E-Rechnung wird Pflicht - Warum die Papierrechnung in den Ruhestand geht

Ein Innovationsforum zeigt Anwendern den Weg

Gepostet von Stefanie Horn am 24.07.2018 13:30:00

DMS-Coll_E-Rechnung632

Von der Einführung der E-Rechnung im Rahmen des EGovernments berichtet die  Fachpresse bereits seit Jahren. Noch sind die aktuellen Informationen zur E-Rechnung nicht bei allen Behördenmitarbeitern angekommen. Um das zu ändern, laden wir Sie zu einer Veranstaltung ein, die Ihnen komfortable und gesetzeskonforme Lösungen anbietet. Besuchen Sie das Innnovationsforum der Softwarepartner ARCHIKART Software AG, LCS Computer Service GmbH und SASKIA Informations-Systeme GmbH am 18. Oktober 2018 in Nienburg (Saale). Christopher Barth, LCS Computer Service GmbH, Vertrieb/Projektmanagement führt Sie heute vorab in das Thema ein:

Ein Großteil von Wirtschaftsunternehmen und Verwaltungen erstellt seine Rechnungen immer noch althergebracht auf Papier. Diese werden im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) oder FIBU-Systemen elektronisch erstellt, ausgedruckt, aufwendig kuvertiert, mit einer Briefmarke versehen und auf eine tagelange Reise geschickt.

Beim Rechnungsempfänger sieht es ähnlich aus: Die zugestellten Rechnungen werden von Hand sortiert, geöffnet, gestempelt, in die jeweiligen Ablagefächer gelegt und begeben sich dann in den traditionellen Postlauf. Daraufhin tippen die zuständigen Fachbereiche alle rechnungsrelevanten Daten händisch in das HKR- bzw. FIBU-System ein. Je nach Ausgestaltung der haushaltsrechtlichen Befugnisse beginnt nun der papierbasierende Anordnungsprozess. Oftmals vergehen viele Tage von der Rechnungsstellung bis zum Freigabeprozess und der tatsächlichen Zahlung.

So ist die papiergebundene Rechnungsbearbeitung und -erfassung sehr zeitenintensiv und beinhaltet je nach Wechsel der verwendeten Medien zahlreiche Medienbrüche. Inzwischen digitalisieren einige Verwaltungen bereits ihre Papierrechnungen mittels Scantechniken oder empfangen Eingangsrechnungen ihrer Kreditoren/Lieferanten nur noch im PDF-Format über eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Adresse wie Rechnungen@Musterstadt.de.

Hierbei wird  die PDF-Rechnung nach Bedarf im WINYARD DMS (Dokumentenmanagementsystem von der LCS GmbH) verarbeitet, an das HKR übergeben oder direkt im HKR-Rechnungseingangsbuch erfasst. Aus den unstrukturierten PDF-Rechnungen liest die Fachapplikation hier bereits teilautomatisiert Kreditorendaten (Stammdaten, IBAN, Rechnungsdatum, …) aus. Im Zuge der Implementierung des elektronischen Rechnungseingangs führen innovative Verwaltungen den digitalen Anordnungsworkflow mit elektronischer Signatur durch.

Problematisch ist dennoch die Vielfalt der verschiedenen Rechnungsformate. Jedoch wurde die E-Rechnung in den letzten drei Jahren im strukturierten Format ein gehöriges Stück nach vorn gebracht. Mit dem sogenannten "E-Rechnungsgesetz" hat die Bundesregierung die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Es schafft damit die verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen durch alle öffentlichen Auftraggeber.

