8 Hilfsmittel, die das Bearbeiten Ihrer Antragsverfahren erleichtern

8 Hilfsmittel, die das Bearbeiten Ihrer Antragsverfahren erleichtern

So beschleunigen serviceorientierte Verwaltungen ihre Antragsverfahren

Ob Sondernutzung, Bauangelegenheiten, Vorkaufsrechtsverzicht oder gar Baumfällung - die mögliche Antragsvielfalt in einer Verwaltung ist groß. Und obwohl die Themen kaum unterschiedlicher sein könnten, lassen sich in der Bearbeitung der verschiedenen Anträge Parallelen ziehen. Daher ist es für jede Verwaltung sinnvoll, das Antragswesen auf einheitliche Füße zu stellen. Zusätzlich bieten sich dadurch viele kleine Hilfsmittel an, um eine durchgängige Bearbeitung der vielen Anträge im Sinne von Verwaltung und Antragsteller zu optimieren. Vorgänge werden so nicht nur effizienter, sondern auch transparenter.

8 Hilfsmittel, die das Bearbeiten Ihrer Antragsverfahren erleichtern


Ob es um Aufbrüche, GVO-Genehmigungen, Hausnummernvergabe oder Ausnahmegenehmigungen geht - alle Antragsverfahren basieren auf wesentlichen Elementen und folgen je nach Antragsart demselben Schema. Grundsätzlich erhalten alle Anträge zunächst ein Aktenzeichen. Diese Vergabe kann direkt automatisch nach den individuellen Vorgaben erfolgen. Auch bei Flurstücken oder Personen z.B. Notare, Baufirmen, Antragsteller ist es möglich, diese direkt zu verknüpfen. Für den Sachbearbeiter bedeutet dies eine enorme Zeiteinsparung, da nicht alles umständlich neu erfasst werden muss. Nur so ist eine durchgängige digitale Antragsbearbeitung auch effizient! Es gibt zahlreiche weitere Funktionen, die sie dabei effektiv unterstützen können:

1. Vorbelegungen der Eingabefelder

Die Eingabe der Stammdaten eines Vertrages kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn jede Eingabe manuell getätigt werden muss. Das summiert sich bei einem höheren Antragsaufkommen enorm. Eine bürgerfreundliche und serviceorientierte Verwaltung allerdings zeichnet sich durch schnelle und unbürokratische Antragsabläufe aus. Daher sind Vorbelegungen im System Gold wert. So können beispielsweise Antragsarten (Baumfällung, Baumschnitt, Vorkaufsrechtsverzicht, Sondernutzung etc.) bereits im System hinterlegt werden, so dass der Sachbearbeiter bei der Erfassung nur noch eine Auswahl tätigen muss. Auswahllisten eignen sich auch für eine Vielzahl weiterer Eingaben wie der Vertragstyp (Bsp.  verkehrsrechtliche Genehmigungen = Baumaßnahme, Verkehrszeichen; Baumfällung = Baumschnitt, Baumfällung) oder zahlreiche verfahrensabhängige Einträge.

Enorme Erleichterung bringt auch die Vorbelegung von Gebühren je nach den individuellen Vorgaben der Verwaltung und Satzung. Wird ein Festbetrag berechnet oder die Gebühr je nach Art des Verfahrens kalkuliert? Maßgebend sind hier zum Beispiel die Anzahl oder die Bedeutung der zu fällenden Bäume sowie bei Sondernutzungsanträgen die Dauer und Fläche der Maßnahme oder bei GVO-Anträgen der Verkaufspreis.

8 Hilfsmittel, die das Bearbeiten Ihrer Antragsverfahren erleichtern


2. Textvorlagen für Bescheide, Anschreiben, Stellungnahmen etc.

Sind die Basisinformationen zum Verfahren erfasst, startet die Antragsbearbeitung. Hierzu müssen verschiedene Unterlagen geprüft, Behörden beteiligt oder Termine organisiert werden. Für vieles ist entsprechender Schriftverkehr erforderlich.

