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In vielen Verwaltungen und Organisationen werden dieselben Informationen parallel in mehreren Fachverfahren gepflegt.
Dieses Vorgehen führt zu einer Reihe von Problemen:
Solche Unstimmigkeiten wirken sich unmittelbar auf die fachliche Arbeit aus - etwa durch fehlerhafte Bescheide, Mahnungen oder Auswertungen.
Ein moderner und effizienter Verwaltungsbetrieb setzt daher auf strukturierten Datenaustausch mit klar definierten Schnittstellen zwischen den Systemen.
Ziel ist es, das Prinzip „eine Quelle – viele Nutzer“ zu etablieren:
Daten werden zentral gepflegt und stehen allen angebundenen Fachverfahren aktuell und konsistent zur Verfügung.
ARCHIKART hat sich zum Ziel gesetzt, diesen Prozess - insbesondere im Zusammenspiel mit dem Finanzwesen - noch gezielter zu unterstützen. Gerade im Bereich der Bescheiderstellung oder bei der Übergabe von Sollstellungen, sind aktuelle Adressdaten und gültige SEPA-Mandate von zentraler Bedeutung.
Standardisierte Import- und Schnittstellenlösungen erleichtern diesen Datenaustausch erheblich. Sie sorgen dafür, dass relevante Informationen automatisiert, zuverlässig und sicher zwischen den beteiligten Systemen fließen und tragen so wesentlich zu einer effizienten und modernen Verwaltungsarbeit bei.
Regelmäßige SEPA-Importe spielen eine wichtige Rolle bei der Abrechnung wiederkehrender Beiträge oder der Umlage von Wasser- und Bodenverbandsbeiträgen. Bisher wurde dieser Abgleich als Dienstleistung durch uns oder unsere Vertriebspartner durchgeführt.
Mit der neuen ARCHIKART Standardschnittstelle können diese SEPA-Importe zukünftig eigenständig und effizient durchgeführt werden. Voraussetzung ist das Vorliegen einer CSV-Datei mit den relevanten Mandatsinformationen.
Die ARCHIKART Standardschnittstelle zum Import von SEPA-Mandaten (AK4UniImport.exe) ist im Funktionsumfang von ARCHIKART bereits enthalten und kann direkt genutzt werden.
Ein konsistenter und aktueller Adressdatenbestand bildet die Grundlage für eine effiziente Verwaltungsarbeit.
Mit der ARCHIKART Standardschnittstelle zum Import von Adressdaten steht ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, das einen strukturierten und automatisierten Datenabgleich zwischen dem Finanzwesen und ARCHIKART ermöglicht.
In der Praxis fungiert das Finanzwesen dabei häufig als führendes System für die Adressverwaltung.
Der Abgleich der Adressen erfolgt dabei auf der Basis des Kassenzeichens bzw. Personenkontos der jeweiligen Person und läuft nach einem klar definierten Schema ab:
So entsteht ein einheitlicher und aktueller Adressdatenbestand, der Verwaltungsprozesse spürbar vereinfacht, Fehlerquellen reduziert und die Datenqualität nachhaltig verbessert.
Mit der ARCHIKART Lizenz Auto-Reporting / AutoTask lassen sich relevante Datenbestände automatisiert synchronisieren - ohne manuelle Zwischenschritte.
Durch konfigurierbare Tasks (Aufgaben) kann sowohl der Import von SEPA-Mandaten als auch der Adressabgleich automatisiert und in festgelegten Intervallen (z.B. nächtlich) durchgeführt werden. Grundlage dafür sind die vom Finanzwesen zyklisch bereitgestellten Daten im Format CSV.
So wird sichergestellt, dass die Fachverfahren jederzeit mit aktuellen und konsistenten Informationen arbeiten. Dies reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und erhöht die Datenqualität nachhaltig.
📊 1. Automatisierte Auswertungen und Statistiken
ARCHIKART kann Berichte und Auswertungen auf Basis von vordefinierten Berichtsvorlagen, Findenlisten oder Findenregeln automatisiert erstellen.
Die erzeugten Auswertungen werden wahlweise:
Damit lassen sich wiederkehrende Berichtsaufgaben effizient automatisieren.
🧭 2. ARCHIKART als Datenquelle
Auch ARCHIKART kann als führendes System Daten für andere Fachverfahren liefern. Über exceloptimierte Auswertungen werden Daten im CSV-Format automatisiert exportiert.
Die Datei wird in einem definierten Verzeichnis abgelegt und steht damit tagaktuell für andere Fachverfahren zur Verfügung. So wird ARCHIKART zur zentralen Drehscheibe für aktuelle Datenbestände.
⚙️ 3. Automatisierte Ausführung von Diensten
Auch interne Dienste lassen sich automatisieren - beispielsweise zur:
ARCHIKART führt diese Berechnungen selbstständig durch, basierend auf den erfassten Vertragsdaten.
Beispiel:
Ein Pachtvertrag wurde in ARCHIKART angelegt und startet in drei Monaten. Aktuell steht der Status auf „in Vorbereitung“. Zum Vertragsbeginn soll dieser automatisch auf „aktuell“ gesetzt werden - ganz ohne manuelle Eingriffe.
Vorteile auf einen Blick
Sie haben Fragen?
Melden Sie sich gern bei uns!
Sabine Wetzold
Teamleitung Vertrieb
Telefon: +49 (0) 3574 46 55 34
Mobil: +49 (0) 162 2919 626
E-Mail: vertrieb@archikart.de
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