Nichts mehr verpassen! Such- und Recherchefunktionen optimieren Verfahrensabläufe

Änderungen im Liegenschaftskataster jederzeit nachvollziehbar

Objekte, Verfahren, Vorgänge und Verträge unterliegen ständigen Veränderungen. Um diese stets im Überblick zu behalten, sind Such- und Recherchefunktion hilfreiche Instrumente. Ob Eigentümerwechsel oder Flurstücksteilung, Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen in der Liegenschaftsverwaltung müssen diese Änderungen in der täglichen Arbeit berücksichtigen und darauf entsprechend reagieren können.

Ging es im vergangenen Blogbeitrag noch darum, wie fehlerhafte Bescheide durch Personendupletten im Liegenschaftskataster vermieden werden können, möchten wir dieses Mal das Thema Datenveränderungen näher beleuchten. Denn auch dies kommt bei der tagtäglichen Arbeit mit Liegenschaftsdaten regelmäßig vor.  Ist man dabei nicht auf dem Laufenden, kann es dazu kommen, dass an eine Bürgerin ein Gebührenbescheid verschickt wird, die geheiratet hat oder ein Bürger ein Bescheid für ein Grundstück erhält, das nicht mehr seines ist. Deshalb ist es nicht unerheblich, dass die Objekthistorie lückenlos nachvollziehbar ist. Gerade das Wissen um Eigentümerwechsel, Flurstücksänderungen, neue Vertragsabschlüsse, u.v.m. ersparen unnötigen Aufwand und damit unnötige Kosten.

Erfahren Sie mehr zum Umgang mit Veränderungen und dem Einsatz von Recherche- und Suchfunktionen in unserem Web-Seminar „Alles im Blick behalten: Such- und Recherchefunktion im täglichen Einsatz“.

Veränderungen entstehen manchmal bereits durch die regelmäßig durchgeführten ALKIS-Updates. Eine Flurstücksteilung oder ein Eigentümerwechsel wirkt sich damit auf Verträge, Abrechnungsprojekte (z.B. flurstücksbezogene Umlage, Straßenreinigung, usw.) oder andere Verfahren aus uns sollte bei der Bearbeitung berücksichtigt werden. Ihr Liegenschaftskataster sollte unbedingt die Möglichkeit bieten, Sie über solch wichtige Ereignisse zu informieren!

Bei der Software ARCHIKART löst die Objekthistorie diese Aufgabe. Sie bleiben damit stets auf dem Laufenden. Dem Sachbearbeiter stehen jederzeit und mit nur wenigen Klicks historische Informationen zu Objekten, Verfahren, Vorgängen oder Verträgen zur Verfügung. In den einzelnen Fachanwendungen, ob Gebäudemanagement oder Liegenschaftsmanagement werden mittels der Objekthistorie die Einträge für einzelne oder mehrere Objekte ausgegeben und der Bearbeitende erhält alle Informationen im Überblick.

Die Historie eines Flurstücks im Druckformat, die der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin z.B. im PDF Format speichern kann.

So kann es also nicht passieren, dass ein Gebührenbescheid an einen fehlerhaften Empfänger aufgrund von Namensänderung verschickt wird. Sie schaffen sich somit eine zusätzliche und nützliche Informationsquelle zu Veränderungen und Ereignissen.

In diesem Beispiel sind alle Veränderungen an einem Flurstück protokolliert.

Möchten Sie beispielsweise in Ihrer Flurstücksverwaltung für einen bestimmten Zeitraum alle Eigentümerwechsel herausfiltern, ist dies mit Hilfe der erweiterten Objekthistorie möglich. Sie können dort eigene Einträge hinterlegen oder die E-Mail-Benachrichtigung für Änderungen an den beobachteten Objekten einstellen. So behalten Sie den gesamten Lebenszyklus eines Objektes im Blick und sehen außerdem, wer Datenänderungen vorgenommen hat und wann diese erfolgten.

Mit der erweiterten Objekthistorie werden auch die Eigentümerwechsel am Flurstück deutlich.

Mit diesen Funktionen schaffen Sie ein hilfreiches Werkzeug für alle Anwendungsbereiche und erleichtern die tägliche Arbeit in der Verwaltung.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Fachmagazin für Verwaltungen "ARCHIKART Aktuell - Optimierte Verfahrensabläufe".