Teil 2: Geschlossene Sportstätten: Nutzungsentgelte und Gebühren flexibel abrechnen

Um die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen, waren Einschränkungen in zahlreichen Bereichen des öffentlichen Lebens notwendig. So dürfen beispielweise auch Sportvereine nicht mehr ihre regelmäßigen Trainingseinheiten durchführen, weil Sportstätten geschlossen wurden. Wie reagieren Verwaltungen in diesen Fällen bei der Abrechnung? In Teil 2 unserer kleinen Blogreihe geht es daher um das flexible Abrechnen von Nutzungsentgelten und Gebühren.

Durch die Schließung von Sportstätten aufgrund des Coronavirus liegt eine Vertragsstörung vor. Denn Ihnen als Kommune ist es unmöglich, den Vereinen die angebotenen Leistungen zu gewährleisten. Damit sind beide Vertragspartner von ihrer Leistungspflicht befreit. Die Folge: Nutzer müssen für die Zeit der Schließung keine Entgelte leisten und bekommen für die nicht erbrachten Zeiten ihr Geld zurück oder aber diese Zeiten müssen bei der Abrechnung herausgerechnet werden.

Ein Beispiel: Für die Wettkampftermine eines Sportvereins wurden Anfang des Schuljahres die Reservierungen vorgenommen. Außerdem erfolgte der Abschluss eines Nutzungsvertrages mit allen geplanten Spielen über den kompletten Zeitraum. Nun ist es aufgrund der derzeitigen Krise leider so, dass die Sporthallen schließen mussten und einige der reservierten Nutzungszeiten nicht in Anspruch genommen werden können. Der Verein hat ein Recht auf die Rückzahlung, wenn das Nutzungsentgelt bereits gezahlt wurde oder aber auf die Rechnungsanpassung, wenn diese noch bevorsteht.

Dies erfordert Mehrarbeit für die Kommunen, die nun zahlreiche Papierverträge durchschauen oder Belegungspläne durchsuchen müssen. Weniger Aufwand haben Verwaltungen, wenn sie ihre Räume und Sportstätten mit einem Raumbuchungssystem verwalten. ARCHIKART bietet dafür das ARCHIKART Locarno an. Damit haben sie die abgesagten Termine ohne langes Suchen sofort im Überblick.

Im Belegungsplan sind alle Reservierungen übersichtlich dargestellt. Mit nur wenigen Klicks sind die Termine, die während der Sportstättenschließung reserviert sind, gelöscht.

Zur Abrechnung wird die Anzahl der Termine nun automatisch neu errechnet. In den abgeschlossenen Verträgen können hier auch mit wenigen Klicks einzelne Termine entfernt werden. Demzufolge können Sachbearbeiter/ innen diese entsprechend weniger ins Soll stellen und eine korrekte Abrechnung ist gewährleistet. Sollte die Zahlung im Voraus erfolgt sein, können mit ARCHIKART auch entsprechende Gutschriften veranlasst werden. So sind Verwaltungen flexibel im Umgang mit Ihren Nutzungsverträgen.

Werden Termine aus den Nutzungsverträgen gelöscht, werden weniger Nutzungsentgelte ins Soll gestellt und die Abrechnung erfolgt korrekt.

Doch nicht nur Sportstätten sind für geraume Zeit nicht ausgelastet, auch durch das Absagen von Veranstaltungen gehen der Kommune zahlreiche Einnahmen verloren. Diese Termine können ebenfalls in Locarno storniert werden. Die verfügbare Statistik zur Raumnutzung im Vergleich zum Vorjahr wird das Ausmaß zeigen.

Eine Statistik der Raumauslastung verdeutlicht das Ausmaß der entgangenen Einnahmen.

Außerdem ist bei der Berechnung von Gebühren zur Zeit Flexibilität gefragt. Wenn das Rathaus geschlossen bleibt, nutzen viele Kommunen derzeit ihre Kapazitäten für die Datenpflege. So werden in dieser schwierigen Situation in manchen Kommunen Bescheide jetzt zwar vorbereitet, aber erst später erstellt und versendet. Ändern Sie hier mit nur wenig Aufwand die Fälligkeit der Gebühren! Gern zeigen wir Ihnen, wie Sie dies in der Software ARCHIKART vornehmen.

Einen Einblick in das Raumreservierungsportal Locarno erhalten Sie in unserem kostenfreien Webseminar "Mehr Bürgerservice mit dem Raumbuchungssystem ARCHIKART Locarno" oder aber in unserem kostenfreien Whitepaper "Raumreservierungsmanagement und Ressourcenverwaltung".