Controlling im Vertragsmanagement

Risikobewertung als Teil des Jahresabschluss

Gepostet von Katja Conrad am 21.11.2018 13:30:00

Beitragsassistent

Die Verpflichtung für Kommunen, alle geleisteten Zahlungen aus Verträgen, die über den Jahreswechsel hinausgehen, zu registrieren ist bekannt - die Risikobewertung dagegen weniger. Dabei können mit jeder Vertragsunterzeichnung Risiken verbunden sein. Deshalb ist die regelmäßige Bewertung im Rahmen des Controllings enorm wichtig.

In diesem Zusammenhang sollten alle Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus betrachtet werden: von der Planung über den Entwurf bis hin zur Kündigung und Archivierung. Denn in jedem Stadium eines Vertrages können Risiken auftreten. Beispielsweise kann der abgeschlossene aber schon erfüllte Vertrag unwirksam oder  der Vertragspartner zahlungsunfähig sein. Deshalb ist die regelmäßige Bewertung von  der Eintrittswahrscheinlichkeit und erwarteten Schadensauswirkung wichtig. Dazu sind alle Verträge zu prüfen und gegebenenfalls Rückstellungen zu bilden. Dies hilft haushaltsrelevante oder bilanzielle Sachverhalte frühzeitig zu erkennen.

Aber auch inhaltliche und qualitative Aspekte sollten bewertet werden. Hier können sich Verwaltungen beispielsweise folgende Fragen stellen:

  • Werden Vertragsbedingungen eingehalten?
  • Welche Verträge, müssen auf Grund bestehender Fristen neu verhandelt werden
  • Sind die Kosten bestehender Verträge noch angemessen?
  • ...

Um hierbei nicht in allen Abteilungen nach sämtlichen Verträgen suchen zu müssen, haben zahlreiche Verwaltungen bereits den großen Nutzen eines digitalen Vertragsmanagements erkannt. Dabei werden alle existierenden Verträge standardisiert erfasst. Entsprechende Softwareanwendungen für das Vertragsmanagement, beispielsweise von ARCHIKART, bieten darüberhinaus zahlreiche weitere nützliche Möglichkeiten. So wird  nicht nur ein einfaches Vertragsregister geführt, sondern es ist ein umfangreiches Vertragsmanagement möglich. Großen Wert sollte dabei auch auf die Verbindung zum HKR-System der Verwaltung gelegt werden, damit die Verknüpfung zur Buchhaltung gegeben ist und doppelte Eingaben verhindert werden.

Kostenauswertungen bei Verträgen

Im Rahmen des Controllings ist auch die Prüfung wichtig, ob Sie bei Ihren Einnahmen aus Verträgen die Neuregelungen vom Bundesministerium für Finanzen nach §2b des Umsatzsteuergesetzes die Mehrwertsteuer ausweisen müssen. So kann bei notwendigen Vertragsanpassungen oder Änderungen in der Rechnungsvorlage frühzeitig gehandelt werden. 

Weitere Unterstützung durch zahlreiche Filter und Auswertungen über alle Verträge helfen Ihnen, schnelle Aussagen zu spezifischen Sachverhalten erteilen zu können. So bietet beispielsweise das ARCHIKART Vertragsmanagement hier viele Möglichkeiten. Somit erweist sich die Vertragsaufstellung als mehr als nur ein Register, da auch auf Vertragsdetails zugegriffen werden kann. Die ämterübergreifende Auswertung unterstützt bei Aufgaben wie Konsolidierung und Prüfung auf Notwendigkeit des Bestands. Im Jahresvergleich können Sie Kostenausreißer schneller erkennen.

Noch ein Tipp zum Schluss! Erfahrungen haben gezeigt: Das Gelingen der Softwareeinführung steht und fällt mit der Mitarbeitermotivation. Wir empfehlen daher,  frühzeitig die Beweggründe und die Ziele zu kommunizieren. In unserem Blogbeitrag "10 Tipps für den erfolgreichen Aufbau eines zentralen Vertragsmanagementserhalten Sie weitere Hinweise. Benötigen Sie Unterstützung beim Thema Vertragsmanagement, steht Ihnen die Autorin des Beitrages und Fachexpertin Katja Conrad für Ihre Anfragen zur Verfügung.

Wie wird es in anderen Verwaltungen gehandhabt? Lesen Sie die Statements von Verwaltungen, die bereits ein Vertragsmanagement eingeführt haben.

Kategorien: Vermögen / NKF, Ämterübergreifende Fachthemen