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Von der angespannten Finanzsituation über die städtebauliche Entwicklung bis hin zu neuen Erwartungen bezüglich des Bürgerservice – Gründe für die umfassendere Ausrichtung des Liegenschaftsmanagements gibt es viele. Im Fokus sollte dabei die Vernetzung aller raumbezogenen Daten sein, damit Prozesse effizienter ablaufen können. Eine Übersicht bietet unsere Pyramide der modernen Liegenschaftsverwaltung.
Heutzutage ist es längst nicht mehr mit ein paar erfassten Daten zu den im Besitz befindlichen Liegenschaften getan. Denn zur Gesamtheit eines Liegenschaftsmanagements zählen auch die zugehörigen Verträge, Grundstücksvorgänge, Genehmigungen, Bescheide, aber auch die Überwachung der Kosten und die Einbeziehung von geografischen Informationen. Schon bei den klassischen Verfahren des Liegenschaftsmanagements gibt es bei zahlreichen Verwaltungen Optimierungsbedarf hinsichtlich Effizienz und Digitalisierung. Denn nur auf Basis zentraler Werkzeuge können Liegenschaftsdaten optimal in allen Bereichen angewendet werden. Die ARCHIKART Infografik zum modernen Liegenschaftsmanagement veranschaulicht diesen Sachverhalt:
Die Basis bilden die Daten der Liegenschaften. Kommunale Grundstücke werden samt Straßen, Flurstücken, Baulücken, Gebäuden, Grünflächen, Gewerbeflächen usw. abgebildet. Denn ohne Daten keine Vorgangsbearbeitung. Mit einer Software wie ARCHIKART sind auf dieser Grundlage weiterführend sämtliche Verfahren eines modernen Liegenschaftsmanagements möglich. Von der Verwaltung der Pacht-, Erbbaurechts- und Nutzungsverträge über die Kaufverträge bis hin zu Verträgen für Dienstbarkeiten und Gestattungen ist die gesamte Abwicklung der Vertragsverhältnisse möglich. Darüber hinaus zählen natürlich auch die Bearbeitung der Grundstücksvorgänge und der Einheitswertbescheide zu einer umfassenden Liegenschaftsverwaltung.
Bis hierhin reichen die klassischen Verfahren. Soweit, so gut! Eine moderne Liegenschaftsverwaltung allerdings umfasst noch viel mehr. Mit den aufgenommenen Daten sind schließlich auch weitreichende Auswertungen möglich oder sie werden zur besseren Verarbeitung digitalisiert. Die Vernetzung verschiedenster Informationen bieten enorme Effizienzgewinne für die Verwaltung.
Ganz nebenbei können Synergien genutzt werden, wenn die in diesem Zuge erfassten Verträge in ein zentrales Vertragsregister übernommen werden. Schließlich wird dieses jedes Jahr als Anlage für den Jahresabschluss benötigt. Außerdem ist die zentrale Erfassung aller Verträge eine sehr gute Basis sowohl für die Haushalts- und Finanzplanung, als auch für die Liquiditätsplanung. Das Wissen über die Höhe und Fälligkeit der Einnahmen und Ausgaben aus den Vertragsverhältnissen am Jahresanfang erleichtert es den zuständigen Mitarbeitern, die Bereitstellung der liquiden Mittel zu planen. Lesen Sie hier 10 Tipps, die beim Aufbau eines Vertragsregisters helfen!
Eines der wichtigsten Merkmale der modernen Liegenschaftsverwaltung ist außerdem die Einbindung geografischer Informationen in die zu bearbeitenden Verfahren. Das eröffnet ungeahnte Möglichkeiten bei der täglichen Arbeit. Durch die Kombination von Sach- und Grafikdaten sind neben der Darstellung sämtlicher Liegenschaftsdaten auch Auskünfte über eine geografische Karte möglich. Dies trägt enorm zur Veranschaulichung und damit auch zur Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge bei. Auch vielseitige thematische Auswertungen und schnelle Datenverfügbarkeit helfen dem Nutzer, kompetente Auskünfte zu erteilen oder Verfahren zu beschleunigen.
Grafik: Besteht für ein Flurstück ein Gartenpachtvertrag, ein Dienstbarkeitsvertrag oder ein Erbbaurechtsvertrag? Auf Basis einer thematischen Auswertung ist dies schnell und einfach einsehbar.
Einen weitaus tieferen Einblick in dieses umfassende Themengebiet der Liegenschaften bietet das Whitepaper "Die moderne Liegenschaftsverwaltung - Was heutzutage im Bereich Liegenschaftsmanagement möglich ist".
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