E-Mail-Benachrichtigung ergänzt Workflow

Geschäftsprozesse modellieren, definieren und mit spezifischen Verfahrensarten verknüpfen – über die grafische Oberfläche des Workflow-Designers in der Software ARCHIKART gestaltet sich das völlig unkompliziert. Die automatische Auswahl des relevanten Workflows bietet eine optimale Unterstützung bei der Verfahrens- und Vorgangsabwicklung. Nun wird das Tool durch eine neue Funktion ergänzt: Mit der E-Mail-Benachrichtigung werden Sie bei wichtigen Verfahrensabläufen oder bei anstehenden Aufgaben direkt informiert.

Der ARCHIKART Workflow ist das ideale Werkzeug zur ämterübergreifenden Bearbeitung von Vorgängen. Die Komponente unterstützt nicht nur die lineare Abarbeitung von Prozessen, sondern auch Verzweigungen, Schleifen und Sprungmarken sowie das parallele Abarbeiten von Aufgaben. Entsprechend der jeweiligen Aufgabe wird auch die Zuständigkeit hinterlegt. In die Abwicklung können dabei mehrere Personen einbezogen werden, was beispielsweise bei Freigaben oder Entscheidungen durch Leitungskräfte oder auch bei der Beteiligung anderer Fachämter relevant sein kann.

Jeder Nutzer kann sich ergebende Aufgaben übersichtlich in der ARCHIKART Aufgabenliste einsehen und die jeweiligen Aufgaben dann direkt erledigen. Die Vertreterregelung ermöglicht das Einsehen und Übernehmen von Aufgaben der Mitarbeiter.

Nun können die jeweiligen Mitarbeiter automatisiert per E-Mail über bestehende und neue Aufgaben informiert werden. Der Nutzer kann dabei selbst bestimmen, ob ihm eine Übersicht per E-Mail zugestellt wird oder ob er sich selbst aktiv im Programm informiert.

Aufgrund der Erinnerungsfunktion erweist sich eine Benachrichtigung per E-Mail vor allem für Mitarbeiter, die nicht täglich mit der Software ARCHIKART arbeiten als praktisch. Die entsprechende Übersicht wird zyklisch generiert. So können sich die Bearbeitungszeiten der einzelnen Aufgaben entsprechend verkürzen.

Künftig können für jede Aufgabe eines Geschäftsprozesses E-Mail-Benachrichtigungen für Nutzer, Stellen oder auch freie E-Mail-Adressen eingerichtet werden. Entsprechend der jeweiligen Einstellung wird eine E-Mail bei Annahme, Beginn bzw. Erledigung der Aufgabe oder auch beim Wechsel der Zuständigkeit versandt. Ein Log-in zur Überprüfung der Vorgänge ist so nicht mehr zwingend erforderlich. So ist es beispielswiese möglich, den Amtsleiter automatisch über die Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen zu informieren.