Autor/ Autorin
Einfach und effektiv Räume verwalten und Ressourcen vermieten – dieser Wunsch kann erfüllt werden. Ob die Vermietung von Sport- und Schwimmhallen oder Veranstaltungsräume an Vereine oder Bürgersäle an Privatpersonen. Oder auch die Vermietung von Fahrzeugen oder ähnlichem – es gilt immer, den Überblick zu behalten.
In allen Fälle sind ordnungsgemäß Verträge abzuschließen und Nutzungsgebühren zu berechnen. Lesen Sie hier, wie Sie Licht in diesen komplexen Ablauf bringen und es in nur 5 Schritten erledigen:
Um den Service einer effizienten Buchung über das Web anzubieten, kommt man an einem digitalen Buchungssystem nicht vorbei. An der Softwarelösung ARCHIKART Locarno wird nachfolgend die Abarbeitung der fünf Arbeitsschritte erläutert. Hier erfolgt die Administration und Konfiguration am Arbeitsplatz des Mitarbeiters, die Reservierungsanfrage wird über eine Webanwendung abgewickelt.
1. Zentrale Datenerfassung der zu vermietenden Ressourcen
Grundlegende Informationen können erfasst und Fotos hinterlegt werden, um dem Interessenten die vermietbaren Objekte zu präsentieren. Für eine private Feier ist es notwendig zu wissen, mit welchem Equipment ein Veranstaltungssaal ausgestattet ist. Beim Anmieten eines Transporters ist beispielweise wichtig, die Fahrzeugmaße und die Nutzlast zu kennen. Und eine Kindereinrichtung möchte vielleicht für die Planung eines Sportfestes wissen, ob die zur Verfügung stehende Sporthalle groß genug für alle teilnehmenden Kinder ist. Hier ist es möglich, Synergien zu nutzen, wenn die erforderlichen Informationen bereits im Rahmen der Gebäudeverwaltung oder Inventur zur Verfügung stehen. An den zu vermietenden Objekten werden direkt die Konditionen, Stornierungsbedingungen oder reservierbare Optionen, wie Endreinigung oder die nutzbare Ausstattung hinterlegt.
2. Belegungsplan und Webportal
Sind alle Daten zu den verfügbaren Ressourcen und Räumlichkeiten erfasst, werden alle reservierbaren Objekte im Webportal angezeigt. Dieses steht sowohl intern für Anfragen sowie direkte Buchungen als auch extern für Anfragen zur Verfügung. Die Anmeldung erfolgt wahlweise über einen registrierten Account oder einen Gastzugang. Gibt es bestimmte Anforderungen, können die Suchergebnisse mit Hilfe von Filterfunktionen eingegrenzt werden. Zusätzlich zeigt ein Belegungsplan in Form eines Terminkalenders die bereits gebuchten/ reservierten Termine.
3. Reservierungsanfrage und Buchungsvorgang
Der Interessent wählt ein Objekt, seinen Wunschtermin und kann anschließend die Buchungsanfrage ausfüllen und absenden. Diese Informationen landen beim zuständigen Sachbearbeiter in der Verwaltung.
4. Nutzungsvertrag erstellen
Auf Basis der eingesandten Informationen sowie der Buchungskonditionen kann der Sachbearbeiter direkt einen Nutzungsvertrag (Kurzzeitmietvertrag) anlegen und das entsprechende Schriftstück erstellen. Nun heißt es nur noch: Ausdrucken, unterschreiben und ab in die Post - oder Sie verschicken den Vertrag in wenigen Klicks per E-Mail. Das Vertragsdokument landet im Dokumentenarchiv bzw. im angebundenen Dokumentenmanagementsystem (DMS).
5. Abrechnung
Die Nutzungsgebühren wurden im Rahmen der Datenerfassung bereits hinterlegt und sind Bestandteil des Vertrages. So müssen im letzten Schritt die Nutzungsgebühren nur noch abgerechnet werden. Dazu wird die entsprechende Rechnung erzeugt und bei Bedarf über eine Schnittstelle direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Ruckzuck ist die Reservierung abgeschlossen. Der Einsatz einer Raum- und Reservierungssoftware ermöglicht damit den Bürgern eine webgestützte Antragstellung und schafft für die Sachbearbeiter ein effektives Management der Objekte und eine Transparenz in den Vorgängen und Nutzungsverträgen. So behalten Sie alles im Griff.
Lernen Sie die ARCHIKART Lösung für eine Raum- und Ressourcenverwaltungssoftware gern genauer kennen und nutzen Sie das Angebot von einem kostenfreien Informationsvideo.
Autor/ Autorin
Was denkst du?