So wird die Flurstücksverwaltung effektiver und effizienter

Rund 80 Prozent aller Verwaltungsvorgänge haben einen Liegenschaftsbezug. So wird beispielsweise für eine Baugenehmigung das entsprechende Flurstück benötigt, Bescheide werden für Grundstückseigentümer erstellt und Pachtverträge beziehen sich ebenfalls auf verschiedene Liegenschaften. Deshalb spielt die zentrale Ablage und Organisation der Flurstücks- und Grundbuchdaten eine große Rolle.

Was Sie noch tun können, damit Ihre Verwaltung Flurstücke nicht nur "verwaltet", sondern nebenbei auch einen effektiven Nutzen daraus zieht, lesen Sie hier. Wir haben die vier wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst.

1. Aufbau einer zentralen Informationsquelle mit allen erforderlichen Flurstücksdaten!

Bei der Verwaltung liegenschaftsbezogener Verträge und Verfahren bilden die Flurstücksdaten die Basis. Für eine erfolgreiche und effektive Arbeit ist somit eine zentrale Quelle enorm wichtig. Pflegt jede Abteilung ihre eigenen Daten, bedeutet das doppelter oder gar mehrfacher Aufwand und es kommt früher oder später zu Unstimmigkeiten bei internen und externen Verfahren. Das führt nicht nur zu Problemen innerhalb der Verwaltung, sondern auch zu Unmut bei den Bürgern, wenn beispielsweise für Bescheide unterschiedliche Daten zur Berechnung genutzt wurden.

Doppelte Datenpflege gehört längst der Vergangenheit an, wenn eine zentrale Datenbasis genutzt wird. Alle Prozesse greifen somit automatisch auf die gleichen Daten zu. Dies ist für die strukturierte Abbildung aller Verfahren das A und O.

2. Geografische Möglichkeiten vereinfachen Vorgänge!

Im Rahmen von ALKIS stehen der Verwaltung eine Vielzahl von Daten zur Verfügung. Durch die Kombination von Sach- und Grafikdaten in ALKIS ist neben der Darstellung sämtlicher Flurstücksdaten auch die Auskunft über eine geografische Karte möglich. Nutzen Sie diese Möglichkeit, denn dies eröffnet Ihnen zahlreiche Vorteile für die alltägliche Arbeit. Neben der Veranschaulichung trägt die grafische Darstellung enorm zur Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge bei.

In vielen Fällen mangelt es dabei allerdings an der entsprechenden Grundlage. Oftmals können zwar Daten verarbeitet werden, es fehlen aber einzelne Komponenten, um die Informationen innerhalb einer Karte darstellen oder GIS-Funktionalitäten nutzen zu können. Auch auf thematische Auswertungen, die in zahlreichen Verwaltungen aufgrund der Anwenderfreundlichkeit nicht mehr wegzudenken sind, muss dabei oft verzichtet werden. Fehlen diese technischen Voraussetzungen, entgehen Ihnen wichtige Funktionen, die Ihre Arbeit erleichtern.

In ARCHIKART integrieren Sie sowohl geografische Daten als auch die benötigten GIS-Funktionalitäten direkt in die Bearbeitung Ihrer Verwaltungsvorgänge und optimieren damit Ihre Arbeitsabläufe. Dabei bieten Softwarelösungen wie ARCHIKART auch für kleine Verwaltungen die entsprechenden Grundlagen, um von einer effizienten Flurstücksverwaltung zu profitieren.

Integrierte Darstellung der Karte mit Lage des Flurstücks in einem beplanten Gebiet.

3. Pflegen Sie neben den gelieferten ALKIS Daten weitere wichtige Informationen zu Flurstücken und Grundbüchern in demselben System!

Die im Rahmen von ALKIS gelieferten Informationen wie Eigentümer, Rechtsverhältnisse, Lagehinweise, Abschnitte, Nutzungsarten und sonstige Katasterdaten reichen manchmal nicht aus. Möchte die Verwaltung beispielsweise ein nutzbringendes Flächenmanagement betreiben oder spezielle thematische Auswertungen durchführen, sind eigene Informationen dringend notwendig. Wichtig ist dabei, diese Informationen strukturiert und auswertbar zu erfassen.

Flurstück mit einem Sondereintrag (klassifizierte Bemerkung) "freie Baulücke" einschl. einer thematischen Auswertung / Karte

Werden solche Daten zusätzlich erfasst, entsteht eine umfangreiche zentrale Informationsquelle für die gesamte Verwaltung. Allen Mitarbeitern stehen dieselben Daten zur Verfügung und je nach Berechtigung können eine Vielzahl an Informationen zentral abgerufen werden.

4. Achten Sie darauf, dass eine Historie zu Flur- und Grundbüchern fortgeschrieben wird!

Viele Vorteile bietet auch eine Historie zu Flurstücken und Grundbüchern. Hier ist Sorgfalt geboten, denn oftmals werden ältere Daten nochmals benötigt. Doch in zahlreichen Verwaltungen werden geänderte Daten einfach überschrieben und stehen somit nicht mehr zur Verfügung. Effizienter ist es, eine Historie aufzubauen. Und noch besser, wenn die genutzte Anwendung dies automatisch tut. Die Software ARCHIKART erstellt diese Historie automatisch bei jedem ALKIS-Import. Historische Flurstücke oder Grundbücher verbleiben in der Datenbank, Beziehungen zwischen Vorgänger- und Nachfolgerflurstücken werden entsprechend dargestellt. Damit ist der Anwender in der Lage, die Entwicklung der Flurstücke seit Beginn der Datenpflege in der Anwendung zu verfolgen und nachzuvollziehen.

Über entsprechende Protokolle zu den Änderungen kann der Anwender diese nachvollziehen und mittels spezieller Funktionen erforderliche Verwaltungsprozesse an Folgeobjekten einleiten.

Darstellung der Historie an einem Flurstück bzw. Grundbuch

Ist mit den ALKIS-Daten und den weiterführenden Informationen in der Flurstücksverwaltung die Basis gelegt, kann dies auch für weiterführende Fachverfahren genutzt werden. Ob Verwaltung des eigenen Eigentums wie bebaute oder unbebaute Flächen, Gebäude, Straßen, Bäume, Grünflächen & Spielplätze usw. oder weiterführende Verfahren wie die Bearbeitung von Anträgen & Genehmigungen, die rechtssichere Dokumentation von Verkehrssicherheitskontrollen oder auch Beitrags- und Gebührenberechnungen – mit EINER Software wie ARCHIKART können weitreichender Verwaltungsaufgaben abgebildet werden.

Positiver Nebeneffekt:

Ist das Flurstück in die weiterführenden Verfahren eingebunden, sind alle verknüpften Objekte und Vorgänge direkt am Flurstück - je nach Nutzungsrechten - als Verfahrensübersicht sichtbar.

verknüpfte Objekte / Verfahrensübersicht zu einem Flurstück

Letztendlich geht eine effiziente Flurstücksverwaltung nur mit einer gründlichen Datenpflege einher. Diese sollte außerdem auf soliden Füßen stehen, um den Mitarbeitern einer Verwaltung die alltägliche Arbeit nicht unnötig schwer zu machen. Erfahren Sie in unserem Video "Effizientes Verwalten von Flurstücken in ARCHIKART" wie Sie dies effizient aufbauen.

Weitere Informationen haben wir für Sie in unserem Whitepaper "Die effiziente Verwaltung von Flurstücken" zusammengefasst.