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Die Integration von ALKIS Daten ist für eine kommunale oder kirchliche Verwaltung enorm wichtig. Schließlich greifen fast alle Verwaltungsvorgänge auf diese zentrale Datenbasis und das darauf aufbauende Liegenschaftskataster zurück. Zusätzlich bietet ALKIS viele Möglichkeiten, um Verfahren noch flüssiger und flexibler bearbeiten zu können. Voraussetzung dabei ist natürlich, dass die Daten regelmäßig aktualisiert werden, um Veränderungen frühzeitig festzustellen. Damit ALKIS Importe problemlos durchlaufen, haben wir einige Tipps für Sie zusammengetragen.
Vor über 10 Jahren trat das Amtliche Liegenschaftskatasterinformationssystem ALKIS seinen Siegeszug an. Etappenweise stellten alle Bundesländer auf das neue System um und lösten damit die bisherigen Systeme ALB und ALK ab. ALKIS vereint beide Formate und stellt somit sowohl Sach- als auch Grafikdaten zur Verfügung. Diese Voraussetzung bietet Verwaltungen zahlreiche Möglichkeiten. Durch die Kombination von Sach- und Grafikdaten in ALKIS ist neben der Darstellung sämtlicher Flurstücksdaten auch die Auskunft über eine geografische Karte möglich. Dies trägt enorm zur Veranschaulichung und damit auch zur Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge bei. Auch vielseitige thematische Auswertungen und schnelle Datenverfügbarkeit helfen dem Nutzer, kompetente Auskünfte zu erteilen oder Verfahren zu beschleunigen.
Was ist ALKIS?
Um ein einheitliches Datensystem zu schaffen, ist seit einigen Jahren ALKIS (Amtliches Liegenschaftskatasterinformationssystem) an die Stelle von ALB (Amtliches Liegenschaftsbuch) und ALK (Amtliche Liegenschaftskarte) getreten.
ALKIS ermöglicht eine redundanzfreie, maßstabsunabhängige und blattschnittfreie Haltung der Daten des Liegenschaftskatasters. Durch die zusätzliche Speicherung von Metadaten, beispielsweise zur Aktualität und Genauigkeit, wird der Nutzer in die Lage versetzt, die fachliche Eignung der Daten für seine Anwendungen zu beurteilen.
Neben Sachdaten liefert ALKIS auch geografische Daten, die im Rahmen des Liegenschaftsmanagements vielseitig genutzt werden können.
Der Import von ALKIS Daten in das vorgehaltene Liegenschaftskataster erfolgt in der Regel über eine normbasierte Austauschschnittstelle (NAS), die sowohl Differenz- als auch Komplettdaten verarbeitet. Die Handhabung der Schnittstelle ist sehr einfach gehalten, so dass der Import durch den entsprechenden Anwendungsbetreuer oder Administrator selbst durchgeführt werden kann. Dennoch lauern an einigen Abschnitten Stolperfallen, die allerdings mit einigen Tipps galant umfahren werden können.
Tipp 1: Genügend Zeit einplanen
ALKIS Daten sind die zentrale Basis Ihres Liegenschaftskatasters, deshalb sollten Sie für den Import genügend Zeit einplanen. Schließlich ist Zeitdruck immer eine schlechte Voraussetzung für sorgfältige Arbeit. Manchmal treten beim Import Fehler auf, diese müssen erörtert und beseitigt werden. Aber selbst wenn der Import fehlerfrei durchläuft, sind im Nachgang ein paar Anpassungen notwendig.
Vor allen Dingen bei territorial größeren Kommunen, Landkreisen oder Landeskirchen ist beim Import von ALKIS Daten von einem deutlich längeren Prozess auszugehen. Beachten Sie auch, dass der Import von Komplettdaten mehr Zeit in Anspruch nimmt als der Import von Differenzdaten.
Tipp 2: Sicherung durchführen
Oberstes Gebot: Führen Sie vor dem ALKIS Import immer eine Sicherung Ihrer Daten durch. Diese wird unbedingt benötigt, sollte der Import mit Fehlern abbrechen. Selbst wenn der Abbruch aufgrund fehlerhafter ALKIS Daten erfolgt und somit nicht ihrer eigenen Daten geschuldet ist, ist die Sicherung einzuspielen. Hinweis: Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass genügend Speicherplatz für die Sicherung zur Verfügung steht.
