Scannen statt Schreiben: Inventur leicht gemacht

In nur drei Schritten zur mobilen Inventur

Jeder kennt es - keiner mag es! Die Inventur ist in zahlreichen Verwaltungen oftmals ein notwendiges Übel. Schließlich kostet die detaillierte Aufnahme von beweglichen Inventaren viel Zeit und manchmal auch Nerven. Doch gesetzlich muss der IST-Bestand laut Inventurrichtlinie mit der Anlagenbuchhaltung auf einen Nenner gebracht werden. Wie ist es nun möglich, das gesamte Prozedere so zu optimieren, dass es für die Beteiligten einfacher wird und gleichzeitig alle gesetzliche Bestimmungen erfüllt werden?

Oftmals werden bei der jährlichen Inventur nach wie vor endlose, unhandliche Listen ausgedruckt und möglicherweise anschließend wieder zurückübertragen. Dies ist nicht nur aufwendig, sondern meistens auch fehleranfällig. Das muss nicht sein, wenn auf entsprechende Hilfsmittel zurückgegriffen wird. Denn in Zeiten von Smartphone, Tablet & Co. ist der Grundstein für eine digitale Inventarisierung und Folgeinventur bereits gelegt. Damit ist eine effiziente Erfassung der entsprechenden Daten an Ort und Stelle möglich. Scannen statt Schreiben heißt hier die Devise! Dies erleichtert den gesamten Prozess enorm und reduziert gleichzeitig die Fehlerquote. In drei Schritten legen Sie los!

1. Schritt: Technische Grundlagen sichern

Neben der entsprechenden Software sind hierfür ein Mobilgerät auf Androidbasis wie Tablet, Smartphone oder Handheld sowie ein Barcodescanner, der drahtlos via Bluetooth Daten übermittelt, notwendig. Da zumindest die Mobilgeräte inzwischen fast überall zum Alltag gehören, sind bereits viele Mitarbeiter im Umgang vertraut. Über die entsprechenden Barcodes an den Inventaren erfolgt schließlich die digitale Erfassung. Quasi auf Knopfdruck ist somit sofort erkenntlich, welcher Stuhl oder Tisch gerade bearbeitet wird und ob dieser noch am selben Ort steht wie letztes Jahr.

2. Schritt: Die Objektstruktur vorbereiten

Um die Inventur vor Ort optimal vorzubereiten, ist es einmalig notwendig, die Objektstruktur des Gebäudes mit allen Etagen und Räumen in der Fachanwendung am Rechner anzulegen. Steht dann die Inventur an, kann die Objektstruktur komplett an die Mobilanwendung übertragen werden. So auch spezielle vordefinierte Auswahllisten. Diese helfen, damit es bei Beschreibung und Bezeichnung der Inventare nicht zu Verwechslungen kommt. Jetzt kann es los gehen!

3. Schritt: Inventur durchführen

Der Bearbeiter wählt den entsprechenden Raum aus, indem er sich befindet und scannt nach und nach alle Barcodeettiketten. Fehlen bestimmte Einträge beispielsweise ein Raum oder ein Inventar komplett, kann dies vor Ort ergänzt werden. Bereits erfasste Inventare werden während der Inventur auf dem Mobilgerät farbig dargestellt. So sieht der Bearbeiter sofort, welche Inventare bereits gescannt wurden. Eine weitere Erleichterung: Standortwechsel werden automatisch erkannt und können später in der Fachanwendung am Rechner mittels Historie nachvollzogen werden. Objektspezifische Zusatzinformationen wie Zustand, Größe, Farbe und auch Fotos sind ebenfalls erfassbar und können dem Bearbeiter die Inventur enorm erleichtern.

Was passiert nun, wenn Inventare fehlen? Dank eines mitgeführten Inventurdatums, kann später am Rechner genau gefiltert werden, welche Objekte nicht im Bestand gefunden wurden. Ob Abgang, Diebstahl, Ausleihe oder Reparatur - welcher Grund auch immer dahinter steckt, ist übersichtlich dargestellt und ist eindeutig nachvollziehbar.

Letztendlich wird die jährliche Inventur zum Kinderspiel, wenn die entsprechenden Voraussetzungen gegeben sind. Zum einen erleichtert die mobile Inventarverwaltung dem Bearbeiter die Aufgabe, zum anderen erfolgt eine Optimierung des gesamten Inventurprozesses.

Lernen Sie die Möglichkeiten der mobilen Inventur in unserem Web-Seminarvideo kennen. Hier erfahren Sie, wie die Inventur dank Mobilgerät und App vollkommen papierlos und komplett revisionssicher durchführen können.