So gilt die Bescheiderstellung nicht länger als Zeitfresser

Softwarefunktionen unterstützen Arbeitsprozesse

In nahezu allen Abteilungen einer Verwaltung müssen regelmäßig Bescheide erlassen werden. So geht es beispielsweise im Bauamt um Beitragsbescheide nach KAG und BauGB, im Liegenschaftsamt werden Pacht- und Erbbaurechtsbescheide fällig, in der Friedhofsverwaltung wiederum Friedhofsgebührenbescheide und im Ordnungsamt erstellt man Sondernutzungsbescheide. Hinzu kommen noch zahlreiche mehr. Kein Wunder also, dass die Bescheiderstellung ein aufwändiger Zeitfresser im alltäglichen Verwaltungsgeschäft ist. Hier hat sich bestimmt jeder Sachbearbeiter schon einmal gefragt, welche Möglichkeiten es gibt, diesen Aufwand zu minimieren.

Letztendlich kommt jeder Bearbeiter nicht drumherum einen Bescheid mit großer Aufmerksamkeit zu erstellen. Denn schließlich ist dies nicht nur ein offizieller Verwaltungsakt, bei dem zahlreiche Vorgaben wie Kassenzeichen oder Rechtsbehelfsbelehrung zu beachten sind. Hier hängen Fristen dran und manchmal auch Widerspruchsverfahren. Außerdem sind zahlreiche Bescheide mit Einnahmen und somit unweigerlich mit der Buchhaltung verbunden.

Nichtsdestotrotz ist wahrscheinlich jeder Bearbeiter dankbar für die Erleichterung der einzelnen Arbeitsschritte. Allerdings können an den internen Abläufen in den meisten Fällen nur kleine Optimierungsmaßnahmen angestrebt werden. Den Großteil an Möglichkeiten bieten softwaretechnische Funktionen, die dem Sachbearbeiter ganze Arbeitsschritte abnehmen oder zumindest erleichtern. So spart beispielsweise die Möglichkeit der Massenbescheiderstellung enorm viel Zeit, da in nur einem Verfahren ein großes Bescheidprojekt schnell und einfach abgearbeitet werden kann. Ein weiteres Beispiel für unterstützende Funktionen ist die Sammelbescheiderstellung. Vorbei ist die Zeit, wo für jedes Verfahren ein einzelner Bescheid erstellt wurde und der Bürger von der Anzahl der Dokumente überfordert war. Mit dieser Funktion können übergreifend mehrere Vorgänge für einen Bescheid gesammelt ausgegeben werden. Das erspart sowohl dem Bearbeiter enorm viel Aufwand als auch dem Bürger den unliebsamen Dokumentendschungel.

Da ja auch die Software ARCHIKART im Bereich der Bescheiderstellung zu Hause und stets daran interessiert ist, dem Anwender die Arbeit so leicht und komfortabel wie möglich zu machen, sind oben genannte Funktionen bereits seit längerem integriert. Brandaktuelle Neuerung und damit eine weitere Möglichkeit für die Optimierung der Bescheiderstellung ist ein Assistent, der den Anwender durch den Prozess führt.

Hier ist sozusagen die Bescheidausgabe auf Knopfdruck möglich. Die teilweise doch recht komplexen Vorgänge der Bescheiderstellung einschließlich dem Dokumentendruck werden durch diesen Assistenten zusammengeführt. Gleichzeitig reduzieren verschiedene Plausibilitätsprüfungen die Anzahl der fehlerhaften Bescheide. Sind die Gebühren kalkuliert und alle notwendigen Daten wie Bescheidempfänger mit Kassenzeichen und buchhalterische Stammdaten hinterlegt, kann der Assistent direkt starten. Der Bearbeiter muss in den folgenden Schritten nur noch wenige Angaben machen, damit der automatische Durchlauf beginnen kann. So sind hier beispielsweise Angaben zum Bescheidtyp und zur Textvorlage sowie Betreff, Buchungsstapel, Splittungsvariante, Versanddatum, Buchungsfreigabe, Frist oder gegebenfalls das Veranlagungsjahr zu ergänzen oder per Häkchen zu bestätigen. Anschließend kann bereits die Dokumentenerzeugung beginnen. In der Software hingegen werden parallel alle notwendigen Informationen hinterlegt. So läuft ein sonst aufwändiger und teilweise ressourcenraubender Prozess automatisch durch und der Bearbeiter hat dennoch alles Notwendige selbst in der Hand. Der Prozess kann sogar angehalten und später fortgeführt werden. Einfacher geht es kaum.

Anwender der Software ARCHIKART profitieren von diesen Funktionen bereits seit dem letzten Programmupdate.

Sie sind noch kein Anwender, sind aber dennoch daran interessiert, das Verfahren der Bescheiderstellung in Ihrem Haus zu optimieren, dann lesen Sie doch als weiterführende Information unser Fachmagazin für Verwaltungen zum Thema Beitragswesen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben!