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„Die Verpflichtung von Bund, Ländern und Kommunen alle Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 vollständig digital anzubieten.“ Nicht mehr und nicht weniger beinhaltet das Online-Zugangsgesetz (OZG). Auch wenn es sich sehr einfach anhört, steckt doch viel mehr dahinter. Viele tappen dabei noch im Dunkeln. Deshalb möchten wir in diesem Beitrag aufklären: Wie ist der aktuelle Stand? Was ist geplant? Und vor allen Dingen: Wie kommen die Anträge in mein Fachverfahren?
Von den 575 Leistungen, die bis 2022 in der digitalen Antragsstellung bereitgestellt werden müssen, entfällt mit über 300 Leistungen ein wesentlicher Teil in den Vollzug der Kommune.
Verteilung der OZG-Leistungen auf die föderalen Ebenen
Quelle: https://leitfaden.ozg-umsetzung.de/display/OZG/2.1+Verwaltungsleistungen+im+Sinne+des+OZG
Aufgeteilt in einzelne Themenfelder sind die Bundesländer für die Ausgestaltung der jeweiligen Leistungen federführend in Digitalisierungslaboren verantwortlich. Dabei obliegt ihnen die Koordination aller Themenfeldbeteiligten. Beispielhaft möchten wir an dieser Stelle das Land Sachsen erwähnen: Hier werden die - den jeweiligen Leistungen zugrundeliegenden - Anträge, in „OZG-Werkstätten“ unter Beteiligung der Kommunen erarbeitet. Informationen dazu erhalten Sie hier.
Über den aktuellen Umsetzungsstand in den jeweiligen Bundesländern informiert Sie das Bundesministerium für Inneres, Bau und Wohnen an dieser Stelle. Neben der eigentlichen Antragstellung werden dabei natürlich auch die Themenfelder Nutzerkonto, Portalbausteine, usw. betrachtet.
Doch: 2022 kommt in großen Schritten näher und noch längst sind nicht alle Leistungen beschrieben und mit Online-Services untersetzt. Um die bereitgestellten finanziellen Mittel des Bundes zur Umsetzung des OZG zielgerichtet einzusetzen, hat sich das sogenannte „EfA“ Konzept etabliert:
„Das Konzept EfA-Online-Dienste ist so einfach wie eingängig: Nutzer:innen können mit einem einzigen Online-Dienst in Deutschland ihr Anliegen erledigen –beispielsweise ihren BAföG-Antrag digital stellen. Dafür wird ein Online-Dienst für eine Verwaltungsleistung einmal attraktiv und nutzerfreundlich entwickelt und betrieben –anstatt 16 Mal (auf Landesebene), 400 Mal (auf Ebene der Kreise) oder noch häufiger.“, heißt es dazu im Leitfaden zur OZG-Umsetzung. Das heißt, die in den Digitalisierungslaboren und Werkstätten entwickelten Online-Anträge sollen im Idealfall mit wenigen Anpassungen für alle Verwaltungen in den unterschiedlichsten Bundesländern nutzbar sein.
An dieser Stelle erkennen Sie sicher die Herausforderung, insbesondere bei satzungsbezogenen Anträgen… Umso wichtiger ist es, dass Sie als Vertreter der Kommune aktiv in den entsprechenden Gremien mitwirken, um eine möglichst breite Basis in der Antragsgestaltung zu berücksichtigen. Als Softwarehersteller können wir dieses Konzept der Standardisierung nur ausdrücklich begrüßen.
ARCHIKART bietet Software für die unterschiedlichsten Antragsverfahren:
• Bauanträge / Baugenehmigungen
• Aufbrüche / Sondernutzungsgenehmigungen
• verkehrsrechtliche Anordnungen
• Baumfällungsgenehmigungen
• usw.
Seit längerem beschäftigen wir uns mit dem Thema OZG und arbeiten aktiv in verschiedenen Gremien (Arbeitsgruppe CMS, Portalbausteine im DATABUND bzw. zentrale Expertengruppen XBAU und XPLAN) mit.
Der Gesetzgeber sieht die Anforderungen des OZG theoretisch erfüllt, sofern der Antrag in digitaler Form gestellt und der Kommune übermittelt werden kann. Und dann? Ausdrucken und Abtippen? Im DMS archivieren? Noch mehr Aufwand, weil ich als Sachbearbeiter zusätzlich noch über eine Plattform mit dem Bürger kommunizieren muss?
Wir sind überzeugt davon, dass die Intention des OZG nur dann erfolgreich sein wird, wenn nicht nur der Bürger, sondern auch der Sachbearbeiter in der Verwaltung die Vorzüge einer digitalen Antragstellung nutzen kann. Erfreulicherweise sind wir mit dieser Meinung nicht allein und die Aufrufe nach der Integration der digitalen Anträge in die jeweiligen Fachverfahren werden lauter und auch wahrgenommen.
Diesbezüglich hat die ARCHIKART Software AG einen Antragsserver entwickelt, der die Kommunikation mit den unterschiedlichsten Portalen ermöglicht, um die bereitgestellten EfA-Online-Dienste in das Fachverfahren zu integrieren. Das heißt, der Sachbearbeiter kann mittels Knopfdruck die online gestellten Anträge in die Software ARCHIKART importieren. Es wird ein entsprechender Datensatz mit allen im Antrag befindlichen Datenfeldern in ARCHIKART erzeugt - einschließlich Personen und Dokumenten.
Beispielantrag: Aufstellen von Werbeanlagen
Doch damit nicht genug – innerhalb des ARCHIKART Workflows soll eine automatische Kommunikation mit dem Nutzerportal stattfinden. Ob Statusmitteilungen, Rückfragen, Nachsendungen bis hin zum Bescheid und zur Bereitstellung der Zahlungsinformation für die e-payment-Komponenten - je nach Konfiguration werden dem Antragsteller die entsprechenden Informationen ins Portal automatisch übermittelt. Für den Sachbearbeiter entsteht kein zusätzlicher Aufwand, im Gegenteil: Sofern der Antrag digital gestellt wurde, verringert sich der Aufwand der Datenpflege. Der Prozess wird für alle Beteiligten transparent, Medienbrüche werden vermieden und es bleibt mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben.
Wir haben diese Vorgehensweise gemeinsam mit dem Portalhersteller Brain SCC GmbH im Rahmen eines Forschungsprojekts bereits beispielhaft implementiert. Für die zentrale Umsetzung sind wir jedoch auf die standardisierten Vorgaben angewiesen, die insbesondere für den Bereich der Antragsabarbeitung noch nicht vollumfänglich vorliegen. Aktuell sind wir mit mehreren Kommunen für die Pilotierung einer durchgängigen Fachverfahrensintegration im Gespräch. Wenn auch Sie Interesse an einer solchen Integration haben, sprechen Sie uns an!
Schauen Sie sich gern auch unser Web-Seminar zu dem Thema an. Dieses haben wir zusammen mit unserem Kooperationspartner Databund e.V. im Rahmen der TWENTY2Xvirtual Reihe aufgenommen. Zum Download:
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