Wie Verwaltungen mit digitalisierten Geschäftsprozessen zukunftsfähig werden

Strukturieren, analysieren, verbessern

Gepostet von Kerstin Dankhoff am 11.07.2018 13:30:00

Zahnraeder_3D_632x400px_01

Die Betrachtung von Prozessen wird in Zukunft immer wieder großes Thema in öffentlichen Verwaltungen sein. Denn standardisierte Prozesse sind die Grundlage, um Kosten zu senken und um für die neuen Anforderungen im Bereich e-Government gerüstet zu sein. Wie dabei vorgegangen werden kann, zeigen wir anhand eines Beispiels: Brandverhütungsschauen.

Das allgemeine Ziel bei der Betrachtung von Prozessen liegt darin, Verwaltungsabläufe strukturiert darzustellen, zu analysieren und etwaige Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Aus den Erkenntnissen der Prozessbetrachtung können beispielsweise Medienbrüche reduziert, der Informationsaustausch vereinfacht oder Schnittstellen erkannt werden. So bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Verwaltungsarbeit.

Doch zunächst müssen die einzelnen Geschäftsprozesse identifiziert und der Verwaltung das Verständnis der Prozessbetrachtung vermittelt werden. Hier kann die  ARCHIKART Software AG in den einzelnen Themenbereichen Umwelt, Verkehr, Facility Management, Doppik, Bauverfahren oder Liegenschaften Unterstützung leisten. Dabei ist die Erstellung eines BPNM-Diagrammes beispielsweise mit der PICTURE-Methode eine Möglichkeit die kommunalen Geschäftsprozesse aufzunehmen, zu dokumentieren, auszuwerten und grafisch zu visualisieren.

diagramm_Blogbeitrag_Prozessmanagement-kda630

Grafik: Vorgehen in ARCHIKART

Bezogen auf die Software ARCHIKART und derer Komponenten können die Ergebnisse der erstellten Prozessmodelle dann Grundlage für die verschiedenen Anforderungen sein. Beispielsweise kann die integrierte Vorgangsbearbeitung über die Workflowsteuerung automatisiert, Fristen und Aufgaben generiert, Beteiligungen initiiert und eine automatische E-Mailbenachrichtigung an Verfahrensbeteiligte versendet werden. Die ARCHIKART Software AG überführt gemeinsam mit der Verwaltung die  fachlichen Anforderungen aus den Prozessmodellen in die spezifischen Voraussetzungen der Software ARCHIKART. Daraus resultieren beispielsweise Textvorlagen für Bescheide und Genehmigungen, die Anbindung an ein Dokumentenmanagement (DMS) oder der Einsatz einer Schnittstelle zur Übergabe von Finanzdaten an ein externes Finanzverfahren.

Eine erweiterte Betrachtung der Geschäftsprozesse ist erforderlich, um den Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes gerecht zu werden. Um problemlos von Serviceportalen mit der Software ARCHIKART zu interagieren, wird schon jetzt an Lösungen zum Einsatz von Webdiensten gearbeitet.

Beispiel - Wie kann so die Arbeit der Brandschutzdienststelle unterstützt werden?

Die Brandschutzdienststellen führen an baulichen Anlagen, die eine erhöhte Brand- oder Explosionsgefährdung aufweisen oder in denen bei Ausbruch eines Brandes oder einer Explosion eine große Anzahl von Menschen oder erhebliche Sachwerte gefährdet wären in regelmäßigen Zeitabständen eine Brandverhütungsschau durch. Die Brandverhütungsschau dient der Feststellung von Gefahrenquellen und Mängeln im Brandschutz.

Mit einer Beschreibung des allgemeinen Verfahrensablaufes in Form eines BPNM-Diagrammes entsteht ein anschauliches „Bild”, das auf einfache und verständliche Weise zeigt, wie der Prozess (Vorgang) abläuft und worauf es ankommt, damit er seinen Zweck erfüllt.

