Mehrwerte erhöhen durch elektronische Aktenführung

Mehrwerte erhöhen durch elektronische Aktenführung

Die effiziente Interaktion zwischen DMS und Fachverfahren

In Verwaltungsprozessen fällt viel Schriftverkehr an. Dabei ist allerdings die Speicherung und Ablage dieses Schriftgutes aus den Fachverfahren in einzelnen E-Akte Lösungen oder sogar in Dateiverzeichnissen nicht mehr zweckmäßig und stellt eine deutlich geringere Qualitätsstufe dar. Ein entscheidender Faktor ist daher die Integration sowie die Interaktion mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Anwender der Software ARCHIKART profitieren durch die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems WINYARD® von einer sehr effizienten Ablage von Dokumenten. So werden starre und fehlende Dokumentenablagen ersetzt und WINYARD® DMS fungiert als Service für die Fachapplikation ARCHIKART. Dort wo vordefinierte Prozesse und Vorgänge bearbeitet werden, bleibt das Fachverfahren federführend. Das Dokumentenmanagementsystem läuft transparent im Hintergrund und sorgt für die ordnungsgemäße Aktenführung, ohne dass es die Anwender bemerken.

Doch damit nicht genug, die Entwicklung zu Gunsten des Anwenders schreitet weiter voran. So eröffnet besonders die Neu- und Weiterentwicklung der Schnittstelle zwischen ARCHIKART 4 und WINYARD® DMS neue Wege der Systemintegration. Eine flexible Schnittstellenkonfiguration via Webservices sichert die Verknüpfung zu vorgangsrelevanten Daten und automatisiert die Zuordnung des Schriftgutes zur E-Akte. Die Ablage der Dokumente erfolgt in den länderspezifischen Produkt- bzw. Aktenplan oder in eine individuelle kundenspezifische Ablagestruktur. Die Dokumente werden indiziert und verschlagwortet und stehen in beiden Applikationen unmittelbar aus der elektronischen Akte zur Verfügung.

Nutzer von ARCHIKART können sowohl externe als auch die mit ARCHIKART erstellten Dokumente revisionssicher im WINYARD® DMS speichern. Darüber hinaus steht ein vollwertiges DMS zur Verfügung, das beliebig erweiterbar ist. Durch die komfortablen Suchfunktionen besteht die Möglichkeit, sich alle Dokumente vorgangsübergreifend anzeigen zu lassen und das unter Beibehaltung des internen Zugriffs- und Berechtigungskonzepts. Für berechtigte Mitarbeiter, die nicht in ARCHIKART arbeiten, besteht die Möglichkeit sich einen Überblick und Nachweis über den aktuellen Bearbeitungsstand einzuholen. Darüber hinaus wird der Leitungsebene ein amtsübergreifender Blick auf die benötigten Akten gewährleistet, um in dringenden Angelegenheiten umgehend zu reagieren.

Für eine ganzheitliche elektronische Aktenführung, besteht außerdem eine hohe Integrationsfähigkeit zu den bestehenden E-Mail-Applikationen. Eine geschäftsrelevante und vorgangsbezogene Ablage der E-Mails sichert nicht nur die Zusammengehörigkeit der Lebenslaufakte, sondern auch eine allumfassende Dokumentation. Über weitere Fachsysteme können Dokumente hinzugefügt werden und stehen dem ARCHIKART Anwender in seiner Applikation zur Verfügung. Die Protokollierungen und Änderungen sind im WINYARD DMS ohne großen Aufwand nachvollziehbar und sichern eine durchgängige Prozessdokumentation.

7 überzeugende Fakten, die für den Einsatz von ARCHIKART DMS sprechen:

  • Abbildung einer E-Akte
  • Vollständige Aktenführung - revisionssichere Ablage
  • komplette Integration in alle Fachverfahren
  • Abgestimmte Arbeitsprozesse, Workflow
  • Datenkonsistenz - keine Datenredundanzen
  • Flexible Anbindung über einen Webservice
  • Rechenzentrumsfähig

Vor allen Dingen durch die enge Zusammenarbeit im Rahmen der Softwareallianz zwischen den Firmen ARCHIKART Software AG, LCS Computer Service GmbH und SASKIA Informations-Systeme GmbH und ihren Produkten ARCHIKART, WINYARD® und SASKIA®.de -IFR entstehen Synergien, von denen vor allen Dingen die Nutzer profitieren.

Autor/ Autorin

Christopher Barth

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