Aktuelle Ereignisse erfordern Flexibilität Teil 1: Schließungen öffentlicher Gebäude für Inventur nutzen

Das Virus Covid-19 beherrscht momentan unseren Alltag. Das öffentliche Leben ist lahmgelegt und nahezu alle Menschen kämpfen zurzeit mit den Schwierigkeiten, die sich daraus ergeben. Öffentliche Verwaltungen müssen vielerlei Ein- und Beschränkungen umsetzen und deren Einhaltung kontrollieren. Dies ist eine enorme Herausforderung für alle Sachbearbeiter. Doch aus der Not lässt sich manchmal auch eine Tugend machen. In unserer Blogreihe "Aktuelle Ereignisse erfordern Flexibilität" tragen wir Tipps zusammen, die Sie bei der momentanen Situation unterstützen können. In Teil 1 geht es um die Inventur.

Eine der ersten Einschränkung, die die "Corona-Krise" forderte, war die Schließung von Schulen und Kindertageseinrichtungen. Zahlreiche Eltern, Lehrer, Erzieher aber auch Städte und Landkreise standen hier von einem auf den anderen Tag vor enormen Herausforderungen. Doch nach nunmehr drei Wochen verwaister Flure, Klassen- und Gruppenräume in öffentlichen Schul- und KITA-Gebäuden, ist es an der Zeit zu überlegen, ob dieser Zustand nicht auch sinnvoll genutzt werden kann. So wäre es beispielweise möglich, geplante Bausanierungen, die eigentlich in den langen Sommerferien stattfinden sollten, vorzuziehen. Und auch die regelmäßige Inventur, die grundsätzlich nicht im laufenden KITA- oder Schulbetrieb erfolgen sollte, könnte nun in Angriff genommen werden. Dies gilt natürlich auch für andere öffentliche Gebäude, die derzeit nicht genutzt werden wie Museen, Turnhallen oder Veranstaltungsräume.

In regelmäßigen Abständen müssen die Gegenstände in kommunalen Gebäuden aufgenommen werden, um das bewegliche Anlagevermögen abzubilden. Diese Notwendigkeit ergibt sich aus den kommunalen Haushaltsverordnungen. In jedem Haushaltsjahr ist der Abgleich zwischen Soll und Ist für alle kommunaleigenen Vermögensgegenstände durchzuführen. Dies erfordert neben einer genauen und verlässlichen Erstaufnahme alle Gegenstände also auch regelmäßige Folgeinventuren.

In Zeiten geschlossener Einrichtungen erweist sich eine digitale Inventur als durchaus nützlich. Mit einem Mobilgerät können die einzelnen Inventare digital erfasst beziehungsweise mit Hilfe von Barcodes im Rahmen einer Inventur eindeutig identifiziert werden. Da momentan nicht absehbar ist, wann die Einschränkungen wieder aufgehoben werden, ist hier der Zeitvorteil einer digitalen Inventur nicht von der Hand zu weisen.

Dank App und Mobilgerät werden die bereits gescannten Gegenstände sowie mögliche Standortwechsel übersichtlich angezeigt. Um die Genauigkeit der Inventur zu erhöhen, kann die Zeit der Einrichtungsschließung auch genutzt werden, um Daten zu ergänzen und zu jedem Inventar weitere Informationen zu hinterlegen und Fotos abzuspeichern.

Werden schließlich die Daten von der App zurück in die Inventarverwaltung gespielt, stehen nun auch hier alle Informationen, Standortänderungen und das Inventurdatum aktualisiert zur Verfügung. Mit Hilfe von Auswertungen und Reports kann das Inventurergebnis dokumentiert werden.

Wie eine mobile Inventur ablaufen kann, zeigen wir Ihnen detailliert in unserem kostenfreien Webseminarmitschnitt "Mobile Inventur von A bis Z" oder auch in unserem kostenfreien Whitepaper "Nach der Inventur ist vor der Inventur - Wie Jahres- und Folgeinventuren effizienter ablaufen".