Vielseitige E-Mail-Funktionalitäten als Unterstützung im Alltag

Informationen austauschen und Prozesse bzw. Verfahren forcieren

Die Beschleunigung von Verwaltungsverfahren ist in vielerlei Hinsicht von großer Bedeutung. Gilt es doch, die wirtschaftliche Entwicklung zu fördern, für Bürger und Unternehmen klare Perspektiven zu bieten und durch eine effiziente Verwaltung serviceorientiert und bürgernah zu agieren.

Eine große Rolle spielt dabei die Kommunikation via E-Mail, hat sie sich doch als effizienter und dokumentierbarer Kommunikationskanal etabliert.

In diesem Blog möchten wir Ihnen zeigen, welche Möglichkeiten ARCHIKART als Managementsystem für ganz unterschiedliche Prozesse und Verwaltungsverfahren im Bereich E-Mail-Kommunikation bietet:

1. Nutzen Sie die E-Mail-Funktionalitäten für einen schnellen Informationsaustausch

Dokumente aus dem ARCHIKART Dokumentenarchiv lassen sich schnell und einfach per E-Mail an Vertragspartner oder Verfahrensbeteiligte verschicken. An der Person hinterlegte E-Mail-Adressen sind dabei sofort im Zugriff. Wurde die Mail erfolgreich versendet, wird diese automatisch im ARCHIKART Dokumentenarchiv hinterlegt.

Eine E-Mail mit Informationen direkt aus dem Dokumentenarchiv eines Kaufvertrags.

2. Behalten Sie Ihre Termine im Blick!

Ob Wartungstermine, Gewährleistungsfristen oder Zuarbeiten für bestimmte Verwaltungsverfahren - Verpassen Sie nichs mehr. In der Software ARCHIKART werden Termine nicht nur nutzerbezogen hinterlegt, sondern der Terminkalender stellt alle Termine aus den Verfahren auch nutzerbezogen dar. Damit hat der Mitarbeiter nicht nur alles im Blick, sondern kann direkt in das entsprechende Objekt oder Verfahren abspringen.

Der ARCHIKART Terminkalender bietet nutzerbezogen einen Überblick über anstehende Termine.

Unser Praxistipp:
Der Terminkalender kann auch als Startbildschirm definiert werden. Ideal für alle, die viel mit Terminen in ARCHIKART arbeiten.

Wer nicht täglich in ARCHIKART unterwegs ist, kann seine Termine trotzdem im Blick haben. Per E-Mail können die anstehenden Termine einfach zugestellt werden. Von hier aus kann ARCHIKART direkt gestartet und das betreffende Objekt geöffnet werden. (Hinweis: In Terminalserverumgebungen in Kombination mit lokalen E-Mail Client nicht nutzbar. Zu beachten ist: Auf dem Arbeitsplatz des Mitarbeiters ist ARCHIKART eingerichtet.)

Eine Übersicht der anstehenden Termine (täglich - wöchentlich - monatlich) kann auch per E-Mail direkt aus ARCHIKART versendet werden.

3. Digitalisieren Sie Ihre Prozesse!

Dass Sie mit ARCHIKART auch Prozesse digital managen können, ist sicherlich bekannt. Im ARCHIKART Workflow-Editor digitalisieren Sie Ihre Prozesse und passen diese auf die Abläufe im Hause und die zuständigen Bearbeiter an.

Aber wissen Sie, dass an anstehenden Aufgaben auch per E-Mail erinnert werden kann?

Eine E-Mail mit der Übersicht aller anstehenden Aufgaben für den Nutzer Max Mustermann. Von hier aus kann er direkt ins Verfahren in ARCHIKART abspringen.

Sie haben aber auch die Möglichkeit, E-Mails direkt beim Beginnen oder Beenden einer konkreten Aufgabe in einem Prozess an bestimmte Adressaten zu versenden.

So wissen z.B. an einem Prozess beteiligte Fachbereiche, dass ihre Zuarbeit erforderlich ist. Oder Sie informieren die Kollegen, dass ein neuer Vertrag geschlossen, ein Verfahren genehmigt oder endlich ein Sanierungsprojekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

4. Automatisieren Sie Ihre Berichterstellung!

Wir liefern Ihnen verschiedene Werkzeuge, um Berichte automatisiert zu erstellen, die Auswertung - z.B. als EXCEL-Tabelle - in einem bestimmten Verzeichnis bereit zu stellen oder auch per E-Mail zu versenden.

Dabei können Sie auch auf vorab definierte Finden-Regeln zurückgreifen und nutzen die Druckberichte, die Sie auch für manuelle Auswertungen verwenden. Die meisten davon sind auch für eine Verwendung im automatisierten Reporting geeignet.

Für spezielle Auswertungen - insbesondere im Themenbereich Vertragswesen - gibt es eigens dafür geschaffene Berichte, um z.B. eine Aufstellung aller auslaufenden Verträge zu erhalten, oder eine Übersicht aller in den nächsten 90 Tagen kündbaren Verträge zu erstellen.

In der E-Mail kann die Auswertung als Anhang angefügt werden.

Wie oft Sie dabei welche Auswertung erhalten, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Das automatisierte Reporting ist also das perfekte Werkzeug, um z.B. Ihre Quartalsberichterstattung zu optimieren oder Zuarbeiten für die wöchentliche Leitungssitzungen zu vereinfachen und damit die Kollegen zu entlasten.

FAZIT: Es gibt verschiedene Wege, um Verwaltungsverfahren zu beschleunigen und Prozesse effizienter zu machen. ARCHIKART unterstützt Sie dabei.

Sie wollen mehr darüber erfahren? Dann informieren Sie sich in unserem kostenfreien Webseminar und melden Sie sich gleich an!