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Dass einige Bescheide auf Unverständnis beim Empfänger stoßen und einen Widerspruch nach sich ziehen, ist nicht ungewöhnlich. Die Widerspruchsbearbeitung gehört quasi zur Beitragserhebung und Bescheiderstellung in öffentlichen Verwaltungen dazu. Daher sollte auch die Bearbeitung aufeinander aufbauen und durchgängig dokumentiert werden. Wir haben ein paar Tipps worauf Sie achten müssen!
Nach dem Eingang eines Bescheides hat der Bürger in der Regel eine Frist von einem Monat nach Bekanntgabe des Bescheides, um einen Widerspruch schriftlich einzureichen. Für den Bearbeiter oder die Bearbeiterin in der Verwaltung ist das allerdings kein Grund zum Haare raufen, denn mit den richtigen Werkzeugen ist die Widerspruchsbearbeitung ein gut strukturierter Prozess.
Eine Unterteilung in Verfahrens- bzw. Widerspruchsarten ermöglicht eine strukturierte Ablage, die sich bei Bedarf auch im Aktenzeichen widerspiegelt.
Nutzen Sie die bereits verfügbaren Daten und verknüpfen Sie den Widerspruch direkt mit dem Bescheid. Somit stehen automatisch das widersprochene Verfahren, der Bescheidempfänger und der Betrag des Bescheides bereit.
Neben der Begründung des Widerspruchs und dem Hinterlegen des fristgerechten oder nichtfristgerechten Eingangs des Widerspruchs sollte mit nur wenigen Mausklicks die Eingangsbestätigung oder weiterer Schriftverkehr ebenfalls direkt aus dem System erzeugt werden.
Alle wichtigen Fakten, die für die Entscheidung über diesen Widerspruch relevant sind, sollten am Verfahren genauestens hinterlegt werden – ein wichtiger Aspekt, falls das Ergebnis des Widerspruchs für den Antragsteller nicht zufriedenstellend ist. Zusammen mit allen weiteren Dokumenten entsteht so eine komplette digitale Akte zum Widerspruch selbst.
Der Status am Widerspruch zeigt offene, abgelehnte und stattgegebene Widersprüche und eröffnet in Kombination mit weiteren Detaildaten umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten.
Verwaltungsabläufe, die immer die gleichen Schritte durchlaufen, können als digitaler Workflow aufgesetzt werden. Dies beschleunigt das Verfahren, da hier ein definierter Schritt den nächsten anstößt. Wurde ein Widerspruch im ersten Schritt erfasst, wird beispielweise als Zweites automatisch die Eingangsbestätigung ausgegeben.
Wenn die Widerspruchbearbeitung als eigenständiges Verfahren mit zahlreichen Detaildaten umgesetzt wird, erfolgt nicht nur eine ordentliche Dokumentation, sondern vereinfacht die Vorgänge in der Verwaltung. Erfahren Sie mehr über die Widerspruchsbearbeitung mit ARCHIKART am Beispiel der einmaligen Beiträge in unserem kostenfreien Informationsvideo "So berechnen Sie einmalige Beiträge nach KAG/ BauGB mit ARCHIKART".
Das Widerspruchsverfahren in ARCHIKART ist auch für alle anderen Beitrags- und Gebührenabrechnungen beispielsweise Gewässerumlage, sämtliche wiederkehrenden Beiträge und vieles mehr anwendbar! Informieren Sie sich gern bei uns!
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