Gebäudemanagements spielen außerdem die Schlagworte Betreiberverantwortung und Verkehrssicherheitspflicht eine große Rolle.

Das Technische Gebäudemanagement umfasst alle Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen und technischen Anlagen eines Gebäudes erforderlich sind: Instandhaltung, Umbau und Sanierung, Umwelt- und Energiemanagement.

Wurde die technische Gebäudeausrüstung (TGA) digital in einem Facility Management- oder kurz gesagt auch CAFM-System erfasst, ist die fortführende Dokumentation der Instandhaltung der technischen Anlagen wie Heizung, Klima, Lüftung, Sanitär, Aufzugs- oder Telefonanlagen besonders wichtig. Im Gegensatz zu Inventaren zählen zur TGA alle technischen Anlagen, die mit dem Gebäude verbunden sind. Optimieren Sie mit diesen Tipps Ihr technisches Gebäudemanagement!

1. Wartungstermine im Blick behalten

Um die technischen Anlagen regelmäßig zu warten, ist einiges an Planung und Überwachung notwendig. Hier empfiehlt es sich, die Termine über eine Facility Management-Software zu verwalten. Da kaum ein Sachbearbeiter alle Wartungstermine aller Anlagen im Überblick behalten kann, bietet dies einen großen Mehrwert. So kann der entsprechende Verantwortliche vom System an Wartungsintervalle, Gewährleistungsfristen oder andere Termine rechtzeitig erinnert werden. Es ist damit sichergestellt, dass keine Termine mehr verpasst werden. Die Software ARCHIKART beispielsweise versendet bei Bedarf auch E-Mails mit dem Terminhinweis und berücksichtigt hierbei hinterlegte Vertreterregelungen, falls der Verantwortliche abwesend ist. Außerdem kann ein gesamter Wartungsplan beispielsweise als PDF ausgegeben und an die Gebäudeverantwortlichen vor Ort versendet werden.

TGM Termine


2. Wartungsdokumente revisionssicher archivieren

Sollte es zu Störungen der Gebäudetechnik kommen oder sollten plötzlich Defekte auftreten, die beim Hersteller reklamiert werden müssen, dann steht als erstes die Frage im Raum, ob die TGA ordnungsgemäß gewartet wurde. Dies kann in der Regel mit einem korrekt geführten Wartungsprotokoll belegt werden. Doch wo wurden diese abgeheftet, abgelegt oder archiviert? Hier ist kein langes Suchen notwendig, wenn alle Dokumente, die zu einer technischen Anlage gehören, digitalisiert im CAFM-System archiviert werden. Neben den Wartungsprotokollen zählen dazu beispielsweise auch Fotos, Bedienungsanleitungen oder Verträge mit externen Wartungsunternehmen.

3. Zählerstände und Energieverbrauch kontrollieren

Auch die Ver- und Entsorgung von Elektroenergie, Gas, Wasser und anderen Medien zählt zum technischen Gebäudemanagement. Um die Kostenentwicklung im Blick zu behalten und die Rechnungen der Versorger zu prüfen, können neben den Zählerständen die aktuellen Tarife und deren Entwicklung hinterlegt werden. Hier hilft die digitale Erfassung aller Daten, um einen schnellen Überblick zu erhalten. Dabei ist es notwendig, Hauptzähler anzulegen und gegebenenfalls Unterzähler zuzuordnen. Somit ist im Idealfall die komplette Zählerstruktur im Gebäude ersichtlich. Pflegen Sie die abgelesenen Zählerstände anschließend manuell oder idealerweise massenhaft per Excel-Import.

Eine Energieverbrauchskontrolle hilft ebenfalls dabei, den Überblick zu behalten. Alle Verbräuche und Kosten, auch im Gebäudevergleich, sind damit jederzeit auswertbar. Bei der Software ARCHIKART werden die Zählerdaten im Energiebericht automatisch auf den auszuwertenden Zeitraum interpoliert und im 5-Jahres-Vergleich inklusive Kennzahlen ausgegeben. Der Heizwärmebedarf wird falls gewünscht witterungsbereinigt, wenn die Gradtagzahlen einer nahegelegenen Klimastation ergänzt werden. Diese Daten sind auch in weiteren Verfahren nutzbar, so kann die Umlage nach Zählerständen in der Betriebskostenabrechnung erfolgen.

TGM Verbraeuche


4. Gebäudebegehungen vereinfachen

Um nach der gründlichen Bestandsaufnahme von Gebäuden schließlich auch Details zur Nutzung, zur baulichen Unterhaltung und zur Instandhaltung der Objekte abzuleiten, sind Gebäudekontrollen für die Eigentümer eine wichtige Aufgabe. Diese müssen hinreichend dokumentiert und nachgewiesen werden. So ist es unumgänglich, die Objekte regelmäßig vor Ort zu begutachten. Hier bringen entsprechende mobile Softwarekomponenten enorme Zeitersparnisse mit sich. Denn Begehungen können mittels Mobilgerät und App an Ort und Stelle erfolgen. So ist eine schnelle und detaillierte Erfassung von Kontroll- oder Dokumentationsdaten möglich. Da moderne Mobilgeräte wie Smartphone oder Tablet in der Regel mit einer Kamera ausgestattet sind, können Fotos direkt den aktuellen Zustand des Gebäudes oder eines Gebäudeteils dokumentieren. Dabei ist es möglich, diese im Nachhinein in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzulegen.

5. Schließsystem digital verwalten

Eine digitale Schlüsselverwaltung ist eine hilfreiche Ergänzung zum technischen Gebäudemanagement. Setzen Verwaltungen für Ihre Schließsysteme keine Software vom Hersteller ein, hilft ein CAFM idealerweise auch bei der Abbildung von Türen, Zylindern und Schlüsseln. Dabei ist die Bildung von Schließgruppen möglich. Für die optimierte Schlüsselausgabe sollte ein Protokollpaket mit Quittungsdruck zur Verfügung stehen. So kann ausgewertet werden, welche Schlüssel an wen vergeben oder wie viele noch frei verfügbar sind. Auch wer Zugang zu welchen Räumen hat oder in einem bestimmten Zeitraum hatte, ist so jederzeit ersichtlich.

Zahlreiche weitere Tipps für ein optimiertes Gebäudemangement in öffentlichen Verwaltungen finden Sie auch in unserem kostenfreien Whitepaper "Der Weg zur effizienten Gebäudeverwaltung".

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Autor/ Autorin

Katja Conrad

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