Wenn Buchungen und Bescheide storniert werden müssen

Wenn Buchungen und Bescheide storniert werden müssen

Stornobuchungen richtig durchführen

Ein jeder, der in der Finanzbuchhaltung arbeitet, kennt das Problem: Manchmal ist eine Buchung fehlerhaft oder aus einem anderen Grund ungültig und muss storniert werden. In manchen Fällen betrifft dies sogar einen ganzen Buchungsstapel. So oder so muss dabei eine Stornobuchung erstellt werden. Dies ist mit den richtigen Werkzeugen schnell und unkompliziert möglich. Nicht zuletzt haben wir einen Tipp, wie Sie viele Stornobuchungen von Beginn an vermeiden können.

Das Kurzwort Storno leitet sich von dem italienischen Wort stornare, was soviel bedeuet wie „rückgängig machen“ sowie von dem lateinischen Wort extornare, „ausdrehen“ ab und ist im Finanzwesen nichts ungewöhnliches. Schließlich gibt es eine Vielzahl Situationen, die eine Stornobuchung erforderlich machen.  So ist es beispielsweise möglich, dass bereits ins Soll gestellte Forderungen vom Mieter, Nutzer, Pächter oder Erbbaurechtsnehmer nicht beglichen wurden und z.B. ein Forderungserlass erklärt werden muss. Auch kann es bei Buchungen in größeren Abständen dazu kommen, dass der zugrundliegende Vertrag zwischenzeitlich gekündigt wurde. Hin und wieder schleichen sich auch Eingabefehler in den Vertrag, die schließlich mittels Stornobuchung wieder ausgeglichen werden müssen.

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Vorgang einer Stornierungsbuchung

Grundsätzlich ist es so, dass erstellte Bescheide oder erstellte Buchungen nicht geändert oder gar gelöscht werden dürfen. Deshalb erfolgt die Anpassung generell mit Hilfe eines Stornierungsprozesses zum Urspungsbescheid und anschließend die Erstellung eines neuen Bescheids. Jede Buchungssoftware arbeitet etwas anders, aber die grundlegenden Arbeitsschritte sind gleich. Egal ob es sich um fehlerhafte einzelne Buchungen oder einen gesamten fehlerhaften Buchungsstapel handelt, in der Regel ist jede Buchung oder jeder Bescheid - auch eines gesamten Stapels - einzeln zu stornieren.

Zunächst einmal muss der Bescheid oder die Buchung aufgerufen werden. Die Suche kann je nach Software manuell über den Vertrag bestenfalls über das Fälligkeitsdatum erfolgen. Bei der Software ARCHIKART beispielsweise ist der Stornierungsprozess alternativ über den betreffenden Bescheid mithilfe eines schrittbezogenen Assistenten - gerne auch als Wizard bezeichnet - möglich. Hier wird der Nutzer ähnlich wie bei der Sollstellung an die Hand genommen und Schritt für Schritt durch das Verfahren und die Eingaben u. a. zum Namen des Buchungsstapels geführt. So erfolgt die Stornierung des ins Soll gestellten Bescheides der betreffenden Buchung samt Beleg- oder Bescheidnummer.

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Ein schrittbezogener Assistent prüft und meldet fehlerhafte Bescheide.

Um die Stornobuchung abzuschließen, ist nun noch das Erstellen einer Negativbuchung erforderlich. Der zugehörige Stornobescheid wird dabei mit dem Ursprungsbescheid verknüpft. Damit auch die Finanzbuchabteilung informiert wird, erfolgt nach einer Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung dorthin die Übergabe des Buchungsstapels zur Stornobuchung.

Während in der Privatwirtschaft die Begriffe Kundennummer, Vertragsnummer und Rechnungsnummer üblich sind, wird in der Verwaltung oftmals von Kassenzeichen, Aktenzeichen und Bescheidnummer gesprochen. Diese Begrifflichkeiten entsprechen allerdings den Begriffen aus der Privatwirtschaft nahezu komplett.

Obwohl Stornobuchungen dank anwenderfreundlicher Software keine großen Schwierigkeiten mehr erzeugen, ist es doch ratsam, diese wenn möglich zu vermeiden. Deshalb geben wir unseren  Anwender stets den Tipp, anstelle Jahressollstellungen monatliche Sollstellungen zu erstellen. Damit kann der Stornierungsaufwand deutlich verringert werden. Genaueres erfahren Sie in der Fortsetzung "Warum 12 weniger als 1 sind". Dieser Beitrag erscheint am 11. Mai 2021 im Blog für Verwaltungen. Abonnieren Sie unseren Blog dann benachrichtigen wir Sie, so bald die Fortsetzung des Beitrages online ist.

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Autor/ Autorin

Christoph Heinich-Müller

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