10 Tipps für den erfolgreichen Aufbau eines Vertragsregisters

Die Ablage von Verträgen zentralisieren

Gepostet von Magdalena Becker am 13.12.2016, 13:30:00

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In zahlreichen Verwaltungen muss aufgrund fehlender Mittel der Rotstift angesetzt werden. Dabei wird auch immer wieder ein Blick auf laufende Verträge geworfen. Können Verträge zusammengefasst werden? Bieten sich dadurch Einsparpotenziale? Wann läuft der Vertrag aus? Ist noch eine Kündigung möglich?
Doch leider geht in den meisten Fällen für die Suche nach Vertragsdetails viel zu viel Zeit drauf, denn Verträge schlummern in jeder Abteilung der Verwaltung. Wer soll da den Durchblick behalten? Erleichterung könnte in diesem Zusammenhang ein zentrales Vertragsregister bieten. Mit diesen 10 Tipps für ein optimales Management aller Verträge hat die Suche ein Ende.

Für eine Schule beispielsweise existieren eine Vielzahl an Verträgen: Reinigungsverträge, Wartungsverträge, Versicherungsverträge, Bauverträge, Beraterverträge und etliche mehr. Diese werden unter Umständen auch in unterschiedlichen Bereichen verwaltet. Ist ein Verwaltungsmitarbeiter nun auf der Suche nach Sparpotenzial, hat er eine kleine Odyssee vor sich, um alle Verträge beieinander zu haben. Damit dies der Vergangenheit angehört - schließlich ist auch Arbeitszeit kostbar - hier ein paar Tipps für ein erfolgreiches Vertragswesen:

1. Achten Sie auf Transparenz & zentrale Ablage!

Denn nur so ist es möglich, dass auch wirklich alle Mitarbeiter einer Verwaltung von einem zentralen Vertragsmanagement profitieren. Hier einige Beispiele: Ein Sachbearbeiter prüft die Veräußerung von Bestandsobjekten und möchte Kündigungsfristen einsehen. Ein anderer stellt Tarifvergleiche bei Versicherungspolicen an und sucht derartige Vertragsdetails. Ein dritter Sachbearbeiter kontrolliert die Wartungszyklen der technischen Geräte und benötigt dafür die gewissen Vertragsoptionen. Alle sind auf der Suche und allen erleichtert es die Arbeit ungemein, wenn Verträge samt Details zentral und transparent abgelegt sind.

2. Stellen Sie das Vertragsmanagement auf solide Füße!

Sicherlich könnte man Papierakten zentral in einem für jeden Mitarbeiter zugänglichen Raum ablegen, aber was ist mit vertraulichen Vertragsdetails? Klammert man diese Verträge aus, fehlen Mitarbeitern, denen der Zugriff erlaubt ist, wieder wichtige Informationen. Ein weiteres Argument gegen ein Papierarchiv: Rechercheaufwand. Sucht ein Sachbearbeiter bestimmte Informationen, muss er die Papierberge Durchsuchen. Auch das Sammeln aller Verträge in einer Excel-Liste lässt zahlreiche Notwendigkeiten offen:

  • fehlende Integration in bestehende Fachkataster
  • gleichzeititges Bearbeiten NICHT möglich
  • ganze Verfahren können NICHT abgebildet werden
  • Berechtigungen und Vertreterprinzipien können ebenfalls NICHT berücksichtigt werden
  • fehlende Schnittstelle zum Finanzverfahren

Wenn zentrales Vertragswesen, dann richtig! Nutzen Sie die Vorteile einer Software. Denn diese wird allen oben aufgeführten Argumenten gerecht. Anfängliche Mehrkosten amortisieren sich innerhalb kürzester Zeit.

3. Bereiten Sie die Einführung sorgfältig vor!

Bevor die Verwaltung mit dem Aufbau eines bedarfsgerechten Vertragsregisters beginnen kann, sind zahlreiche Überlegungen notwendig, die Fehler und Zeitverzug vermeiden helfen. Es sollte genau aufgelistet werden, welche Verträge vorhanden sind. Da in nahezu allen Abteilungen Verträge schlummern, ist es ratsam von jeder Abteilung einen Vertreter mit ins Boot zu holen und gemeinsam ein optimales Register aufzubauen. Schließlich haben andere Mitarbeiter nochmal andere Ideen, die es zu berücksichtigen gilt. Eine Dienstanweisung hilft, alle zu definierenden Informationen beispielsweise Vertragsbeginn oder -dauer bindend festzulegen. Planen Sie für diese Vorbereitung genügend Zeit ein!

