So sichern Sie die Qualität von Kontrollen und Begehungen

Qualitätskriterien helfen bei der Dokumentation

Qualität geht vor Quantität! Dieses Motto gilt für zahlreiche Bereiche des täglichen Lebens. So auch im beruflichen Alltag. Speziell bei Kontrollen und Begehungen spielt nicht nur die Qualität der Durchführung, sondern auch die Qualität der Dokumentation eine enorm wichtige Rolle. Schließlich geht es hier unter anderem um die gesetzlich verankerte Verkehrssicherungspflicht. Qualitätskriterien helfen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Stellen Sie sich vor, es sind an einem Tag 100 Bäume (oder je nach Fachbereich Gräber, Spielplätze, Straßenabschnitte, Gebäude, ...) zu kontrollieren. Es gibt dabei zahlreiche Kontrollmerkmale und alles muss dokumentiert werden. Da dies kaum zu schaffen ist, bleiben am Ende höchstwahrscheinlich einige wichtige Angaben auf der Strecke oder es werden unplausible Angaben hinterlegt. Schon Autobauer Henry Ford hat gesagt: "Der größte Feind der Qualität ist die Eile."

Nicht nur für den Nachweis im Schadensfall, sondern auch für die weiterführende Bearbeitung ist eine mangelhafte Datenaufnahme unbrauchbar. Schließlich führt dies zu vermeidbaren Mehraufwand, denn es entstehen Missverständnisse und mehrfache Nachfragen werden notwendig. So kann beispielsweise ein Baumdienstleistungsunternehmen, das nach der Kontrolle und auf Basis der aufgenommenen Daten, den Auftrag erhält, das Totholz in den Bäumen zu entfernen, nicht beginnen, wenn die Höhe des Baumes nicht mit übermittelt wurde.

Oder aber ein Spielplatzkontrolleur oder -kontrolleurin stellt an einem Spielgerät Mängel fest, vergisst allerdings den Handlungsbedarf zu dokumentieren. Demzufolge werden auch keine Aufträge zum Beseitigen des Mangels ausgelöst. Im Schadensfall haben die Eigentümer schließlich schlechte Karten.

Helfen können hier vorher festgelegte qualitätssichernde Kriterien. Denn Ziel einer jeden Begehung sollte eine qualitätsgesicherte Kontrolle sein. Deshalb ist es wichtig, vorher zu bestimmen, welche Informationen benötigt werden. Das kann durch das Definieren von Pflichtinformationen oder Hinterlegen von Plausibilitäten erfolgen.

Um zu den Beispielen zurückzukommen: Bei der Übergabe von Aufträgen für die Baumpflege ist beispielsweise die Angabe zur Höhe eines Baumes Pflicht, damit das Baumpflegeunternehmen weiß, welche Werkzeuge es benötigt. Genügt eine Leiter oder ist eine Hebebühne erforderlich?

Beim Spielplatzkontrolleur/ -in sind Plausibilitäten gefragt. Wurde eine Mangel festgestellt, muss zwingend die Eingabe des Handlungsbedarfes erfolgen. Das gilt natürlich auch bei anderen Kontrollen wie Brandschutz, Gräber und so weiter.

Wird eine Software für die Erfassung und Dokumentation genutzt, ist es natürlich erforderlich, dass diese die Funktion von Qualitätskriterien anbietet. Individuelle Kriterien für die Prüfung von Begehungen müssen hinterlegbar sein, damit sichergestellt werden kann, dass die erfassten Kontrollinhalte vollständig und valide sind.

Bei der Software ARCHIKART (ab Version 4.74) beispielsweise können Qualitätskriterienkataloge am Merkmalskatalog für die Begehung oder Kontrolle hinterlegt werden. Die Inhalte der Qualitätskriterien sind dabei jederzeit erweiterbar. Die Prüfung erfolgt für bestehende Kontrollen, archivierte Kontrollen und alle neu erfassten Kontrollen. Dies kann dann für ein einzelnes Objekt (Baum, Grab, Gebäude, ...) oder über die Suche für alle Objekte einer Art erfolgen.

Zunächst stehen bei der Einrichtung der Qualitätskriterien eine Reihe an Musterkriterien bereit, die an die nutzerspezifischen Merkmalskataloge angepasst werden. An der Kontrolle werden diese dann geprüft und die Angaben, die nicht den Kriterien entsprechen, angezeigt. Mit jedem Bearbeiten der Angaben der Kontrolle wird die Prüfung erneut durchgeführt.

Dokumentiert der Kontrolleur oder die Kontrolleurin die Ergebnisse der Begehung nun direkt vor Ort, werden fehlerhafte Eingaben durch das System auf Basis der Kontrollkriterien ermittelt und markiert. So wird das entsprechende Objekt farblich dargestellt. Darüber hinaus können fehlerhafte Kontrollen über einen Filter selektiert werden. Schnelles Feedback zum Status der bestehenden Qualitätskriterien erhält der Kontrollierende oder Sachbearbeiter/in auch bei der Ausgabe der verfügbaren Bildschirmberichte.