Tipp 3: Fehlermeldungen abklären
Kommt es zu Fehlermeldungen während des Imports, klären Sie die Ursache ab. Manchmal wurden bereits fehlerhafte Datenabgaben vom Katasteramt geliefert. Melden Sie dies an das Katasteramt und bitten Sie um Korrektur. Der Import kann dann mit den neuen Daten wiederholt werden. Darüber hinaus kann es zu Fehlern kommen, die in Ihrer Datenbank begründet sind, beispielsweise fehlende Namensnummer oder fehlende Anschrifts- oder Lageobjekte. Sollten Sie an dieser Stelle nicht weiterwissen, dann kontaktieren Sie Ihren Softwarebetreuer. Diese können eine Fehleranalyse Ihrer Datenbank vornehmen und Ihnen weiterhelfen.
Tipp 4: Protokolle prüfen
Für Änderungen aus ALKIS Importen werden oftmals Protokolle erstellt. Mit der ALKIS Importschnittstelle von ARCHIKART beispielsweise geschieht dies automatisiert. Diese Protokolle zeigen sowohl neu entstandene oder historische Flurstücke als auch Eigentümerwechsel am Grundbuch auf. Damit hält sich bereits viel Arbeitsaufwand in Grenzen. Dennoch sollten Sachbearbeiter die geänderten Daten prüfen. So kann beispielsweise bei einem laufenden Verfahren mit Bescheidausstellung der Eigentümer zwischenzeitlich gewechselt haben. Historisch gewordenen Flurstücken ohne Nachfolger könnten noch Verträge anhängen. Oder andersherum: Welche Informationen müssen bei neuen Flurstücken ohne Vorgänger übernommen werden? Bei ARCHIKART besteht hier die Möglichkeit, Eintragungen wie Bescheidempfänger, Belastungen, Sondereinträge, Dokumente oder Bemerkungen von historischen Flurstücken an neue Flurstücke zu übernehmen.
ALKIS Daten bieten als Basis für die Liegenschaftsverwaltung zahlreiche Möglichkeiten.
Tipp 5: Zeit für die Nachbereitung nehmen
Dieser Tipp schließt sich nahtlos an den Vorgängertipp an. Besteht in Ihrem System die Möglichkeit, Plausibilitätschecks durchzuführen? Dann nutzen Sie die Möglichkeit, um den Import nachzubereiten. Bei der Software ARCHIKART beispielsweise kann mit Hilfe eines solchen Checks unter anderem geprüft werden, ob die Flächen aller Nutzungsarten mit den Flurstücksflächen übereinstimmen. Treten Fehler auf, ist eventuell eine Rücksicherung notwendig. Informieren Sie Ihren Softwarebetreuer in diesem Fall. Auch bei Unsicherheiten während der Auswertung des Plausibilitätschecks sollten Sie Kontakt aufnehmen. Denn fehlerhafte Datenimporte holen sie irgendwann ein. Umso länger der fehlerhafte Plausicheck her ist, umso größer ist der Aufwand der Bereinigung.
Ein weiterer wichtiger Punkt der Nachbereitung ist die Prüfung möglicher Personen-Duplikate. Hat beispielsweise ein bereits bestehender Eigentümer ein neues Flurstück erworben, könnte dieser nun zweimal in der Datenbank existieren. Dies sollte vermieden, werden, da ansonsten Sachbearbeiter A Verträge oder Bescheide mit der Original-Person verknüpft und Sachbearbeiter B möglicherweise mit der Dublette. Um dieses Durcheinander zu vermeiden, sollten nach dem ALKIS-Import Personenzusammenfassungen durchgeführt werden.
Ein dritter Hinweis für die Nachbereitung: Aktualisieren Sie Verknüpfungen! Sind geografische Informationssysteme oder thematische Auswertungen verknüpft, müssen diese neu berechnet werden.
Tipp 6: Importe regelmäßig durchführen
Last but not least: Aktualisieren Sie Ihre ALKIS Daten in regelmäßigen Abständen, unsere Empfehlung lautet monatlich oder vierteljährlich. Wird der Import nur einmal im Jahr durchgeführt, ist der Zeitraum, in dem mit nicht aktuellen Daten gearbeitet wird zu lang. Auch für die Eigentümerwechsel ist eine regelmäßige Aktualisierung sehr wichtig, da womöglich die Zahl der zugesandten Bescheide an fehlerhafte Empfänger steigt.
In unserem kostenfreien Web-Seminar "Zum modernen Liegenschaftsmanagement dank übersichtlicher Flurstücksverwaltung" zeigen wir Ihnen, wie Sie auf Basis der ALKIS-Daten ein modernes Liegenschaftsmanagement aufbauen.
Für Nutzer der Software ARCHIKART bieten wir eine kleine Online-Anleitung zum Thema ALKIS-Import an. Darin zeigen wir Ihnen:
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