Bei der Analyse und Recherche zum Verfahrensablauf liegt die Frage "WER macht WAS, WANN, WIE und WOMIT?" zugrunde, um die Informationen für die Prozessmodellierung und Prozessbeschreibung aufzunehmen.

Die einzelnen Tätigkeiten und Aktivitäten werden in einer logischen Abfolge grafisch aufbereitet und dienen somit der späteren Ableitung der Konfigurationsanforderungen für die Software ARCHIKART.

Brandverhuetungsschau_komplett630

Grafik: Prozess Brandverhütungsschau mit der PICTURE-Methode

Was ist zu tun, um die Ankündigung einer Brandverhütungsschau in ARCHIKART erstellen zu können?

Um das Prozessmodell nun für die Software ARCHIKART zu übersetzen, sind einige Vorüberlegungen erforderlich, die den Ablauf des Vorgangs mit seiner Ausführungsreihenfolge der Arbeitsschritte und den erforderlichen Komponenten festlegen.

Vorüberlegungen:

WER                Stellen/Rollen-Konzept (Nutzerrechte, Vertretungsregelung)

WAS                Aktivitäten (Beschreibung, Textvorlagen, Gebührenberechnungen)

WANN             Abfolge der Aktivitäten (Reihenfolge, Fristen, Warnstufen)

WIE                 Paketgruppierung (automatisiert, manuell)

 

Elektronischer Schriftverkehr – Workfloweditor – DMS-Anbindung

Mit Hilfe des integrierten Workflow-Editors wird der Arbeitsablauf und dessen Arbeitsschritte in einfacher Form wiederum grafisch dargestellt und mit Funktionalitäten, wie Fristüberwachung oder Bereitstellung einer Textvorlage versehen.

Workfloweditor_Vorgang_Kontrolle630Grafik: Workfloweditor mit integrierter Vorgangsbearbeitung

Brandverhuetungsschau_gruenWie im Teilprozess des BPNM-Modells bereits aufgenommen, soll die Brandverhütungsschau dem Betreiber der baulichen Anlage (Eigentümer, Besitzer oder sonstiger Nutzungsberechtigte) mindestens zwei Wochen vor ihrer Durchführung schriftlich angekündigt werden.  Am Ende erstellt die Brandschutzdienststelle über die durchgeführte Brandverhütungsschau eine Niederschrift, welche dem Betreiber und den eventuell beteiligten Behörden auszuhändigen ist.Brandverhuetungsschau_gruen

Sowohl das Ankündigungsschreiben als auch die Niederschrift werden als Textvorlagen in der Software ARCHIKART hinterlegt und können am entsprechenden Arbeitsschritt erzeugt und ausgedruckt werden. Zugleich sind die erzeugten Dokumente im Register Postausgang Dokumente abgelegt und im integrierten Dokumentenarchiv gespeichert.

Ist ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie WINYARD vorhanden, das an die Software ARCHIKART angekoppelt ist, lassen sich weitere Vorteile der elektronischen Akte nutzen, beispielsweise parallele Zugriffsmöglichkeiten. Die Dokumente können somit jederzeit erneut geöffnet und solange keine revisionssichere Ablage erforderlich ist, auch bearbeitet werden.

Wie ist gewährleistet, dass die nächste Brandverhütungsschau termingerecht stattfindet?

Brandverhuetungsschau_hellblauMit der Termin- und Aufgabenverwaltung steht eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, automatisiert Terminerinnerungen, Fristüberwachungen oder Aufgabenübersichten zu generieren. 


Termine – Wiedervorlagen – Fristen – Aufgaben

In unserem Fall der Brandverhütungsschau erfolgt beispielsweise die Terminüberwachung zur Durchführung der Brandverhütungsschau und die Erinnerung für die Zuarbeit des Brandschutzkonzeptes über einen während der Vorgangsbearbeitung am Bearbeitungsschritt festgelegten Termin.

