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Abteilungen, die regelmäßig Gebührenbescheide versenden, stehen immer wieder vor der Frage, ob die vorhandenen Personendatensätze noch aktuell sind. Naheliegend wäre hier die Nachfrage beim Einwohnermeldeamt. Schließlich liegen im Melderegister aktuelle Daten vor. Doch das Meldeamt darf keine allgemeinen Listen weitergeben, wenn diese nicht ausschließlich die geänderten Daten betroffener Personen enthalten. Abhilfe schafft hier ein Onlinezugriff des Fachverfahrens auf das Melderegister dank sogenannter Webservices.
In jeder Verwaltung werden Gebühren erhoben und Bescheide versendet. Mit den entsprechenden Fachverfahren ist dies oftmals in nur wenigen Schritten durchführbar, wenn nicht regelmäßig das Problem der Adress- und Personenaktualität bestünde. Prinzipiell dürfen innerhalb der Gemeindeverwaltung Daten weitergegeben werden, wenn es für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist. Kritisch wird es jedoch, wenn Listen ALLER verstorbenen oder verzogenen Personen weitergegeben werden und somit auch Daten derer enthalten sind, die gar keine Gebührenschuldner und somit nicht betroffen sind. Ein manuelles Aussortieren einzelner Daten, damit lediglich die Betroffenen-Daten weitergegeben werden, ist keine Alternative. Denn Personalressourcen sind knapp. Wie also vorgehen, damit keine Bescheide an falsche Adressen oder gar an Verstorbene versendet werden?
Da auch zusätzliche Vermerke im Meldedatensatz laut Bundesmeldegesetz nicht erlaubt sind, stellt diese Möglichkeit ebenfalls keine Lösung dar. Die einzige Variante, die in Frage kommt, um die Weitergabe nicht erforderlicher Daten zu vermeiden, ist also die Nutzung sogenannter Online-Zugriffe auf den Meldedatenbestand.
Die Kommunikation erfolgt hierbei über standardisierte Webservices. Hier kann ein Abgleich zeitgesteuert selbständig durchgeführt werden oder aber passiv erfolgen. Die Authentifizierung erfolgt dabei über das jeweilige Fachverfahren. Hier sind außerdem die jeweiligen Zugriffsrechte geregelt. So auch bei der Software ARCHIKART. Ist hier ein Personenabgleich erforderlich, weil beispielsweise Gebührenbescheide verschickt werden sollen, besteht die Wahl zwischen zwei unterschiedlichen Abgleichprozessen. Die Einstellungen erfolgen im Vorfeld in der Nutzerverwaltung.
Die erstmalige Abfrage von Daten zu einem bestimmten Personendatensatz erfolgt über die Merkmale Name, Vorname und Geburtsdatum. Diese manuelle Abfrage kann jederzeit über Einzelabfragen erfolgen. Die aus der Ergebnismenge selektierte Person wird in ARCHIKART aktualisiert.
Die vorteilhaftere Variante ist den ARCHIKART-Kommunikationsserver zu nutzen. Beim erstmaligen manuellen Abgleich wird der Primärschlüssel aus MESO und ARCHIKART in der Kommunikationsdatenbank hinterlegt. So wird die Brücke zu MESO bezüglich dieser selektierten Person geschaffen. Nun kann zukünftig ein automatisierter Adressabgleich erfolgen. Somit stellt auch ein Namenswechsel der betroffenen Person kein Hindernis mehr da, da der Primärschlüssel eindeutig ist.
ARCHIKART vergleicht dabei die Daten und schreibt gegebenenfalls Änderungen im eigenen System. Dabei ist es möglich, die Anschrift der jeweiligen Person als neuen oder weiteren Kontakt zu erstellen. Das heißt, die Anschrift wird nur in ARCHIKART an der entsprechenden Person aktualisiert.
Da die Verwaltungen die Wahl hat den Personenabgleich manuell oder automatisch zu starten, kann hier ganz individuell vorgegangen werden. Beim manuellen Abgleich kann der Sachbearbeiter genau nachvollziehen, welche Änderungen vollzogen werden bzw. selbst entscheiden, ob Daten übernommen, überschrieben oder neu angelegt werden sollen. Um Dopplungen im System zu vermeiden, wird natürlich ständig geprüft, ob Kontakte oder Adressen bereits bestehen. Bei einem automatischen Abgleich werden oftmals eine Vielzahl von Veränderungen vorgenommen. Um dabei den Überblick zu behalten, werden alle Aktionen über ein Protokollpaket mitgeschrieben.
Mit diesem Abgleich von Personendaten über Webservices wurde für Verwaltungen eine intelligente und einfach handhabbare Lösung geschaffen, um den nicht datenschutzkonformen Austausch von Meldelisten zu vermeiden. Auf diese Weise sind nur die wirklich erforderlichen Daten verfügbar und es unterbleibt die Weitergabe nicht erforderlicher Daten.
Sprechen Sie uns an, wenn Sie weitere Informationen dazu wünschen.
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