Das E-Rechnungs-Gesetz sowie die E-Rechnungs-Verordnung definieren die  elektronischen Rechnung (§4a Abs. 2 E-GovG, §2 Abs. 1 und 2 E-RechV) so:

Ausgehend von den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU stellt eine elektronische Rechnung eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

In folgenden Stufen ist das E-Rechnungsgesetz umzusetzen:

  1. ab dem 27.11.2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane
  2. ab dem 27.11.2019 für die Länder, Kommunen und alle anderen öffentlichen Auftraggeber

Die Referenzen auf die in der EU-Richtlinie erwähnte europäische Norm „EN 16931“, wurden am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht. Demzufolge ist der 18. April 2020 das späteste Datum, zu dem dann auch Landesbehörden und Kommunen im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen entgegennehmen müssen. Aber auch hier gelten länderspezifische Vorgaben, die auch den unterschwelligen Bereich (ggf. mit einer Bagatellgrenze) tangieren:

So soll für Brandenburg, Sachsen und Thüringen die Pflicht der Annahme von E-Rechnungen bereits ab dem 27.11.2019 gelten. Das verpflichtet öffentliche Verwaltungen entsprechende Vorbereitungen zu treffen, damit sie den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Speicherung elektronischer Rechnungen fristgerecht garantieren können.

Rechtlich zulässig sind damit Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen (XRechnung) sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format sowie einer Bilddatei bestehen, wie dies z. B. beim ZUGFeRD-Format 2.0 der Fall ist. Die Basis der E-Rechnungs-Verordnung ist der sogenannte XRechnung-Standard, ein reines XML-Datensatzformat, das nicht mehr mit dem menschlichen Auge lesbar und ausschließlich IT-gestützt bearbeitbar ist.

ZUGFeRD 2.0. entspricht vollständig der Europäischen Norm Profil EN 16931. Der Viewer wird in Form der PDF schon direkt mitgeliefert, ist dementsprechend auch einfach nutzbar und visuell von einer normalen PDF Rechnung nicht zu differenzieren.

Der Gesetzgeber hat eine verbindliche Annahme von E-Rechnungen gesetzlich verankert. Dementsprechend führt auch bei öffentlichen Verwaltungen kein Weg an der elektronischen Rechnung vorbei. Um die Potentiale der E-Rechnung und des digitalen Rechnungsworkflows umgehend zu nutzen, bedarf es einer effizienten und strukturierten Projektplanung. Das konzeptionelle und methodische Vorgehen ist daher von elementarer Bedeutung für den Projekterfolg. Dazu sollten folgende Schritte beachtet werden:

  • Planung des Projektvorgehens
  • Bereitstellung der technischen Infrastruktur
  • Projektteam aus Verwaltungsleitern
  • Erhebung von Ist-Prozessen und der Rahmenbedingungen
  • Ausgestaltung der Zeichnungsbefugnisse
  • Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips
  • Identifizierung von Optimierungspotentialen
  • Rechtliche Rahmenbedingungen
  • Ordnungsgemäße Aufbewahrung und datenschutzrechtliche Erfordernisse
  • Ein adäquates Projektmanagement unter Einbeziehung des HKR-sowie DMS-Herstellers

Vor der beeindruckenden Kulisse der IBA-Terrassen in Großräschen, am Ufer des gefluteten ehemaligen Ilse-Tagebaues, fand am 13. Juni 2018 das 11. Innovationsforum statt. Es war eine erfolgreiche Veranstaltung für die Teilnehmer im Hinblick auf die bevorstehende Einführung der E-Rechnung. Damit auch Anwender aus Sachsen-Anhalt, Sachsen, Berlin u.a. Regionen diese Informationen erhalten, wiederholen wir die Veranstaltung zur Thematik E-Rechnung.

Im Rahmen des Innnovationsforums am 18.10.2018 in Nienburg (Saale) der Partner ARCHIKART, LCS und SASKIA bieten wir Ihnen komfortable und gesetzeskonforme Lösungen an: Agenda und Anmeldung

20180613_Innovationsforum_gr-raeschenFoto vom 11. Innvationsforum in Großräschen am Ilsesee (Lausitz). Das kostenfreie Forum gibt anhand von Fallbeispielen Einblicke in die elektronische Rechnungsabwicklung. Ziel wird es sein, Herausforderungen, Umsetzungswege und Nutzen des elektronischen Rechnungsworkflows aus Praxissicht anschaulich darzustellen. Profitieren Sie von den Erfahrungen zahlreicher Anwender und besuchen Sie das 12. Innovations-forum dieser Art.

Kategorien: Ämterübergreifende Fachthemen, Vermögen / NKF