Archikart_Erinnerung

Grafik: Terminerinnerung

Die einzelnen Termine stehen dann in der ARCHIKART Übersicht, in verschiedenen Kalendersichten der Terminverwaltung oder beim Start von ARCHIKART in einem Erinnerungsfenster zur Verfügung.

Brandverhuetungsschau_gruen1Das workflowgesteuerte Arbeiten aus der Aufgabenverwaltung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die anstehenden Aufgaben.  

 

In festgelegten Intervallen kann an bestimmte Personen eine automatische E-Mail mit einer Aufgabenübersicht versendet werden. Diese sogenannte zyklische Aufgabenübersicht ermöglicht die Überwachung der definierten Arbeitsaufgaben im Zuge der Brandverhütungsschau.

Eine weitere E-Mail-Information bei Wechsel einzelner Aktionen an Workflowschritten gibt Auskunft über den Bearbeitungsstand des Vorgangs.

Zyklische-Aufgabenuebersicht_630

Grafik: Aufgabenübersicht und E-Mail zum Bearbeitungsstatus

Wie kann die eigentliche Brandverhütungsschau ablaufen?

ARCHIKART bietet mit dem Workflow-Paket die Möglichkeit der nachhaltigen Dokumentation zur Überwachung und Koordination von Vorgängen oder Objekten. In Kombination mit weiteren Arbeitspaketen stehen flexible Möglichkeiten zur Erfassung der erforderlichen Daten zur Verfügung.

Merkmalskatalog – Begehung – Auswertung

Eine an die eigenen Erfordernisse angepasste Dokumentation ist auf Basis aussagekräftiger Merkmale in strukturierten Katalogen möglich.

Somit ist jede Brandverhütungsschau entsprechend den gesetzlichen Vorgaben mit festgelegten Kriterien durchführbar. Durch effiziente Automatismen werden die Ergebnisse direkt in ARCHIKRT zusammengefasst und über die integrierte Textankopplung als physisches Dokument ausgegeben.

Maengelliste-Register1_Niederschrift630

Grafik: Merkmalskatalog und Niederschrift mit dem Ergebnis der Brandverhütungsschau

Was kostet die Brandverhütungsschau?

Brandverhuetungsschau_rosa

Um Berechnungen von Gebühren oder Kalkulationen automatisiert erstellen zu können, sind auch hier im Vorfeld einige Überlegungen notwendig.  

 

Vorüberlegungen:

  • Welche Gebührenarten sind erforderlich?
  • An welchem Arbeitsschritt sollen die Gebühren erzeugt werden?
  • Ist die Übergabe der Gebühren über eine Schnittstellendatei an das Finanzsystem möglich?
  • Welche buchhalterischen Voraussetzungen sind für die Übergabe der Daten an das Finanzsystem erforderlich?
  • Ist ein Dokument zum Ausdruck erforderlich und wie soll es aussehen?
  • Wird das Dokument im angekoppelten DMS abgelegt?

Gebühren – Bescheid – Übergabe an das Finanzsystem

Für die Durchführung der Brandverhütungsschau kann, soweit durch eine Satzung geregelt, Kostenersatz verlangt werden.

Sind alle technischen Voraussetzungen erfüllt, gültige Kassenzeichen am Bescheidempfänger hinterlegt und besitzt der Bescheidempfänger eine gültige Anschrift, dann können über den integrierten Bescheidassistenten die in der örtlichen Satzung geregelten Gebühren erhoben werden.

Gern geben wir bei Interesse weitere Informationen zum Thema Prozessmanagement. Außerdem bieten wir für unsere Anwender einen Workshop zum Thema Workflow an. Hier erfahren Sie, wie Sie ARCHIKART für die Automatisierung von ARCHIKART-Verfahren richtig anwenden.

Kategorien: Ämterübergreifende Fachthemen