4. Passen Sie das Vertragsmanagement auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter an!

Der Vorteil einer auf das Vertragswesen spezialisierten Software liegt insbesondere darin, jede Applikation oder Vertragsart so an die Arbeitsweise des einzelnen Mitarbeiters anzupassen, dass eine optimale Verwaltung der Verträge gewährleistet ist. Das beginnt schon bei der Anpassung des Startbildschirms. Jeder Mitarbeiter legt die Prioritäten auf andere Informationen, also warum nicht auch die Bildschirmansicht daraufhin anpassen? Die Infos, die man benötigt sollen zu sehen sein. Die, die der jeweilige Mitarbeiter nicht braucht, können ausgeblendet werden. Außerdem ermöglicht es eine individuelle Rechtvergabe, dass jeder Mitarbeiter nur die Verträge sieht oder nur an den Verträgen arbeiten kann, für die er auch zuständig ist. Auch ein Vertreter kann festgelegt werden.

5. Erfassen Sie alle Verträge mit den Besonderheiten der jeweiligen Art.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Vertragsarten. Dies sollte in einem zentralen Register auch berücksichtigt werden. In einigen Verträgen fungiert die Kommune als Leistungsgeber und in einigen als Leistungsempfänger. Deshalb sollten spezifische Vertragscharakteristiken individuell definiert werden. So beziehen sich beispielsweise Lizenzverträge auf immaterielle Inventargüter wogegen zum Beispiel den Pflegeverträgen Grünflächen zugewiesen werden.

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6. Nutzen Sie das Vertragsregister als Grundlage für den Jahresabschluss!

Wesentlich sind die Aufwands- und Ertragszuweisungen zum jeweiligen Vertrag. Die aus dem Vertrag resultierenden Einnahmen beziehungsweise die laufenden Verbindlichkeiten werden mit dem Vertragsmanagement zentral gehalten. Anschließend können die entstandenen Buchungen über eine Buchungsschnittstelle in die jeweilige Finanzbuchhaltungssoftware übertragen werden.
Außerdem bildet die Aufstellung aller vertraglichen Verpflichtungen der Kommune als Anlage zum Jahresabschluss ein elementares Element des zentralen Vertragsregisters. Diese Aufstellung ist erforderlich, um dem Belegprinzip der doppischen Buchhaltung gerecht zu werden.

7. Nutzen Sie das Vertragswesen als Basis für die Haushalts- und Finanzplanung!

Die zentrale Erfassung aller Verträge ist eine sehr gute Basis sowohl für die Haushalts- und Finanzplanung, als auch für die Liquiditätsplanung. Das Wissen über die Höhe und Fälligkeit der Einnahmen und Ausgaben aus den Vertragsverhältnissen am Jahresanfang erleichtert es den zuständigen Mitarbeitern, die Bereitstellung der liquiden Mittel zu planen.

8. Profitieren Sie von komfortablen Such- und Auswertungsfunktionalitäten!

Die Suche nach Vertragsdetails ist nur noch eine Sache von Sekunden. Egal ob Vertragstermine, Vertragspartner, Vertragsgegenstand oder andere Informationen - ein digital geführtes Vertragswesen bietet den unschlagbaren Vorteil einer schnellen und bequemen Suche nach Informationen. Hier macht sich eine enorme Zeitersparnis bemerkbar und das bei nicht nur einem, sondern allen Mitarbeitern, die mit Verträgen zu tun haben. Auch Auswertungen nach vielen Kriterien sind möglich. So erkennt der Nutzer, wo beispielsweise durch Vertragszusammenfassungen bessere Konditionen verhandelbar sind und damit Einsparpotenziale entstehen.

9. Legen Sie Verträge revisionsicher ab!

Ideale Ergänzung ist die mögliche Ablage in einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems (DMS). Gerade im Hinblick auf den Jahresabschluss ist es wichtig, Vertragsgrundlagen revisionssicher abzulegen. So sind alle Informationen transparent und geregelt aufbewahrt.

10. Greifen Sie auf die Erfahrung und Kompetenz von Fachberatern zurück!

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Nicht zuletzt deshalb stehen - auch bei ARCHIKART - fachkundige Berater zur Verfügung, die auf zahlreiche Erfahrungen beim Aufbau eines kommunalen Vertragsregisters zurückgreifen können. Um den Schritt sorgfältig vorzubereiten und durchzuführen, stehen diese Fachberater mit Tipps und Tricks zur Seite. Natürlich führen sie auch Schulungen durch, um die Verwaltungsmitarbeiter mit der Anwendung vertraut zu machen.

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Kategorien: Facility Management, Liegenschaften, Ämterübergreifende Fachthemen, Vermögen / NKF

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