Schluss mit Dubletten! So vermeiden Sie doppelte Daten im Liegenschaftskataster

Ob Vertragspartner, Personen oder Objekte - das Problem doppelter Datensätze kennt wahrscheinlich jeder. Da arbeitet Abteilung A mit einem anderen Datensatz als Abteilung B und die jeweils "fremden" Vorgänge bleiben unbekannt. Gerade im Umgang mit Personen kann es so im schlechtesten Fall zu unangenehmen Missverständnissen kommen. Um den altbekannten Spruch: "Da weiß die eine Hand nicht, was die andere tut!" zu vermeiden, sollten Sie wissen, wie Sie Dubletten ganz einfach verhindern.

Wenn an einen Verstorbenen ein Mahnbescheid verschickt wird oder ein Bürger ein Grundsteuerbescheid für ein Grundstück erhält, das nicht seines ist, dann sind das Situationen, die zwar bereits mehrfach vorgekommen, allerdings auch jedes Mal äußerst peinlich und kein Aushängeschild für die Vorgänge in einer Verwaltung sind. Ursache hierfür sind in den meisten Fällen doppelt vorhandene Personen im System. Diese entstehen manchmal bereits bei der Erfassung durch unterschiedliche Schreibweisen eines Namens oder aber auch durch regelmäßig durchzuführende ALKIS-Updates.

Erfahren Sie mehr zum Umgang mit Personendubletten nach dem ALKIS-Import in unserer Online-Anleitung "Alles rund um die ALKIS Datenverwaltung".

Führt man ein digitales Liegenschaftskataster ist eine zentrale Personendatenbank das A und O für eine gemeinsame Nutzung dieser Daten. Idealerweise ist hier jede Person nur einmal mit allen relevanten Angaben wie Anschrift, Kontaktdaten und Kassenzeichen gespeichert. Auf diese Daten greifen nun alle Fachanwendungen zurück, von der Liegenschaftsabteilung über die Gebäudeverwaltung bis hin zum Friedhofswesen. So klappt es auch, dass eine von der Friedhofsverwaltung als verstorben gekennzeichnete Person keine Bescheide erhält.

Dennoch kommt es hin und wieder vor, dass Personen doppelt angelegt werden - sei es bei der manuellen Erfassung oder beim ALKIS-Import. Hier gibt es allerdings verschiedene Möglichkeiten, wie das verhindert werden kann.

In diesem Beispiel ist eine Firma gleich mehrfach vorhanden.

Bei der manuellen Personenerfassung vermeidet beispielsweise der automatische Dubletten-Check in der Software ARCHIKART die Mehrfacherfassung von Personendatensätzen. Wird also eine Person erfasst, durchsucht das System im Hintergrund, ob die Kombination der Angaben bereits vorhanden ist und gibt in diesem Fall eine Meldung aus.

Problematisch sind die Personendubletten aus ALKIS, die durch die zyklischen Importe auch in die Personendatenbank übernommen werden. Hier schafft allerdings eine Assistenzfunktion Abhilfe. Denn diese ermöglicht die Bereinigung von Personendubletten auf sehr einfache Weise. Dabei wird der Benutzer Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, so dass der Bedienablauf weitestgehend selbsterklärend ist.

Entstehen dennoch Dubletten durch unterschiedliche Schreibweisen, ist das Zusammenfassen von Personen möglich. Über das Rechtekonzept kann der Zugriff auf die Funktion bedarfsgerecht gesteuert werden. Außerdem steht ein Werkzeug zur Verfügung, um Fehler und falsche Schreibweisen in den Personennamen direkt zu berichtigen.

In der Software ARCHKART wird der Nutzer dank eines Assistenten durch die Personenzusammenfassung geleitet. Die fünffach vorhandene Firma wird hierbei zu einer "Person" zusammengeführt.

Mit dieser Konsolidierung des Personendatenbestandes vereinfachen sich zahlreiche Folgeprozesse wie die Pflege der Kassenzeichen, die Hinterlegung und der Import der SEPA-Mandate sowie die Erzeugung von Bescheiden und die Adressierung des allgemeinen Schriftverkehrs.