So wird die Flurstücksverwaltung effizienter

Fast jedes Verwaltungsverfahren bezieht sich in irgendeiner Weise auf Liegenschaftsdaten. So wird beispielsweise für eine Baugenehmigung das entsprechende Flurstück benötigt, Bescheide werden für Grundstückseigentümer erstellt und Pachtverträge beziehen sich ebenfalls auf verschiedene Liegenschaften. Der Zugriff auf die erforderlichen Daten sollte also zentral möglich sein, um effektiv arbeiten zu können. Was Sie noch tun können, damit Ihre Verwaltung Flurstücke nicht nur "verwaltet", sondern nebenbei auch einen effektiven Nutzen daraus zieht, lesen Sie hier. Wir haben die vier wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst.

1. Bauen Sie eine zentrale Informationsquelle mit allen erforderlichen Flurstücksdaten auf!

Rund 80 Prozent aller Verwaltungsvorgänge haben einen Liegenschaftsbezug. Die Verwaltung von Flurstücken ist demnach die Basis nahezu jeglicher Verfahren. Für eine effektive Arbeit ist somit eine zentrale Quelle enorm wichtig. Denn pflegt jede Abteilung ihre eigenen Daten, kommt es früher oder später zu Unstimmigkeiten bei internen und externen Verfahren. Das führt nicht nur zu Problemen innerhalb der Verwaltung, sondern auch zu Unmut bei den Bürgern, wenn beispielsweise Bescheide unterschiedliche Daten zur Berechnung nutzen. Doppelte Datenpflege gehört längst der Vergangenheit an, wenn eine zentrale Datenbasis genutzt wird. Alle Prozesse greifen somit automatisch auf die gleichen Daten zu.

2. Nutzen Sie auch die grafischen Informationen von ALKIS in Form von Kartenauskünften oder thematischen Auswertungen!

Im Rahmen von ALKIS stehen der Verwaltung eine Vielzahl von Daten zur Verfügung. Durch die Kombination von Sach- und Grafikdaten in ALKIS ist neben der Darstellung sämtlicher Flurstücksdaten auch die Auskunft über eine geografische Karte möglich. Nutzen Sie diese Möglichkeit, denn dies eröffnet Ihnen zahlreiche Vorteile für die alltägliche Arbeit. Neben der Veranschaulichung trägt die grafische Darstellung enorm zur Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge bei. Denn benötigt ein Sachbearbeiter lediglich eine Kartenauskunft, wäre es doch optimal, wenn er diese beispielsweise bequem über einen Link erreichen kann.

In vielen Fällen mangelt es dabei allerdings an der entsprechenden Grundlage. Oftmals können zwar Daten verarbeitet werden, allerdings fehlt die grafische Komponente, um die Informationen innerhalb einer Karte darstellen zu können. Auch auf thematische Auswertungen, die in zahlreichen Verwaltungen aufgrund der Anwenderfreundlichkeit nicht mehr wegzudenken sind, muss dabei oft verzichtet werden. Fehlen die technischen Voraussetzungen, entgehen Ihnen wichtige Funktionen, die Ihre Arbeit erleichtern. Softwarelösungen wie ARCHIKART bieten auch für kleine Verwaltungen die entsprechenden Grundlagen, um von einer effizienten Flurstücksverwaltung zu profitieren.

3. Pflegen Sie neben den gelieferten ALKIS Daten weitere wichtige Informationen zu Flurstücken und Grundbüchern in demselben System!

Die im Rahmen von ALKIS gelieferten Informationen wie Eigentümer, Rechtsverhältnisse, Lagehinweise, Abschnitte, Nutzungsarten und sonstige Katasterdaten reichen manchmal nicht aus. Möchte die Verwaltung beispielsweise ein nutzbringendes Flächenmanagement betreiben oder spezielle thematische Auswertungen durchführen, sind weitere Bemerkungen beispielsweise sonstige Partner, Vermessung, Wertermittlung oder Denkmalschutz notwendig. Werden solche Daten zusätzlich erfasst, entsteht eine umfangreiche zentrale Informationsquelle für die gesamte Verwaltung. Allen stehen dieselben Daten zur Verfügung und je nach Berechtigung können einen Vielzahl an Informationen zentral abgerufen werden.

4. Achten Sie darauf, dass eine Historie zu Flur- und Grundbüchern fortgeschrieben wird!

Viele Vorteile bietet auch eine Historie zu Flurstücken und Grundbüchern. Hier ist Sorgfalt geboten, denn oftmals werden ältere Daten nochmals benötigt. Doch in zahlreichen Verwaltungen werden geänderte Daten einfach überschrieben und sind somit anschließend weg. Effizienter ist es, eine Historie aufzubauen. Noch besser, wenn die genutzte Anwendung dies automatisch tut. Bei der Software ARCHIKART beispielsweise ist der Anwender in der Lage, die Entwicklung der Flurstücke seit Beginn der Datenpflege in der Anwendung zu verfolgen und nachzuvollziehen. Zu historisch gewordenen oder neu entstandenen Flurstücken oder auch bei Eigentümerwechsel entstehen auch entsprechende Protokolle.

Letztendlich geht eine effiziente Flurstücksverwaltung nur mit einer gründlichen Datenpflege einher. Diese sollte außerdem auf soliden Füßen stehen, um den Mitarbeitern einer Verwaltung die alltägliche Arbeit nicht unnötig schwer zu machen. Erfahren Sie in unserem Video "Zum modernen Liegenschaftsmanagement dank übersichtlicher Flurstücksverwaltung" wie Sie dies effizient aufbauen.

Weitere Informationen haben wir für Sie in unserem Whitepaper "Die effiziente Verwaltung von Flurstücken" zusammengefasst: