So bleiben Sie bei laufenden Verwaltungsverfahren immer auf dem aktuellsten Stand

So bleiben Sie bei laufenden Verwaltungsverfahren immer auf dem aktuellsten Stand

Zyklische Auswertungen - ein Muss für Jeden, um den Überblick zu behalten

Stellen Sie sich vor: Es ist Montag Mittag und Sie erfahren, dass in der Leitungssitzung am Nachmittag eine Übersicht zu allen laufenden Verfahren in Ihrem Bereich erforderlich ist. Nun ist schnelles Handeln gefragt, um dies rechtzeitig zu schaffen. Nicht selten läuft dies unter Stress und Hektik ab. Doch das muss nicht sein. Denn aktuelle Verfahrensstati und einmal eingerichtete Übersichten lassen sich auch auf Knopfdruck erstellen und sogar automatisch zuschicken.

In nahezu allen Bereichen sind schnelle Übersichten zu aktuellen Verwaltungsverfahren für die tägliche Arbeit unverzichtbar. Sie helfen einerseits dabei, bestimmte verwaltungsspezifische Daten zu vergleichen und zu veranschaulichen. Andererseits bieten sie die Möglichkeit, über die laufenden Vorgänge auf dem aktuellen Stand zu bleiben, wenn man - wie beispielsweise ein Sachgebiets- oder Fachbereichsleiter - nicht unmittelbar beteiligt ist.

Nehmen wir zu unserem anfänglichen Beispiel mit der Leitungssitzung am Montag Nachmittag den konkreten Fachbereich Aufbrüche und Sondernutzungsgenehmigungen. In dieser Zusammenkunft sollen alle laufenden Maßnahmen zu Aufbrüchen und Sondernutzungsgenehmigungen zur Verfügung stehen. Im Normalfall läuft es so, dass diese Maßnahmen wahrscheinlich mittels verschiedener Suchabfragen herausgefiltert und auf Papier ausgedruckt oder an ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel übergeben werden. Die Fachbereichsleiter müssen sich anschließend umständlich durch die Zettelübersicht oder die Tabellendaten kämpfen.

Dieser Vorgang kann für alle Beteiligten vereinfacht werden, indem er automatisiert wird. So wäre es beispielsweise möglich, dem Fachbereichsleiter regelmäßig eine automatisierte E-Mail mit dem aktuellen Stand der Maßnahmen zuzuschicken. So ist dieser mit nur wenig Aufwand zu jederzeit aussagefähig, wenn die Informationen kurzfristig gebraucht werden. Im Beispiel würde der Fachbereichsleiter damit immer montags um 11.00 Uhr eine E-Mail mit den aktuell laufenden Maßnahmen erhalten. Anschließend hat er Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen, um in der Leitungssitzung Auskunft erteilen zu können.

Zyklische Auswertungen über aktuelle Verwaltungsverfahren per E-Mail


Diese automatisierten zyklischen Berichte sind bei der Software ARCHIKART durch individuelle Parameter in den verschiedensten Verwendungen möglich. So können einerseits automatisierte Berichte mit Angabe von E-Mailempfängern erstellt und dabei Zeitpunkt und Häufigkeit der Zustellung, Inhalt der E-Mail sowie das Ausgabeformat des Reports, also PDF, Bild, Text oder CSV festgelegt werden. Andererseits ist ein automatisierter Datenexport beispielsweise für Fremdsysteme ausgebbar. Dabei ist es möglich, den Ort der Datenablage, den Zeitpunkt, die Häufigkeit und das Format des Datenexports auszuwählen. Somit lassen sich verschiedenste Statistiken, Bearbeitungsstände oder Übersichten automatisiert erstellen. Hier einige Beispiele:

  • Flächenstatistik (kommunaler) Flurstücke
  • Statistik zu Bauanträgen/ Baugenehmigungen
  • und viele mehr

Der automatisierte Versand von E-Mails kann aber auch noch weitergehen. So zum Beispiel wenn verfahrensbeteiligte Stellen über Aufgaben und Termine automatisch per E-Mail informiert werden. Neben der Anforderung von Stellungnahmen und Zuarbeiten kann eine Aufgabe auch die einfache ‚zur Kenntnisnahme‘ eines Vorgangs, eines erreichten Bearbeitungsstandes oder auch des Abschlusses der Bearbeitung sein. Sind Termine eingebunden, kann es sich um Erinnerungen, fällige Wartungen, Kontrollen oder auch Wiedervorlagen zu Vorgängen und Verträgen handeln. So ist es beispielsweise möglich, einen Sachbearbeiter an Preis­anpassungen zu erinnern oder daran, dass die Kündigung für bestimmte Verträge ansteht.

Benachrichtigung über Aufgaben und Termine an verfahrensbeteiligte Stellen

Zyklus und Zeitpunkt der E-Mail-Information kann dabei flexibel systemseitig festgelegt werden. So sind tägliche oder wöchentliche E-Mails oder Benachrichtigungen zu festgelegten Zeitpunkten möglich.

Sie wollen mehr zu dem Thema erfahren? Dann schauen Sie sich unser Webseminar "Termine, Aufgaben, Auswertungen: Behalten Sie den Überblick" an! Dieses können Sie sich kostenfrei herunterladen.

Autor/ Autorin

Magdalena Becker

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