Dienstwohnungsvergütung & Betriebskostenabrechnung: So bleiben Sie flexibel

Wohnen Hausmeister oder Pfarrer in einer Dienstwohnung, muss dies an unterschiedlichen Stellen berücksichtigt werden. Ob nun kommunale oder kirchliche Verwaltung - das Vorgehen bei der alljährlichen Berechnung, Festsetzung und Ausgabe der Dienstwohnungsvergütung unterscheidet sich kaum. So gehen Sie vor!

Mitunter ist es im kommunalen Bereich seltener geworden, dass Hausmeister am Ort des Schaffens in eine Mietwohnung ziehen. Bei den Kirchen ist es dagegen nach wie vor gebräuchlich: Pfarrer wohnen oftmals dort, wo sie gebraucht werden - in einer Dienstwohnung in oder an der Kirche. Dabei gilt es vor allen Dingen abrechnungstechnisch vielerlei Dinge zu beachten. So muss einerseits die Dienstwohnungsvergütung berechnet und festgesetzt und andererseits der zu versteuernde geldwerte Sachbezug ermittelt werden. Auch in der Betriebskostenabrechnung ist eine gesonderte Berechnung notwendig. Letztendlich ist ein Bescheid erforderlich, der die Positionen nachvollziehbar wiedergibt.

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Dank softwaretechnischer Unterstützung muss dies alles nicht so kompliziert ablaufen, wie es sich anhört. Ganz im Gegenteil - eine flexible Basis legen Sie an, wenn Maßstäbe je nach Verwaltung individuell angepasst werden können. Möglich ist dies in einem softwaregestützten Vertragsmanagement. Bei ARCHIKART übernimmt dabei sogar ein Assistent die schrittbezogene Flächenberechnung sowie die Ermittlung des steuerlichen Mietwerts und der Dienstwohnungsvergütung. Als Ergebnis wird ein Bescheid einschließlich der Kennzahlen zum Dienstwohnungsinhaber erzeugt, der abschließend der zentralen Gehaltsstelle vorgelegt werden kann. Auch Zu- und Abschläge beim Mietwert innerhalb der Stammdaten des Mietspiegels sind möglich.

In wenigen Schritten wird die Mietfläche berechnet, der steuerliche Mietwert ermittelt und die Dienstwohnungsvergütung bestimmt.

In der Betriebskostenabrechnung sind ebenfalls einige Faktoren zu berücksichtigen. Die genutzte Abrechnungssoftware muss dabei den steuerlich geldwerten Vorteil und die Nebenkosten-Steuerwerte beispielsweise Versicherungsbeiträge abbilden können. Bei der entsprechenden ARCHIKART Anwendung zum Beispiel ist dafür lediglich am Dienstwohnungsinhaber zuzuweisen, welche Kostenarten zu versteuern sind. Die Zuordnung erfolgt einmalig am Zahlungsbestandteil in Form von Kontrollkästchen. Auch die klassischen Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten können zugewiesen werden. In der Abrechnung erscheinen die zu versteuernden Bestandteile dann übersichtlich in einer separaten Position. Oftmals erhält auch der Dienstwohnungsinhaber einen Bescheid. Hier können die Abrechnungskennzahlen ebenfalls übersichtlich aufgeführt werden. Abschließend sollten die Positionen in der Betriebskostenabrechnung verbucht und wenn möglich gleich in einem HKR-System eingelesen werden.

Ein Assistent führt den Anwender durch die einzelnen Schritte der Bescheiderstellung.

Kirchliche Verwaltungen können neben den Pfarrdienstwohnungen in einem Pfarrhaus mit Pfarramt auch den Amtsbereich abbilden, der in der Betriebskostenabrechnung gesondert behandelt wird. Zusätzlich ist es möglich, „stillgelegte Räume“ in der Objektstruktur und Flächeneingabe zu berücksichtigen.

Nicht zuletzt sind so auch Synergien nutzbar. Wenn nämlich die Übergabe aller Vertragsdaten samt Vertragspartner, buchhalterischen Informationen und Zahlungsbestandteilen an das Kassensystem erfolgt. Je nach Vorgabe sollte das monatlich, quartalsweise oder jährlich geschehen. Eine flexible Software ermöglicht es auch, die Fälligkeit der Gebühren individuell einstellen zu können.

Bei ARCHIKART unterstützt hier ein Assistent, der zwischen­gespeichert und wiederholt gestartet werden kann. Dieser prüft die Verträge auf ihre essentiellen Bestandteile. Währenddessen ist es möglich, CSV-Dateien als Checkliste auszugeben. Achten Sie darauf, dass die erzeugten Buchungen nachhaltig am Vertrag zur Verfügung stehen! So ist es möglich, diese jederzeit noch einmal einzusehen, nach bestimmten Vorgaben auszuwerten oder im Bedarfsfall auch zu stornieren. Praktisch erweisen sich auch umfangreiche Auswertungen der jeweiligen Buchungsstapel getrennt beispielsweise nach Personen, Personkonten oder Fälligkeit.

Fazit: Dauerbelege gehören der Vergangenheit an. Buchungen werden fortan elektronisch übergeben und ein manuelles Abgleichen entfällt.

Welche Möglichkeiten ARCHIKART darüberhinaus  - vor allen Dingen für kirchliche Verwaltungen - bietet, lesen Sie in der neuesten Ausgabe der ARCHIKART-Aktuell "Kirchliche Verwaltungen: Effektive Werkzeuge für effizientere Verfahrensabläufe".