Wer sucht, der findet: Wie Sie in Ihren Verwaltungsdaten schneller fündig werden

Seien wir mal ehrlich, das Image einer öffentlichen Verwaltung war in den Augen der Bürger jahrelang nicht das Beste: verstaubte Bürokratie, langsame Bearbeitungszeiten und unverständlicher Papierkram. Damit diese Vorurteile endlich der Vergangenheit angehören, geht seit einigen Jahren ein Umdenken mit neuen Anforderungen einher. Im Mittelpunkt des Verwaltungshandels soll nunmehr der effiziente und moderne Bürgerservice stehen.

Die "Verwaltung als Dienstleister" lautet der Grundsatz, der erfolgreich Einzug in den Behörden hält. So gibt es inzwischen fast überall Bürgerbüros mit flexiblen Öffnungszeiten oder Bürgersprechstunden. Dank modernen Möglichkeiten sind Beschwerden, Informationen oder sonstige Anfragen auch auf digitalem Wege möglich. Außerdem verschwindet die Papierakte zusehends von den Verwaltungsschreibtischen, denn Vorgänge werden vorwiegend im System erfasst. Bürgerservice wird vielerorts inzwischen groß geschrieben und das kommt auch in der Bevölkerung an. Natürlich gibt es in allen Bereichen Möglichkeiten, die weiter ausgebaut werden können. Manchmal sind es nur kleine Dinge, die bereits große Wirkung erzielen.

So rufen beispielsweise Bürger, Unternehmen oder gar Kollegen aus anderen Abteilungen oftmals an, um spezielle Informationen einzuholen. Sieht man die Verwaltung nun als Dienstleister, sollte es in diesen Situationen schnell gehen, um den Anrufer zufriedenzustellen. Doch ist die gewünschte Information wirklich so schnell zur Hand? Nehmen wir an, ein Bürger möchte Auskunft über seinen Garagenmietvertrag. Für schnelle Antworten sollte es also mit einem Klick möglich sein, alle abgeschlossenen Verträge dieser Art zu finden. Ein anderer Bürger hat Fragen zu einem Vorgang bezüglich eines Pachtvertrages. Die einzige Information, die er hat, ist allerdings nur, welcher Sachbearbeiter sich um diesen Vorgang gekümmert hat. Ist dies mit nur wenigen Klicks herauszufinden? Auch bei internen Vorgängen gibt es Situationen, wo schnelle Auskünfte gefragt sind: Ein Kollege der Gebäudeverwaltung möchte beispielsweise am letzten Tag des Monats wissen, für welche Energieverträge die Mindestvertragslaufzeit ausläuft, damit er gegebenenfalls noch schnell kündigen kann. Grundsätzlich bietet sich bei all diesen Situationen die herkömmliche Suche in der Software an, in der die entsprechenden Daten erfasst sind. Damit es noch schneller geht, verfügt die Software ARCHIKART über eine weitere anwenderfreundliche Funktion, die schnelle Auskünfte möglich macht.

So einfach, so hilfreich und doch so selten eingesetzt: Findenregeln

Bei den sogenannten Findenregeln handelt es sich um ein anwendungsspezifisches Such- und Findenwerkzeug, das mithilfe festgelegter Kriterien einfach aufgerufen und ausgeführt werden kann. Die Regeln lassen sich prinzipiell in allen Anwendungsbereichen nutzen. Der Anwender sollte sich dabei fragen, mit welchen Daten er täglich oder zumindest regelmäßig arbeitet oder welche er öfter einsehen möchte? So könnte er sich eben auch zu regelmäßig eingehenden Bürgeranfragen Regeln anlegen, die er dann im Fall der Fälle mit nur einem Klick aufrufen kann. Die gewünschten Informationen stehen schließlich sofort auf dem Bildschirm zur Verfügung. Natürlich sind diese Findenregeln auch zur Vereinfachung der eigenen täglichen Arbeit nutzbar. Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass neu erfasste Daten von den Findenregeln sofort mit berücksichtigt werden. Diese werden - sofern sie den Filterkriterien entsprechen - automatisch abgegriffen und den Listen hinzugefügt. Der Anwender muss also nicht jedesmal neu aktiv werden. Um die Listen nicht unnötig aufzublähen und übersichtlich zu halten, bietet sich dabei das Eingrenzen mit Datumswerten oder Terminen an.

Findenregeln sind beispielsweise für folgende Vorgänge denkbar:

•Bauantragsverwaltung: Anzeige aller Bauantragsverfahren nach bestimmten Maßnahmen (Errichtung, Anbau, Abriss) wahlweise zuzüglich des Antragseingangsjahres

•Gebäudeverwaltung: Gebäude nach einer bestimmten Gebäudeart wie Schulen, Feuerwehren, Kindergärten

•Mietverträge: Verträge einer bestimmten Vertragsart (Wohnungsmietvertag, Gewerbemietvertrag, Garagenmietvertrag) wahlweise zuzüglich des Jahres des Vertragsbeginns

•Pachtverträge: Vertragsvorgänge eines bestimmten Sachbearbeiters

•Vertragsregister: alle im laufenden Jahr kündbaren Verträge aufgrund des Auslaufens der Mindestvertragslaufzeit

•Personenverwaltung: alle juristischen Personen einer bestimmten Gruppenzugehörigkeit beispielsweise Wartungsfirmen, Beraterfirmen

•Personenverwaltung: alle natürlichen Personen einer bestimmten Gruppenzugehörigkeit beispielsweise Hausmeister, Feuerwehr-Mitglieder

•Friedhofsverwaltung: welche Verträge laufen im nächsten Monat aus und entsteht Handlungsbedarf

Diese Liste kann natürlich durch weitaus mehr Möglichkeiten ergänzt werden. Relevant ist immer, welche Auskünfte der betreffende Sachbearbeiter regelmäßig erteilen muss.

Mit den Findenregeln der Software ARCHIKART steht dem Anwender ein kleines aber feines Hilfsmittel zur Verfügung, um bei der Auskunftserteilung noch schneller zu sein. Auch in anderen Bereichen kann der Bürgerservice durch Funktionen oder gar ganzen Anwendungen gesteigert werden. Sie möchten wissen, welche Möglichkeiten ARCHIKART noch bietet? Laden Sie sich unser Fachmagazin zum Thema "Zufriedene Bürger durch effiziente Verwaltung" herunter. Stichwörter sind dabei automatischer Workflow, Vertreter- und Terminverwaltung, E-Mail-Benachrichtigung über Vorgänge, zyklische Berichte und noch vieles mehr.