Laufende Inventuren für Grund und Boden leicht gemacht

Im Zuge der Aufstellung des Jahresabschlusses haben Kommunen immer wieder mit der Durchführung von Folgeinventuren zu tun. Da die körperliche Inventur zeitaufwendig ist, kann hier das Verfahren der Buchinventur Erleichterungen bieten, insofern dieses in der Haushaltsverordnung (HVO) geregelt ist.

Allein im Grundvermögen können sich vielfältige Änderungen ergeben: Neben dem Ankauf und Verkauf von Flurstücken oder Eigentümerwechsel auf Grund einer Neuzuordnung, können sich auch Flächen auf Basis einer Teilung oder Zusammenführung im Rahmen einer Neuvermessung ändern. Ferner können sich Nutzungsartenänderungen oder die Erteilung neuer Rechte, wie zum Beispiel Erbbaurechte, auf den Buchwert auswirken.

Die Änderungen werden durch das Katasteramt festgeschrieben und den Verwaltungen über die Abgabe der ALKIS-Daten mitgeteilt. Diese Flurstücke gilt es nach jedem Import zu prüfen und Änderungen an die Buchhaltung mitzuteilen. Denn in den Jahresabschlüssen nach der Eröffnungsbilanz gilt es, ein wahrheitsgemäßes Bild über die Vermögenslage abzugeben. Das betrifft nicht nur den Wert der Anlagegüter, sondern unter anderem auch deren Kontierung und Produktzuweisung. Fehlen alle diese Informationen der oben beschriebenen beispielhaften Vorgänge, ist der Mehraufwand für die Mitarbeiter in der Buchhaltung vorprogrammiert und sind diese im Zweifel nur in Form einer körperlichen Inventur zu ermitteln.

Das Ziel einer jeden Verwaltung sollte es aber sein, dem Mehraufwand für die Mitarbeiter sowohl im Fachamt als auch in der Buchhaltung entgegen zu wirken und dadurch freie Ressourcen zu schaffen. Deshalb ist es wichtig, die gegebenen digitalen Möglichkeiten zu nutzen. Die Software ARCHIKART kann beispielsweise mit verschiedenen Funktionen helfen, diesen Prozess zu automatisieren und Personal zu entlasten.

Mit Hilfe des ALKIS Import in ARCHIKART werden Eigentümerwechsel, historische und neue Flurstücke in Protokollen und ARCHIKART-Findenlisten abgespeichert. Die Ergebnisse der Findenlisten können jederzeit aufgerufen und Änderungen an die Buchhaltung weitergegeben werden.

Wichtiger Bestandteil sind dabei Änderungsanzeigen. Sie gehören zur prinzipiellen Dokumentation von Folgeinventuren und müssen als Nachweise für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist die Papierform jedoch nicht mehr zeitgemäß. Per Hand ausgefüllte und erneut in der Buchhaltung abgetippte Formulare binden Zeit. Zudem können mehrere Änderungsanzeigen zum selben Sachverhalt existieren. Enorme Vorteile im Arbeitsablauf sowie in der Nachweisbarkeit bietet dabei eine automatisierte Unterstützung für die Inventur durch digitale Änderungsanzeigen. Das Ziel: eine einfache Datenweitergabe vom Fachamt zur Anlagenbuchhaltung. Mit der Software ARCHIKART kommunizieren Fachamt und Buchhaltung dabei effektiv auf Knopfdruck. Die integrierten Änderungsanzeigen dienen als Beleg für entsprechende Umbuchungen in der Buchhaltung.

So sind bei Ankauf, Verkauf oder Änderungen von Flurstücken mit wenigen Klicks alle Daten für eine Änderungsanzeige und somit Änderungen am Anlagevermögen erfasst. Lästige Formulare entfallen. Durch die digitale Erfassung erhält jeder Vorgang ein Aktenzeichen und ist entsprechend auswertbar. Wichtig ist, dass die Anlagenbuchhaltung alle relevanten Informationen erhält. Die nächste Folgeinventur kommt bestimmt.

Erfahren Sie mehr zu diesem Thema auch in unserem kostenfreien Webseminarmitschnitt "Die Buchinventur mit Änderungsanzeigen auf Knopfdruck vereinfachen".

Außerdem bieten wir ein kostenfreies Whitepaper "Nach der Inventur ist vor der Inventur - Wie Jahres- und Folgeinventuren effizienter ablaufen" zum Download an: