So behalten Sie Flurstücke des kommunalen Eigentums detailliert im Überblick

Grundbesitzverzeichnis bringt Transparenz in Umfang und Zuständigkeiten

Im Besitz einer Verwaltung befinden sich zahlreiche Flurstücke unterschiedlichster Art. Dieses Eigentum unterliegt dabei einer ständigen Fluktuation. So werden beispielsweise Flurstücke verkauft oder es kommen neue hinzu sei es durch Schenkung, Übertragung oder Kauf. Für die Verwaltung gilt es hierbei den Überblick zu behalten. Nicht unbedingt einfacher macht es der Umstand, dass für die Bewirtschaftung der einzelnen Flurstücke oftmals unterschiedliche Abteilungen in einer Verwaltung zuständig sind. Helfen kann dabei ein digitales Grundbesitzverzeichnis. Wir zeigen Ihnen, wie Sie damit den Überblick über das kommunale Eigentum behalten.

Die Suche nach kommunalen Grundstücken war bisher oftmals sehr aufwendig, da zum Beispiel das Katasteramt Personendupletten je Grundbuch führt oder unterschiedliche Schreibweisen der Personen zu Differenzen führten. Zahlreiche Verwaltungen behalfen sich in diesen Fällen mit der Kennzeichnung des kommunalen Eigentums durch Sondereinträge im Flurstückskataster. Leider stößt diese Variante allerdings an ihre Grenzen, wenn es um stichtagsbezogene Abfragen geht. Außerdem ist es nicht möglich, umfangreichere Informationen zu hinterlegen, da keine zusätzlichen Datenfelder zur Verfügung stehen. Somit sind auch keine umfassenden Auswertungen möglich. Doch gerade zur Flächenermittlung oder auch zu den verschiedenen verwaltenden Stellen einzelner Flurstücke sind detailliertere Informationen notwendig.

Die Lösung an dieser Stelle bietet ein kommunales Grundbesitzverzeichnis auf Basis des Flurstückskatasters.  Denn dieses hat das Ziel, kommunale Grundstücke auf Grundlage des ALKIS Datenbestandes zu kennzeichnen, zu kategorisieren und auszuwerten. Genau die zuvor erwähnten fehlenden Informationen können hier eingepflegt werden. So ist neben der Art des Grundvermögens auch der Typ, die Fortführungsart (Schenkung, Übertragung, Kauf etc.), Stichtage, Flächen oder der Status hinterlegbar. Letzterer ermöglicht sogar die Anlage einer Historie. Somit ist ein transparenter Überblick über das Eigentum mit Auswertung im Berichtswesen jederzeit gegeben.

Um Änderungen frühzeitig aufzuspüren, sollte nach jedem ALKIS Import ein Plausibilitätsabgleich mit dem Grundbesitzverzeichnis durchgefüht werden. Hauptziel ist dabei die Fortführung und laufende Aktualisierungen des Verzeichnisses.  Dieser Abgleich bringt folgende Diffenrenzen zutage, die anschließend unbedingt geprüft werden sollten:

• Flurstücksfläche ist ungleich der Grundbesitzfläche
  
• Flurstücke haben keinen Eintrag im Grundbesitzverzeichnis, sind aber im Besitz der Kommune
  
• Flurstücke haben einen aktuellen Eintrag im Grundbesitzverzeichnis, sind aber nicht im Besitz der Kommune
  

Mögliche Ursachen wie Schreibfehler des Eigentümers oder fehlende Einträge im Grundbesitzverzeichnis können so schnell erörtert und korrigiert werden.

Sind alle Daten auf dem aktuellen Stand sind besonders statistische Auswertungen hinsichtlich der Flächeninformationen hilfreich beim Überblick über das kommunale Eigentum. Grundbesitzflächen sind nach Grundbesitzart wie allgemeines Grundvermögen, Verwaltungsvermögen oder auch verbundene Unternehmen aufschlüsselbar. Zu jeder Art ist die Anzahl der Flurstücke und Größe der Flächen ersichtlich. Diese Angaben können auch nach der zuständigen Stelle gegliedert werden. Für wieviele Flurstücke ist beispielweise die Kämmerei, das Straßenverkehrsamt, das Grünflächenamt zuständig. Für welche Flächen ist womöglich noch gar keine Zuordnung erfolgt? Klare Aussagen bringt auch eine Auswertung aller Flächen und Flurstücke im Verwaltungsgebiet im Vergleich mit den Flächen anderer Eigentümer.

Neben stichtagsbezogenen Auswertungen (Was war an einem bestimmten Datum im Eigentum?) und druckbaren Kurzlisten mit tabellarischer Aufschlüsselung aller Informationen ermöglicht ein Grundbesitzverzeichnis auch den Export in Tabellenkalulationsprogramme zur weiterführenden Verwendung. Als effizient erweist sich natürlich die zyklische Zusendung der Auswertungslisten per E-Mail. So erhält ein bestimmter Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter beispielweise einmal im Quartal eine detaillierte Übersicht über das kommunale Eigentum.

Sie möchten mehr über das Grundbesitzverzeichnis in ARCHIKART erfahren? In einem einstündigen Schulungswebseminar zeigen wir Ihnen, wie Sie es einrichten und richtig anwenden.

Weiterführende Informationen zur Flurstücksverwaltung finden Sie auch in unserem Whitepaper "Die effiziente Verwaltung von Flurstücken".