Worauf es beim Aufbau eines zentralen Vertragsmanagements ankommt

Die Einführung eines zentralen Vertragsregisters sorgfältig planen

Die Digitalisierung ist in den Verwaltungen nicht mehr aufzuhalten. In nahezu allen Bereichen gehört die Arbeit mit Papierdokumenten der Vergangenheit an. Auch wenn es um Verträge geht, kommt die Verwaltung an einer zentralen Ablage nicht mehr vorbei. Die Einführung eines zentralen Vertragsregisters ermöglicht es, den Überblick über die Vielzahl von Verträgen, die in einer Verwaltung existieren, zu erlangen und zu behalten. Doch die Einführung muss sorgfältig geplant werden, denn: Wenn Vertragsmanagement, dann richtig! Unsere Infografik zeigt worauf Sie achten müssen.

Wenn Zuständigkeiten und Bearbeiter wechseln sowie Objekte veräußert oder ausgetauscht werden, geraten die zugehörigen Verträge oftmals aus dem Auge. So ist es schnell passiert, dass noch gezahlt werden muss, obwohl der Vertrag längst gekündigt sein könnte.

Besonders auch für das Controlling bietet ein Vertragsregister viele Vorteile. Denn die Verpflichtung für Kommunen alle geleisteten Zahlungen aus Verträgen, die über den Jahreswechsel hinausgehen, zu registrieren ist bekannt, die Risikobewertung dagegen weniger. Dabei können mit jeder Vertragsunterzeichnung Risiken verbunden sein. Beispielsweise kann der abgeschlossene aber schon erfüllte Vertrag unwirksam oder der Vertragspartner zahlungsunfähig sein. Deshalb ist die regelmäßige Bewertung von der Eintrittswahrscheinlichkeit und erwarteten Schadensauswirkung wichtig. Außerdem kann die Umsatzbesteuerung nach §2b für die durch die Neuregelungen vom Bundesministerium für Finanzen betroffenen Verträge abgebildet werden. Nur so ist es möglich, bei haushalts- oder bilanzrelevanten Auswirkungen frühzeitig handeln zu können.

Auswertungsfunktionalitäten helfen, schnell aussagefähig zu sein ohne die Papierakten durchblättern zu müssen. Schnittstellen zum HKR-System der Verwaltung ermöglichen die Verknüpfung zur Buchhaltung und verhindern so doppelte Eingaben. Nicht zuletzt ist es sogar möglich, automatische Benachrichtigungen in regelmäßigen Abständen an bestimmte Personen per E-Mail zu versenden. Dies könnte beispielsweise eine Aufstellung aller aktuellen Verträge oder eine Aufstellung aller innerhalb der nächsten 90 Tage auslaufenden bzw. kündbaren Verträge sein.

Fazit: Ob für den Jahresabschluss, für die Haushaltsplanung oder einfach nur das schnelle Auffinden von Informationen - ein digitales und zentrales Vertragsmanagement sollte in jeder Verwaltung existieren. Doch die Umsetzung muss gut durchdacht und geplant werden. Denn wird später festgestellt, dass sich getroffene Festlegungen als ungünstig erweisen, ist der Aufwand hoch, dies zu korrigieren. Womöglich kommt es an dieser Stelle soweit, dass das Vorhaben im Sande verläuft. Also besser etwas mehr Zeit einplanen und das zentrale Vertragsregister auf solide Füße stellen. In nebenstehender Infografik haben wir 10 Tipps kurz zusammengefasst. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag "10 Tipps für den erfolgreichen Aufbau eines Vertragsregisters".