So erstellen Sie Stellungnahmen für Bauanträge noch effizienter

So erstellen Sie Stellungnahmen für Bauanträge noch effizienter

Digitale Vorgänge ermöglichen die Auswertung des städtischen Baugeschehens

Laut Baugesetzbuch (BauGB) ist für zahlreiche genehmigungspflichtige Bauvorhaben eine Stellungnahme der Gemeinde erforderlich. Darin kommt sie ihrer Verantwortung nach, dass Einhalten der städtebaulichen Ordnung zu prüfen und beurteilt den gestellten Antrag nach ihren Vorgaben. Wichtig für diese Aufgabe sind eine transparente Durchführung und eine revisionssichere Ablage. Wir haben noch ein paar weitere Tipps, wie das Verfahren für alle Beteiligten optimiert werden kann.

In diesem Beitrag lesen Sie:


Eingang eines Bauantrages

Ist eine Stellungnahme der Gemeinde erforderlich, wird der Bauantrag von der Bauaufsicht zur Prüfung gesandt. Wie bei allen anderen Verfahren sollten auch bei diesem Vorgang Transparenz, Übersichtlichkeit und Effizienz an erster Stelle stehen. Denn daraus ergeben sich anschließend weitere Möglichkeiten, um Auswertungen und Schlüsse zum Baugeschehen einer Gemeinde abzuleiten.

Zunächst gilt es, die erforderlichen Daten wie Eingangsdatum, Antragsdatum Antragsteller, Flurstück, Grundstücksadresse und eine kurze Beschreibung möglichst digital zu übernehmen. Zur vollständigen Übersicht sind gegebenenfalls auch statistische Angaben wie Bauwerksklasse, bebauter Raum, umbauter Raum oder ähnliche Angaben zu hinterlegen.

Bauantrag
Ist eine Stellungnahme der Gemeinde erforderlich, sollten die Daten des Bauantrages zunächst digital in das System übernommen werden.

Mit dieser Erfassung erhält das Verfahren ein eindeutiges Aktenzeichen und wird systematisch abgelegt. Das ist wichtig, damit das Verfahren auch zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen werden kann. Handelt es sich um eine Bauvoranfrage kann diese später wieder aufgerufen und mit dem Bauantrag verknüpft werden.

Bei einer Liegenschaftsverwaltungssoftware wie ARCHIKART, die auf ALKIS Daten basiert, kann neben oben aufgeführten Angaben an dieser Stelle auch der Eigentümer des Grundstückes verknüpft werden.

Webseminar Bauantraege

Stellungnahmen erstellen

Da die Gemeinde keine Genehmigungsbehörde für den Bauantrag an sich ist, sondern lediglich für ihre Stellungnahme entscheidet, geht es nun zum eigentlichen Teil des Vorganges über: die Erstellung dieser Stellungnahme. Wie wird das bei Ihnen gehandhabt? Nutzen Sie ein Worddokument, das dezentral abgelegt wird und als Papierdokument in einer Akte landet? Vielleicht nutzen Sie ja zur Ablage auch ein Dokumentenmanagementsystem, wo es wenigstens revisionssicher und digital archiviert wird. Aber sind dort auch alle Daten des Bauantrages verknüpft?

Das Problem bei diesen Abläufen ist, dass das Verfahren nicht als Ganzes nachvollzogen werden kann. Oder es benötigt dafür viel Rechercheaufwand. Auch Auswertungen zum städtischen Baugeschehen sind so nur sehr mühsam erstellbar. Dabei sollte es gerade in Zeiten der Digitalisierung kein Problem mehr sein, Auswertungen auf Knopfdruck auszugeben. Dazu später mehr.

Zurück zur Erstellung der Stellungnahme: Idealerweise erfolgt direkt nach der Erfassung der Bauantragsdaten im System der Absprung zur Stellungnahme. So können Basisinformationen wie Antragsteller, Bauherr, Flurstück direkt in das Dokument übernommen werden. Nutzer der Software ARCHIKART erhalten die Textvorlagen für ihr jeweiliges Bundesland gleich mitgeliefert und müssen nun lediglich den Kopf an das gemeindeeigene Layout anpassen. In der Stellungnahme an sich werden dann die üblichen Angaben gemacht beispielsweise die Grundlagen der Bebauung, der B-Plan oder auch die Zufahrtsgegebenheiten.

Stellungnahme erstellen
Effiziente und transparente Verwaltungsarbeit: Den Vorgang der Stellungnahme starten, die Formularfelder der Textvorlage bearbeiten und die endgültige Entscheidung speichern.

Wer das Ganze noch weiter vereinfachen möchte, kann bei der Software ARCHIKART beispielsweise mit Workflows arbeiten. Dabei wird die benötigte Textvorlage automatisch dem Verfahren zugeordnet und gleich den richtigen Adressaten zugwiesen.

Abschließend ist die Entscheidung der Stellungnahme erforderlich. Neben Entscheidungsdatum wird auch die Entscheidungsbegründung digital erfasst und das Verfahren abgeschlossen. In diesem Zuge wird auch die Stellungnahme revisionssicher abgelegt.

Dank dieser Basisinformationen sind auch Folgeanträge leichter handhabbar, denn diese sind direkt mit dem vorhergegangenen Vorgang verknüpfbar. Bis auf die Entscheidung können alle Daten mit wenigen Klicks in den neuen Vorgang übernommen werden.

Städtisches Baugeschehen auswerten

Der große Vorteil bei dieser digital basierten Handhabung des Vorgangs sind die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten: Erörtern Sie beispielsweise die Entwicklung des städtischen Baugeschehens, indem Sie die Bauanträge verschiedener Jahre grafisch miteinander vergleichen! Oder lassen Sie sich in der Karte anzeigen, wo Bauanträge genehmigt und abgelehnt wurden oder gegebenenfalls noch offen sind. Dies alles ist mit nur wenigen Klicks möglich, da in einer Software wie ARCHIKART das Flurstück mit dem Bauantrag verknüpft ist.

Bauantraege thematische Karte 632 Bauanträge können thematisch in Karten ausgewertet werden, z.B. farblich unterschiedlich nach dem Status.

Das hat auch den Vorteil, dass Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen, die ebenfalls mit den Flurstücksdaten arbeiten, die Informationen zum Bauantrag einsehen können und damit tagaktuell über die Vorgänge informiert sind. Das schafft nicht nur Transparenz und Übersichtlichkeit, sondern erspart gegebenenfalls auch zahlreiche Nachfragen.

Bauantrag Flurstueck
Da der Bauantrag mit dem Flurstück verknüpft ist, sind auch Kollegen und Kolleginnen jederzeit über den Vorgang informiert.

Schauen Sie sich die beschriebenen Vorgänge in unserem kostenfreien Web-Seminar "Bauanträge durchgängig und effizient bearbeiten" gleich an und erfahren Sie, wie einfach eine digitale Vorgangsbearbeitung im Bereich Bauanträge sein kann.

Autor/ Autorin

Sabine Wetzold

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