Autor/ Autorin
In einer Verwaltung treten jeden Tag neue Dokumente auf, die gelesen, bearbeitet und aufbewahrt werden müssen. Papierstapel wachsen, der Überblick geht verloren und das große Suchen beginnt. Viele Verwaltungen sind daher bestrebt, den Weg zu einem papierlosen Büro zu gehen. Ohne ein flexibles Dokumentenmanagement ist dies allerdings kaum zu bewerkstelligen. Denn neben einer verwaltungsspezifischen Ablage muss auch eine schnelle Wiederauffindbarkeit von bestimmten Dokumenten gewährleistet sein. Nicht zuletzt erfordern inzwischen zahlreiche Gesetze eine revisionssichere Ablage von Dokumenten.
Und spätestens die gesetzmäßige Forderung nach einem effektiven Dokumentenmanagement versetzt zahlreiche Kommunen in die Situation sich nach geeigneten Möglichkeiten für ihre Verwaltung umzuschauen. Mindestens eine der folgenden Situationen betrifft früher oder später jede kommunale Verwaltung:
Das papierlose Büro zieht eine Flut von elektronischen Informationen mit sich. Diese müssen transparent verwaltet werden. Welche Werkzeuge werden dafür benötigt?
Die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) ist nicht von heute auf morgen zu realisieren. Wie kann damit eine Transparenz geschaffen werden, die gleichzeitig Voraussetzung für eine bürgerfreundliche Kommune ist?
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) fordert verbindlich die digitale Antragstellung für den Bürger bis 2022. Aber wohin mit den Anträgen und Formularen?
Die elektronische Rechnung (eRechnung) wird Pflicht. Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden?
Alle Situation haben die geordnete und transparente Ablage von Dokumenten, Anträgen oder Formularen gemein. Ein effizientes Dokumentenmanagement ist hier das A und O, um für die Herausforderungen, die in Zukunft auf die Kommune zukommen, gewappnet zu sein. Denn die Speicherung und Ablage des Schriftgutes aus den Fachverfahren in einzelnen E-Akte Lösungen oder sogar in Dateiverzeichnissen ist nicht mehr zweckmäßig und stellt eine deutlich geringere Qualitätsstufe dar. Ein entscheidender Faktor ist daher die Integration sowie die Interaktion mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Neben der lückenlosen Integration der Fachverfahren ist für eine ganzheitliche elektronische Aktenführung eine hohe Integrationsfähigkeit zu den bestehenden E-Mail-Applikationen wichtig. Eine geschäftsrelevante und vorgangsbezogene Ablage der E-Mails sichert nicht nur die Zusammengehörigkeit der Lebenslaufakte, sondern auch eine allumfassende Dokumentation. Über weitere Fachsysteme können zusätzliche Dokumente hinzugefügt werden.
Eine Kommune sollte sich also frühzeitig um den Einsatz eines zuverlässigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) kümmern. Die Software ARCHIKART arbeitet dabei unkompliziert und effizient mit dem Dokumentenmanagementsystem WINYARD® zusammen. Dieses verwaltet, ordnet und managt alle Dokumente und unterstützt bei der täglichen Arbeit. Und das im gesamten Verwaltungsbereich! Wichtige Workflows für Verwaltungsvorgänge in ARCHIKART sind für den Dokumentenaustausch und die Kommunikation mit WINYARD® optimiert. In Kombination sind die Verwaltungen rundum gewappnet für oben beschriebene Herausforderungen der nächsten Jahre.
Autor/ Autorin
Was denkst du?