Auswertungen und zyklische Berichte automatisieren

Die Auswertung bestimmter verwaltungsspezifischer Daten hilft dabei, diese zu vergleichen und zu veranschaulichen. Während früher Papierauswertungen üblich waren, werden Berichte heute fast ausschließlich elektronisch erstellt und „konsumiert“. Die Voraussetzung dabei ist natürlich, dass diese Vorgänge schnell und unkompliziert ablaufen. Der Trend geht hierbei zur Automatisierung. Bei der Software ARCHIKART ist dabei die Meinung der Anwender gefragt.

Ob im Liegenschaftsbereich, der Gebäudeverwaltung oder dem Gebiet des Baum- und Grünflächenmanagements - überall gibt es spezifische Einzelauswertungen die nach aktuellem Bedarf erstellt werden. Die Software ARCHIKART unterstützt hier seit langem mit einer Vielzahl von Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten basierend auf beliebigen Suchabfragen oder Findenregeln. Andererseits müssen oftmals auch Berichte und Statistiken regelmäßig zu bestimmten Stichtagen erstellt werden. Für diesen Fall wurden ganz aktuell im ARCHIKART Update 4.43 die Voraussetzungen geschaffen, solche zyklischen Berichte automatisiert zu erstellen und per E-Mail zu versenden.

Wie wurde dies technisch umgesetzt?

Die Erstellung der Berichte erfolgt serverbasiert und jobgesteuert über die Einbindung in den Windows Aufgabenplaner (Task-Scheduler). Dabei kann ein Reporting-Job mehrere Reports enthalten, die gebündelt in einer E-Mail an mehrere Empfänger verteilbar sind. Hier werden verschiedene Ausgabeformate wie PDF, Excel, RTV, CSV unterstützt.

Anwendungsfall 1 - Aufgabenübersicht: Ein Sachbearbeiter möchte die ihn betreffenden Aufgaben in einer Übersicht ausgeben.

Mit dem Standardbericht „Aufgabenübersicht“ ist es möglich, ARCHIKART-Nutzer per E-Mail über die in der Software ARCHIKART zu erledigenden Aufgaben zu informieren. Die Aufgabenübersicht kann dabei beispielsweise täglich erstellt werden. Über die eigenen Einstellungen ist jeder Anwender selber in der Lage, die Zustellung seiner persönlichen Aufgabenübersicht jederzeit zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Anwendungsfall 2 - freier Bericht: Ein Sachbearbeiter möchte, dass eine spezielle Auswertung regelmäßig an bestimmte Personen versandt wird.

In diesem Fall spricht man von freiem Reporting. Dabei besteht die Möglichkeit, beliebige andere Berichte zeitgesteuert zu erstellen und per E-Mail an die relevanten Nutzer oder auch externe Mailempfänger zu verteilen. Da die Berichte ohne Benutzereingriff funktionieren, müssen die sie zunächst speziell erzeugt oder vorhandene, findenlistenbasierte Berichte entsprechend angepasst werden. Die Erstellung und Anpassung der automatischen Berichte erfolgt über das mit ARCHIKART ausgelieferte Reporting-Tool "Fast Reports".

Zyklische Berichte in der Praxis?

Nun sind noch die fachlichen Anforderungen unserer ARCHIKART Anwender gefragt. Welche zyklischen Auswertungen werden in der Praxis benötigt? Ist eine monatliche Fallstatistik zu bestimmten Vorgängen interessant oder soll am Quartalsanfang per Bericht über die auslaufenden Verträge des Folgequartals informiert werden? Vorstellbar wären auch zyklische Auswertungen zu aktuellen Verträgen oder Grundstücken die infolge von Flurstücksfortführungen (ALKIS-Importe) nun mit historischen Flurstücken verknüpft sind.

Sie sind gefragt! Teilen Sie uns bitte ihre Ideen, Wünsche, Bedürfnisse für automatische Berichte mit. Nur so ist es möglich, künftig nach und nach eine Reihe von automatisierbaren Standardauswertungen bereitzustellen, die den Anwender bei der alltäglichen Arbeit unterstützen. Sie möchten weitere Informationen dazu? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

P.S. Sie benötigen noch Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Auswertungen mit ARCHIKART? Dann besuchen Sie doch einen unserer Workshops zu diesem Thema.