Aktive Raumverwaltung und Sportstättenvermietung: Nach Zwangspause jetzt neu starten

Aktive Raumverwaltung und Sportstättenvermietung: Nach Zwangspause jetzt neu starten

So bringen Sie wieder Leben in Sportstätten und Räumlichkeiten

Lange war es still in den Sporthallen, auf den Sportplätzen und in den Gemeinde- oder kommunalen Veranstaltungsräumen - doch nachdem es in kleinen Schritten zu mehr Normalität zurückgeht, kann nun wieder erstes Leben einkehren. Warum nicht den Neustart nutzen und die Vermietung von kommunalen Räumlichkeiten auf grundsolide Füße stellen? So können beispielsweise Vermarktung, Vertragserstellung und Abrechnung unter einen Hut gebracht werden. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Auch wenn die Motivation jetzt hoch ist und das Vermieten der Räume und Sportstätten gar nicht schnell genug gehen kann, sollten die nächsten Schritte gut überlegt sein. Schließlich gilt es für jede Vermietung einen Vertrag abzuschließen und die Vorgänge im Überblick zu behalten. Nur so können Doppelbelegungen ausgeschlossen werden. Außerdem sollte die Eventualität einer erneuten Zwangspause immer im Hinterkopf behalten werden.

Header Web Seminar Locarno


Um dabei in der Raumverwaltung nicht den Überblick zu verlieren und die Vermietungen gerade auch in der Urlaubszeit für den Vertreter oder die Vertreterin transparent zu halten, sollten die Vorteile eines Raumreservierungsssystems in Betracht gezogen werden. Hiermit kann die Raum- und Sportstättenvermietung gebündelt neu aufgestellt werden.

Vermarktung von kommunalen Räumlichkeiten und Sportstätten

Woher wissen die Bürger und Bürgerinnen sowie Vereine in Ihrer Region, dass Ihre Verwaltung beispielsweise einen Schlosssaal für Hochzeitsfeiern, einen Gemeinderaum für kleine Sportgruppen oder eben auch die Sporthalle für Firmenevents zur zeitweisen Vermietung anbieten? Und wie kann man sich darüber informieren oder letzten Endes diese auch buchen? Hier reichen Mundpropaganda und kurze Einträge auf Webseiten nicht aus.

Für eine aktive Vermarktung dieser Locations bietet ein Raumreservierungsssystem optimale Voraussetzungen. Denn dieses kann man werbewirksam auf der Verwaltungswebseite einbinden. So ist es möglich, die Räumlichkeiten und Sportstätten mit Fotos und informativen Texten vorzustellen. Auch Belegungspläne, Kosten und verfügbares Inventar können eingebunden werden. So wird der Interessent oder die Interessentin umfassend informiert und kann im nächsten Schritt direkt zur Anmietung übergehen. Alle Informationen werden vorher in der Verwaltung im Raumreservierungsssystem erfasst und für die Veröffentlichung freigegeben.

Locarno Belegungsplan extern

Zu jedem Mietobjekt bietet ein Belegungsplan einen schnellen Überblick über verfügbare Mietzeiträume.

Vermietung von kommunalen Räumlichkeiten und Sportstätten

Möchte der Bürger, die Bürgerin oder der Verein das gewünschte Objekt reservieren, ist das mit wenigen Klicks möglich - eine Tatsache, die heute selbstverständlich ist, denn Geduld und Zeit der Bürger und Bürgerinnen sind begrenzt. Schließlich sollen sie nicht entnervt aufgeben.

Neben dem Termin sind hier lediglich noch ein paar erforderliche Angaben einzugeben. Möchte ein Sportverein dauerhaft einen bestimmten Termin reservieren, ist das dank Serienterminbuchung kein Problem. Jetzt kann der Reservierungsvorgang per Klick abgeschlossen werden.

Locarno extern neu2

Über ein nutzerfreundliches Anfrageformular kann der Bürger, die Bürgerin oder auch ein Verein eine Reservierungsanfrage stellen.

Am Ende des Reservierungsvorgangs erhält der Nutzer oder die Nutzerin noch einmal einen zusammenfassenden Überblick in einer E-Mail-Eingangsbestätigung. Der für die Vermietung verantwortliche Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin erhält nun die Information, dass eine Anfrage eingegangen ist.

Verträge auf Knopfdruck erzeugen

Ohne Mietvertrag keine Vermietung! Schließlich müssen diese Vorgänge Hand und Fuß haben und vertragliche Modalitäten wie Stornierungsfristen und Zahlungskonditionen schriftlich abgesichert sein. Befindet sich ein digitales Raumreservierungsssystem im Einsatz, ist an dieser Stelle kein langwieriges, umständliches und fehleranfälliges Abtippen und Übertragen von Vertragsdetails notwendig. Denn liegt eine Reservierung vor, sind alle erforderlichen Daten bereits vorhanden und stehen mit wenigen Klicks in der Vertragsvorlage des Kurzzeitmietvertrages zur Verfügung.

Kurzzeitmietvertrag coll Locarno

Ein Nutzungsvertrag ist mit wenigen Klicks erstellt. Dieser kann dann revisionssicher im Vertragsmanagementsystem abgelegt werden.

Abrechnung direkt ans Finanzwesen übergeben

Um den Vorgang der Reservierung komplett zu machen, kann der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin auch eine Rechnung ausgeben. Diese ist ebenfalls auf Basis einer Rechnungsvorlage und den bereits im Reservierungsssystem kalkulierten Kosten schnell und im Handumdrehen ausgebbar. Hier wird dann natürlich auch die Umsatzsteuerpflicht nach §2b UStG berücksichtigt. Schließlich erfolgt nur noch über eine Schnittstelle die Übergabe ans Finanzwesen und der Prozess ist ordentlich abgeschlossen.

Eine grundsolide Raumverwaltung und Sportstättenvermietung ist also kein Meisterwerk. Für den Bearbeiter oder die Bearbeiterin entstehen durch die nahtlosen Abläufe Zeitreserven, die für andere Aufgaben genutzt werden können. Außerdem ist die gesamte Raumverwaltung transparent nachvollziehbar. Verträge können in einem Vertragsmanagement abgelegt werden. Dank umfangreicher Suchfunktionen sind diese bei Nachfragen schnell wieder auffindbar.

Lernen Sie das digitale Raumreservierungsssystem Locarno in unserem kostenfreien Web-Seminar kennen und sehen Sie selbst, wie einfach Raumverwaltung sein kann.

Autor/ Autorin

Katja Conrad

Noch keine Kommentare vorhanden.

Was denkst du?

Immer aktuell informiert: Newsletter

Wir halten Sie auf dem Laufenden! Spannende Informationen rund um Verwaltungsarbeit und ARCHIKART gibt’s in unserem Newsletter.
Abonnieren

Fachmagazin
ARCHIKART-Aktuell

Freuen Sie sich vierteljährlich auf Fachinformationen, Anwenderstatements sowie Tipps und Tricks in unserem kostenfreien Fachmagazin für Verwaltungen.
Kostenlos abonnieren

ARCHIKART im Netz

Zertifizierte Qualität