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Auch in diesem Jahr haben viele Verwaltungen in den ersten Kalendermonaten im Rahmen der Jahressollstellung fleißig Bescheide und Buchungen erzeugt. Doch ein Jahr ist ein langer Zeitraum, in dem viel passieren kann. Oftmals müssen zahlreiche Bescheide und Buchungen aus verschiedenen Gründen wieder storniert werden. Deshalb kommt die Frage auf: Ist die Jahressollstellung immer sinnvoll? In unserem 2. Teil zum großen Thema Stornobuchungen und Sollstellungen sagen wir Ihnen, warum monatliche Sollstellungen oftmals weniger Aufwand erzeugen.
Mit der Jahressollstellung erhält das Finanzwesen alle zum Erstellungszeitpunkt bekannten und voraussichtlich in diesem Jahr entstehenden Forderungen. Sämtliche Kalkulationen werden hinsichtlich ihrer Fälligkeiten überprüft. Pro Fälligkeit wird schließlich eine Buchung an das Finanzwesen bereitgestellt.
So weit, so gut. Doch diese Vorgehensweise bedeutet auch, dass bereits im Januar die für Dezember fälligen Buchungen erzeugt und im Finanzwesen verarbeitet werden. Gleichzeitig erfolgt damit eine Sperrung der Kalkulationsbestandteile für diesen Zeitraum. Einmal beschieden, kann die Kalkulation aus Gründen der Nachvollziehbarkeit der Buchung für den Zeitraum nicht mehr bearbeitet werden. Sollstellung und Beleggrundlage würden sonst auseinanderlaufen.
Doch bei einer Vorausbuchung von bis zu 12 Monaten ist die Wahrscheinlichkeit, dass nicht alle erzeugten Buchungen bis zum Jahresende korrekt sind, sehr hoch. Vertragskündigungen, Mieterwechsel, SEPA Mandatsänderungen, Mietminderung, Zinsanpassungen…. Die Liste von Faktoren, die sich in einem langen Jahr auf die Buchungen auswirken und gegebenenfalls eine Stornierung dieser herbeiführen könnten, ist lang.
Stornierung heißt in diesem Fall, dass der Bescheid, der alle Buchungen eines Jahres zum jeweiligen Vertrag enthält, rückabgewickelt werden muss. Es ist ein Stornobescheid zu erzeugen. Die Kalkulation wird wieder zur Bearbeitung freigegeben. Anschließend sind die notwendigen Anpassungen am Vertrag vorzunehmen und neue Buchungen sind zu generieren. Alles zusammen erhält erneut das Finanzwesen. Dieses wiederum muss die neuen Buchungen wieder einlesen und verarbeiten. Lesen Sie dazu mehr im ersten Teil des Themenbeitrages.
Der Blick in die Zukunft am Jahresbeginn zieht also eine Menge Arbeit hinter sich her. Jede Anpassung bedeutet eine Stornierung und anschließend eine neue Sollstellung für diesen Vertrag.
Monatliche Sollstellungen können diesen Aufwand und die Anzahl der Stornierungen deutlich reduzieren. Denn künftige Vertragsanpassungen sind bereits im System eingepflegt und werden mit der Sollstellung bereits berücksichtigt. Die Buchungen beruhen in diesem Fall auf tatsächlichen Vertragsverhältnissen und nicht nur auf Annahmen. Das Handling ist mit der Software ARCHIKART beispielsweise sehr einfach:
ARCHIKART filtert die Verträge und es werden nur Buchungen erzeugt, zu denen es vertraglich vereinbarte Fälligkeiten gibt. Mit der Option „direkte Sollstellung“ landen alle Bescheide inklusive Buchungen im Buchungspool und können direkt exportiert werden.
Sicherlich muss dieser Sollstellungslauf nun jeden Monat durchgeführt werden. Doch der Vorgang ist übersichtlich und die Laufzeit der Dienste wesentlich kürzer, da nur 1/12 der ursprünglichen Bescheide einer Jahressollstellung erzeugt werden muss. Dem gegenüber steht, dass aufgrund konsistenter Datengrundlage die Anzahl der Stornos merklich geringer sein wird. Ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt für die monatliche Sollstellung ist das Leistungserbringungsdatum, das mit der Doppik Einzug gehalten hat. Dies kann nun periodengetreu gesetzt und vom Finanzwesen entsprechend ausgewertet werden.
Letzendlich sind beide Verfahrensweisen möglich und jede Verwaltung muss für sich entscheiden, welche sie anwendet.
Sie sind ARCHIKART Anwender und möchten sich mit monatlichen Sollstellungen vertraut machen? Fordern Sie gleich unsere Onlinevideo-Anleitung "Weg von den Dauerbelegen, hin zur monatlichen Sollstellung für Miet-, Pacht-, Nutzungs- und Erbbauchrechtsverträge" an! Nach diesem einstündigen Anleitungsvideo sind sie auf dem aktuellen Stand und können loslegen.
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