Nutzen Sie hier unbedingt Textvorlagen, um Ihren Schriftverkehr einheitlich zu gestalten! Ob Anschreiben, Stellungnahme, Gebühren- oder Genehmigungsbescheid - ist eine Textvorlage vorhanden, spart dies enorm Zeit. Wird ein Antrag beispielsweise mit der Software ARCHIKART bearbeitet, können diese auch direkt aus dem Antragsverfahren heraus aufgerufen werden. Individuelle Änderungen sind dabei jederzeit möglich. So kann beispielsweise ein Bescheid direkt die Bankverbindung, festgesetzte Texte, Felder wie Sachbearbeiterangaben oder die Rechtsbehelfsbelehrung beinhalten. Kalkulierte Gebühren sind ebenfalls eingebunden. Der Sachbearbeiter prüft noch einmal die Angaben und veranlasst schließlich den Druck.

Bescheiddokument


3. Automatische und revisionssichere Ablage der Dokumente

Ist das Dokument erstellt und gedruckt, sollte dieses auch digital am Antragsverfahren abgelegt werden, damit der Vorgang einerseits transparenter wird und andererseits im Nachgang auch noch einmal nachzuvollziehen ist. Hier besteht die Möglichkeit der revisionssicheren Ablage in einem Dokumentenmanagement (DMS) oder direkt im genutzten System. Die Software ARCHIKART bietet hier beispielsweise ein Dokumentenarchiv oder eine Schnittstelle zum DMS.

4. Unmittelbare Sollstellung

Neben einer revisionssicheren Ablage des Schriftverkehrs erleichtert auch die direkte Sollstellung beschiedener Gebühren sowie die Übergabe sonstiger buchhalterischer Informationen die Arbeit des jeweiligen Fachbereichs sowie der Finanzbuchhaltung. Der Bescheid bildet dabei automatisch den erforderlichen Buchungsbeleg.

5. Aufgabenübersichten und Terminüberwachung

An vielen Anträgen hängen auch Termine. Ob Erinnerungen an bestimmte Fristen, Vor-Ort-Termine, Kontrollen oder auch Wiedervorlagen zu Vorgängen - hier gilt es den Überblick zu behalten! Doch bevor hier Termine schriftlich auf dem Schreibtischkalender festgehalten oder im persönlichen Outlook-Kalender gespeichert werden, ist es für eine durchgängige digitale Antragsbearbeitung wichtig, dass die Termine automatisch aus dem Verfahren heraus gespeichert werden. Spezielle Terminübersichten für jeden Sachbearbeiter bieten dabei einen schnellen Überblick. Darüberhinaus besteht beispielsweise in der Software ARCHIKART die Möglichkeit Erinnerungen an Termine automatisch per E-Mail versenden zu lassen.  Analog kann dies auch mit Aufgaben geschehen, die an der Antragsbearbeitung hängen. So beispielweise bei Beteiligungen anderer Ämter im Bauantragsverfahren. Aufgabenübersichten mit aktuellem Status und möglicher E-Mail-Erinnerung vereinfachen und beschleunigen so das Verfahren.

Zyklische Aufgabenuebersicht 630

6. Reibungsloser Workflow

Reibungslose Prozesse sind ausschlaggebend für eine effiziente Verwaltung, motivierte Mitarbeiter und vor allem für zufriedene Bürger. Sogenannte Workflows helfen dabei diese Prozesse nacheinander ablaufen zu lassen. Dabei handelt es sich um einzelne definierte Arbeitsschritte, die zur Erledigung einer Arbeitsaufgabe wie einem Antrag erforderlich sind. Diese können im einfachsten Falle „Schritt für Schritt“ abgearbeitet werden oder aber sie sind über diverse Bedingungen miteinander verknüpft. Zum Beispiel: Ab einem bestimmten Antragsvolumen sind zusätzliche Entscheidungen zu treffen oder andere Stellen zuständig. Oder: Eine Aufgabe darf nur als erledigt gekennzeichnet werden, wenn alle erforderlichen Unterlagen eingereicht sind. Letztendlich geht es „nur“ um die Fragestellung: WER hat WAS bis WANN zu erledigen und an WEN zu übergeben?

