Verwaltungsabläufe vereinfachen und transparenter gestalten

Arbeitsschritte abbilden, Termine einhalten, Abläufe optimieren

Jedes Verfahren in einer Verwaltung, sei es eine Baugenehmigungserteilung, ein Begehungsvorgang oder auch verkehrsrechtliches Anordnungsverfahren, wird in festgelegten Arbeitsschritten und in einer bestimmten Reihenfolge bearbeitet. Einige Verfahren müssen sich an gesetzlichen Grundlagen orientieren, für andere hat sich eine bestimmte Arbeitsweise bewährt. Anhand bestimmter Vorgaben wie Fristen oder interne und externe Beteiligungen muss der Sachbearbeiter entsprechend reagieren. Es wird ein Ablauf in Gang gesetzt, der von Mal zu Mal gleich abläuft. Oftmals kommt hier der Begriff Prozesssteuerung ins Spiel. Ziel dabei ist die Optimierung der Abläufe.

Ein Prozess beinhaltet meistens mehrere Schritte: Dokumente erstellen, Beteiligungen durchführen, Termine einhalten, Gebühren berechnen und vieles mehr. Die richtige Ausführungsreihenfolge muss dabei sichergestellt werden, wobei diese von bestimmten Ergebnissen, Bedingungen und anderen besonderen Ereignissen abhängig ist. Um dieses inhaltlich-metho­dische und organisierte Arbeiten zu strukturieren und zu organisieren, empfiehlt es sich, den Prozess modellhaft zu definieren. Dies kann zunächst skizzenähnlich per Hand erfolgen. So werden bereits Zuständigkeiten definiert, Vorgänge aufgegliedert und damit Klarheiten zum Verfahrensablauf geschaffen. Einen nachhaltigen Effekt bringt in der Regel schließlich die grafische und anwendungsspezifische Darstellung mithilfe eines Workflow-Editors. Auf dieser Grundlage erfolgt in der Softwareanwendung ARCHIKART der Aufbau der sogenannten Ablaufsteuerung oder auch Workflowsteuerung.

Wer nun denkt, dass eine Workflowsteuerung nur etwas für umfangreiche Prozesse und mit Beteiligung zahlreicher Sachbearbeiter ist, der irrt. Denn optimieren kann ein Workflow auch kleinere Vorgänge. Schon allein durch die Vorbelegung von Gebühren oder Textvorlagen können Vorgänge vereinfacht werden. So könnte dies beispielsweise wunderbar das Verfahren der Sondernutzungsgenehmigung unterstützen. Da je Genehmigungsart immer dasselbe Dokument an den Antragsteller gesandt wird, erleichtert eine Textvorlage die Arbeit. Sind zusätzlich Gebühren vorbelegt, ist auch der Gebührenbescheid mit wenigen Klicks ausgegeben.

Setzt man einen Workflow schließlich im großen Stil um, so ist das gesamte Verfahren mit seinen Spezifika wie gesetzte Fristen, erzeugte oder verknüpfte Dokumente, Gebührensetzungen, Schrittwiederholungen jederzeit nachvollziehbar. Hierbei sind natürlich auch Verzweigungen erforderlich, denn schließlich verläuft eine Vielzahl von Prozessen sehr komplex.

Ergänzend können hier zahlreiche nützliche Funktionen wie automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei bestimmten Aktivitäten, aufgabengesteuertes Arbeiten bei Beteiligung anderer Fachämter oder Aufgaben- und Terminübersichten per E-Mail angewandt werden. Die Vertreterregelung sichert den Fortschritt eines Verfahrens, wenn ein Beteiligter abwesend ist, indem ein voreingestellter Vertreter der Aufgabe zugewiesen wird.

Ein dank technischer Unterstützung festgelegter Workflow kann die Abläufe in einer Verwaltung enorm vereinfachen und transparenter gestalten. Zusammenhänge sind nicht nur objektiv dargestellt und Zuständigkeiten klar definiert, sondern die Abläufe werden automatisiert angestoßen und Fristen oder Termine eingehalten. In Zeiten der Digitalisierung sind diese Prozessoptimierungen unabdingbar.

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