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Transparenz zu schaffen, ist eines der wichtigsten Ziele der doppelten Buchführung. Deshalb wird in diesem Zuge immer auch von Budgets und Kostenplanung gesprochen. Ein Budget definiert, WER für WELCHEN Zweck in WELCHEM Zeitraum WIEVIEL finanzielle Mittel erhält. Öffentliche Verwaltungen sind dazu angehalten, kontrolliert zu wirtschaften.
Mithilfe von Budgets behält der Sachbearbeiter geplante und getätigte Maßnahmen im Überblick und ordnet Kosten verursachergerecht zu. Wie genau und für was die Mittel eingesetzt werden, liegt in der Verantwortlichkeit der zuständigen Organisationseinheit. Wesentliches Element eines Budgets ist dabei die definierte Zweckbindung. Das kann ein einzelnes Projekt wie der Umbau einer Schule oder eine Summe von Maßnahmen sein wie die Senkung der Reinigungskosten von kommunalen Gebäuden.
Bevor die Kosten bei Projekten und Maßnahmen aus dem Ruder laufen und es zu spät ist, kann eine softwaregestützte Budgetverwaltung behilflich sein. Dabei können Budgets unterschiedlichster Art einem konkreten Projekt, Objekt oder einer Kosten- oder Produktart zugewiesen werden. So können Fragen wie 'Welche Kosten sind bereits entstanden?' oder 'Wieviel freie Mittel stehen noch zur Verfügung?' sofort und nachweislich beantwortet werden.
Für Nutzer der Software ARCHIKART ist die Budgetzuweisung am Kostensatz für alle Verfahren und Objekte möglich. Über die Rechnungserfassung werden die IST Kosten objektscharf gesplittet und angezeigt. An jedem einzelnen Kostensatz ist die Budgetzuweisung möglich. Die Option „kalkulatorische Kosten“ erlaubt die Erfassung von geplanten Mitteln. Diese sind als gesonderte Position am Budget ausgewiesen. Mögliche Warnstufen beispielsweise für die Einhaltung oder Überschreitung des Budgets sowie die grafische Auswertung in Form von Diagrammen klären den Sachbearbeiter auf einen Blick über die Ausschöpfung des Budgets auf. Für einen noch detaillierteren Überblick können zusätzlich noch Unterbudgets definiert und ausgewertet werden. Assistenzfunktionen erleichtern das Anlegen neuer Budgets nach dem Jahreswechsel oder für ähnliche Projekte.
Die objekt- und kostenartbezogene Budgetierung und Kostenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten Gebäudemanagements. Lesen Sie dazu mehr in unserem Whitepaper "Synergien nutzten und Einsparpotenziale erkennen: Die Weg zu einem effizienten Gebäudemanagement" oder im Blogartikel Wie Sie mit einem zentralen Gebäudemanagement hohes Einsparpotenzial aufdecken.
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