WorkflowEditor


Die Definition der einzelnen Ablaufschritte erfolgt pro Verfahren und Verfahrensart. Sobald ein Antragsverfahren angelegt wird, startet der definierte Workflow. Alle vorher aufgeführten Funktionen werden nacheinander oder wenn möglich auch parallel abgearbeitet.

Vor allen Dingen die digitale Beteiligung weiterer Ämter bringt enorme Vorteile mit sich:

  • Zeiteinsparung, da die Erfassung der Rückläufe entfällt
  • Schnellerer Verfahrensablauf und Entscheidung, da die Sachgebiete direkten Zugriff auf die Vorgangsakte inkl. Karte haben. Somit sind keine telefonischen Rückfragen oder aufwendiges Suchen nötig.
  • Aktuellen Verfahrensstand immer im Überblick
  • Weniger Aufwand, da Auflagen und Begründungen der jeweiligen Sachgebiete sofort in Genehmigungsschreiben verwendet werden können

7. Anbindung geografischer Informationen

Zahlreiche Antragsverfahren haben einen direkten Bezug zu einem in der Karte darstellbaren Objekt. Seien es Bauanträge, die sich auf bestimmte Flurstücke beziehen, verkehrsrechtliche Anträge, die bestimmte Straßen betreffen oder Vorkaufsrechtsverzichte für bestimmte Grundstücke. Warum sollte man auf die Visualisierung und damit Vereinfachung der Vorgänge durch Einbinden geografischer Daten verzichten?

Oftmals verlaufen Genehmigungsverfahren einfacher, wenn der Sachverhalt in der Karte ersichtlich ist. Bei Bauanträgen hat der Sachbearbeiter beispielsweise sofort alle benachbarten Flurstücke im Blick. Auch bei Anträge auf Baumfällung kann die Umgebung eine entscheidende Rolle für die Entscheidung spielen. Hier sind viele weitere Beispiele denkbar. Werden die Flurstücke während der Bearbeitung mit dem Verfahren verknüpft, ist es andersherum sogar möglich, dass ein Sachbearbeiter die anhängenden Verfahren direkt am Flurstück in der Karte einsehen kann.

Flurstuecks Vorkaufsrechtsverzicht


Informationen über räumliche Zusammenhänge und Nachbarschaftsbeziehungen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Sogar Anschreiben können zur Veranschaulichung schnell und einfach mit einer Karte ergänzt und aufgewertet werden.

8. Übersichtliche Auswertungen

Von der Einbindung geografischer Karten ist es auch nicht weit zu thematischen Auswertungen. Mit dessen Hilfe ist es möglich, Antragsarten und andere Parameter auszuwerten und die wichtigsten Informationen übersichtlich bereitzustellen. So kann beispielsweise das Baugeschehen einer Gemeinde überwacht werden, indem die Stati der Bauanträge (offen, abgelehnt oder genehmigt) oder auch die Bauanträge eines Jahres farbig in einer Karte dargestellt werden.

Bauantraege thematische Karte 632


Sind Antragsverfahren durchgängig digital abgearbeitet, vereinfachen umfangreiche Suchfunktionen das schnelle Auffinden zahlreicher abgespeicherter Informationen. Welche Verfahren sind offen? Welche Verfahren sind noch in Bearbeitung?  Welche Verfahren wurden im Jahr bearbeitet? Wieviel gültige Genehmigungen für zu fällenden Bäume bestehen derzeit? Welche erfüllten aber noch nicht kontrollierten Auflagen gibt es aktuell?

AutoReport03


Auch bei Rückfragen von Bescheidempfänger per Telefon muss der Sachbearbeiter schnelle und genaue Antworten liefern können. Hier sind entsprechende Suchfunktionen Gold wert. Als Diskussionsgrundlagen oder Nachweise für Besprechungen und Sitzungen bieten sich umfangreiche Druckreporte an.

Sie möchten sehen, wie Sie Anträge effizient mit ARCHIKART bearbeiten? Dann laden Sie sich hier unsere kostenfreien Web-Seminarvideos herunter:

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Autor/ Autorin

Magdalena Becker

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