In nur 3 Schritten durch die Antragsbearbeitung

Aktenberge sind Vergangenheit | Fachmagazin zum Thema erschienen

Gepostet von Magdalena Becker am 14.03.2018 13:30:00

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Die Bearbeitung von Anträgen zählt in vielen Bereichen einer Verwaltung zum Alltagsgeschäft. Dabei sind reibungslose Prozesse wichtig, um die Verfahren so effizient wie möglich zu bearbeiten und die antragstellenden Bürger zufrieden zu stellen. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie die Antragsverwaltung in nur wenigen Schritten möglich ist.

Nach wie vor haben immer noch viele Bürger folgendes Bild im Kopf: Auf den Verwaltungsschreibtischen stapeln sich dutzende Anträge. Daneben sitzt ein Sachbearbeiter, der mühsam Akte für Akte bearbeitet und damit nur relativ langsam vorankommt. In der Realität gehört dieses Bild allerdings in vielen Verwaltungen längst der Vergangenheit an, denn ganze Prozesse und Verfahren können digitalisiert und damit effizienter werden. Notwendig dafür sind lediglich die entsprechenden technischen Voraussetzungen. In nur 3 Schritten ist damit die Antragsbearbeitung vom Eingang bis zum Gebührenbescheid möglich. Die Software ARCHIKART bietet hier außerdem zahlreiche zusätzliche Features, die das Antragswesen einmal mehr optimieren.

Grundsätzlich betrifft die Bearbeitung von Anträgen und die Erstellung von Genehmigungen zahlreiche Bereiche einer Verwaltung:

  • Bereich Liegenschaften
    • GVG-Genehmigungen
    • GVO-Genehmigungen
    • Vorkaufsrechtverzichte
    • Sanierungsrechtliche Genehmigungen
    • weitere Grundstücksvorgänge (z.B. Hausnummernvergabe)

  • Bereich Bau
    • Bauanträge
    • Baugenehmigungen

  • Bereich Verkehr
    • Aufbruchgenehmigungen
    • Sondernutzungsgenehmigungen
    • verkehrsrechtliche Anordnungen
    • Ausnahmegenehmigungen
    • Genehmigungen für Veranstaltungen

  • Bereich Umwelt
    • Baumfällungsgenehmigung

Alle diese Antrags- bzw. Genehmigungsvorgänge können in folgenden Schritten abgearbeitet werden. Bei Grundeinrichtung der Software ARCHIKART ist es möglich, die entsprechenden Satzungen zu hinterlegen. So ist es möglich, alle Verfahren an die jeweilige Verwaltung individuell anzupassen.

1. Erfassen der grundlegenden Antragsinformationen

Ohne Basisinformationen läuft quasi nichts. Ist ein Antrag eingegangen, gibt der Sachbearbeiter zunächst die je nach Antragsart unterschiedlichen Angaben ein. Außerdem erhält jedes Verfahren automatisch ein Aktenzeichen. Werden Personen, also Antragsteller oder Beteiligte erfasst, landen diese zentral in einer Personenverwaltung, so dass - egal ob Sondernutzung oder Baugenehmigung beantragt wird - immer auf dieselbe Person zugegriffen werden kann. Besonderer Vorteil: Bei manueller Personenerfassung verhindert ein automatischer Check, dass Dubletten entstehen. Ist ein Flurstück an dem Vorgang beteiligt, kann dies direkt verknüpft werden. Vorhandene Daten wie Eigentümer oder Flurstücksnummer stehen damit sofort zur Verfügung.

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Die Daten eines Sondernutzungsantrages werden zunächst übersichtlich erfasst.

 

2. Bearbeitung des Antrages

Unterlagen prüfen, Behörden beteiligen, Termine organisieren - bei der eigentlichen Antragsbearbeitung kommt der Sachbearbeiter nicht um grundlegenden Schriftverkehr herum. Wird dieser allerdings im Rahmen des Antragsvorgangs über die Software ARCHIKART erzeugt, kann dabei auf verschiedene flexibel gestaltbare Textvorlagen und Textbausteine zurückgegriffen werden. So können Schreiben einheitlich gestaltet und der Aufwand bei der Erstellung minimiert werden. Anstelle Kopien der angefertigten Schreiben abzuheften, hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, diese digital im Dokumentenarchiv ARCHIKARTs oder im angebundenen Dokumentenmanagementsystem abzulegen. So sind sie jederzeit wieder einsehbar und die im Kopf des Bürgers existierenden Aktenberge verschwinden zusehends.

Sind interne und externe Beteiligungen einzuholen, können sämtliche Posteingänge und Vermerke hinterlegt werden. Überwachungstermine und übersichtliche Darstellung der offenen Beteiligungen machen den Vorgang überaus transparent. Angelegte Termine werden beim Start sofort angezeigt, so dass nichts mehr in Vergessenheit geraten kann.

Sind alle erforderlichen Unterlagen und Beteiligungen vollständig, kann schließlich die Genehmigung oder der Bescheid ausgegeben werden.

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Die Beteiligungen für eine Baugenehmigung werden übersichtlich dargestellt.

 

3. Gebührenkalkulation

Werden im Rahmen des Vorgangs Gebühren fällig, sind diese im nächsten Schritt kalkulierbar. Dafür können individuell gestaltbare Gebührenarten genutzt werden. Auch verfahrensbezogene Basisdaten wie Rohbauwert oder Kaufpreis können zur Gebührenkalkulation herangezogen werden. Mit nur wenigen Klicks steht anschließend der dazugehörige Gebührenbescheid bereit, der auch an das Finanzsystem übergeben werden kann.

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Die Kalkulation für die Gebühren einer GVO-Genehmigung kann ebenfalls in ARCHIKART erfolgen.

 

Da sämtliche Informationen zu einem Vorgang digital vorliegen, kann jederzeit nach unterschiedlichsten Angaben gesucht werden. Außerdem bietet ARCHIKART zahlreiche zusätzliche Funktionen an, die die Antragbearbeitung effizienter machen: von automatisierter Prozesssteuerung über Vertreterregelungen bis zur Einbindung geografischer Informationen und automatischen Berichten. Lesenswerte Berichte dazu finden Sie in unserem Fachmagazin für Verwaltungen ARCHIKART Aktuell 1/2018. Darin dreht sich alles um das Thema Antragswesen. Schauen Sie gleich mal rein:

 

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Kategorien: Ämterübergreifende Fachthemen