So behalten Sie bei der Raumverwaltung den Überblick

Anfragen zu Nutzungszeiten für vermietbare Räume erfolgen häufig am Telefon. Wie schnell können Sie in diesem Fall dazu Auskünfte erteilen? Wie gehen Sie vor, wenn tiefergehende Fragen folgen? Oftmals sind diese Anfragen Zeitfresser, da der Sachbearbeiter in Dokumenten, Kalendern oder auch Exceltabellen suchen muss. Wird er so nicht fündig, dauert die Recherche noch länger. "Mehr Bürgerservice mit zentraler Raumplanung" lautet der Titel eines Whitepapers, das beschreibt, wie die Vorgänge in der Verwaltung optimiert werden können.

• "Ist es möglich, das unser Verein seine Trainingszeit von Dienstag 17 bis 18.30 Uhr auf Freitag ab 17 Uhr verlegt? Ein zunehmender Teil der Sportler arbeitet oder studiert inzwischen auswärts."
• "Die neue Arbeitsgemeinschaft Basteln für 10- bis 12-jährige Schüler möchte mittwochs um 16.00 Uhr einen Klassenraum nutzen. Ich habe gehört, nebenan findet ein Englischkurs der Volkshochschule statt. Ist das trotzdem möglich?"

Gehen diese Anfragen ein, wäre es schön, wenn mit einem Klick eine Übersicht über alle vermietbaren Objekte zur Verfügung stünde. Schließlich erwarten die Anrufer eine schnelle und unkomplizierte Auskunft. Und damit ist es ja meistens nicht erledigt: Soll ein Raum gebucht oder umgebucht werden, dann ist eine schnelle Umsetzung dieses Vorganges gewünscht. Die Zeiten, in denen Raumreservierungen in Excel-Listen erfasst oder Mietverträge manuell ausgearbeitet wurden, sind längst vorbei. Moderne Software bietet die Möglichkeit, die komplette Raumverwaltung übersichtlich zu machen.

Ruft also jemand an, der die Sporthalle lieber freitags nutzen möchte, dann ist mit entsprechender Software und nur einem Klick der digitale Belegungsplan geöffnet. Mit einem weiteren Klick kann die Reservierung für freitags 17.00 Uhr vorgenommen werden. Soll nun noch ein Mietvertrag ausgegeben werden, kann der Sachbearbeiter in der Verwaltung das ebenfalls in diesem Zuge tun. Damit ist der Vorgang in wenigen Schritten erledigt und der Anrufer mit dem schnellen Service zufrieden. Lesen Sie mehr zu diesem Thema in unserem kostenlosen Whitepaper "Raumreservierung und Ressourcenverwaltung - Mehr Bürgerservice mit zentraler Raumplanung":