Wie Sie mit zentralem Gebäudemanagement hohes Einsparpotenzial aufdecken

Digitale Datenhaltung ist das A und O

Gepostet von Magdalena Becker am 25.05.2018 08:10:00

Gebäudemanagement

Transparenz und Nachhaltigkeit sind zwei grundlegende Merkmale einer modernen Gebäudeverwaltung. Dabei spielt eine zentrale und effiziente Datenhaltung eine große Rolle, denn ohne diese wäre wirtschaftliches Gebäudemanagement undenkbar. Welche Einsparpotenziale können dabei abgeschöpft werden? Wo sind Optimierungen möglich?

Gebäude sowie ihre Konstruktionselemente und technische Ausstattung sind fundamentale Bestandteile des Anlagevermögens einer Verwaltung. Der Betrieb und die Instandhaltung dieser Sachanlagen stellen einen maßgeblichen Kostenfaktor dar. Daher ist eine wirtschaftliche Betrachtung von großem Interesse. Darüber hinaus wird der Transparenz der Kosten über den gesamten Lebenszyklus der Immobilien massive
Bedeutung beigemessen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, führen moderne Verwaltungen zunehmend Gebäudemanagement-Systeme ein. Diese ermöglichen auf Basis eines ganzheitlichen Ansatzes in der Betrachtung von Anlagegütern eine umfassende Möglichkeit zur Gebäudeverwaltung.

Um ein Gebäudemanagement aufzubauen, müssen die aus der Doppik zur Verfügung stehenden Grundinformationen zu Gebäuden durch fachspezifische Daten ergänzt und fortgeführt werden. Das Ergebnis der Datenerfassung bildet die Grundlage für:

  • Effiziente Gebäudebewirtschaftung
  • Raumreservierung
  • Energiemanagement
  • Aufgaben- und Auftragsmanagement
  • Objektkosten in Verbindung mit Budgetierung
  • Vertragsmanagement
  • Inventarisierung und Inventarverwaltung
  • und mehr

Wenn die aufgenommenen Daten zentral zur Verfügung stehen, hat dies nicht nur den Vorteil, dass zahlreiche Synergieeffekte nutzbar sind, sondern dass sie auch für alle Ämter mit der entsprechenden Berechtigung für Auskunfts- oder Bearbeitungszwecke nutzbar sind. So sind beispielsweise Gebäudesteckbriefe erstellbar, die detaillierte Daten zu Gebäudekonstruktion, Flächen und Ausstattungen beinhalten. Doppelerfassungen und unterschiedliche Datengrundlagen haben damit ausgedient. Außerdem können Daten für mehrere Vorgänge genutzt werden, beispielsweise erfasste Zählerstände sowohl für die Betriebskostenabrechnung als auch für energetische Betrachtungen. Hier bietet eine Software wie ARCHIKART vielfältige Möglichkeiten für eine Verwaltung. In unserem kostenfreien Whitepaper "Der Weg zur effizienten Gebäudeverwaltung" bietet hier einen umfassenden Überblick.

image
Auf Basis zentral erfasster Daten können besipielsweise Gebäudebriefe erstellt werden.

Dass sich bei der Einführung und Pflege einer zentralen Gebäudeverwaltung auch zahlreiche Einsparpotenziale ergeben, ist ein weiterer großer Vorteil. Schließlich ist die Senkung von Kosten nach wie vor in vielen Verwaltungen zielführend. Beispielhaft können sich folgende Einsparpotenziale ergeben:

  • Objektstrukturen und Flächen auf einen Blick

Schaffen Sie sich einen Überblick über sachlogisch zusammenhängende Objekte in Ihrem Gebäudemanagementsystem. Sämtliche Flächen- und Objektinformationen sind hier auf einen Blick verfügbar. So hat ein langes Suchen nach Gebäudeinformationen ein Ende und Sie sparen Zeit, die Sie für die Auswertung der Daten nutzen können.

  • Energieverbrauchskontrolle und -vergleich

Werten Sie im Rahmen des Gebäudemanagements erfasste Daten verbrauchs- und kostenmäßig aus. So spüren Sie regelrechte Kostentreiber auf: Verbrauchen bestimmte Gebäude im Vergleich zu anderen viel mehr? Sind bestimmte Tarife über die Jahre in die Höhe geschnellt?

image
Verbräuche und Tarife über mehrere Jahre zu vergleichen, kann enormes Einsparpotenzial zu Tage bringen.


  • Verträge überwachen

Ein zentrales Vertragsmanagement trägt zur Transparenz der Vertragsprozesse bei. Nutzen Sie diesen Vorteil, um Verträge zusammenzuführen und dadurch Kostenvorteile zu erzielen. Durch die Möglichkeit der Fristenüberwachung gehören außerdem mögliche Gebühren durch Überschreitungen der Vergangenheit an.

  • Prozesse / Abläufe optimieren

Wird ein Gebäudemanagement eingeführt, sind zunächst grundsätzliche Fragen zu klären und Organisationsstrukturen und Aufgabenbereiche festzulegen. Schon allein dadurch erfolgt eine Optimierung der Abläufe. Nutzt die Verwaltung nun zusätzlich eine intelligente Software werden zahlreiche Verfahren einfacher und vor allen Dingen transparenter. Nutzen Sie die Möglichkeit Workflows für vorgangsbezogene Prozesse anzulegen.

  • transparente Information / Berichte für verschiedene Adressaten

Neben der Kostentransparenz bringt vor allen Dingen die Transparenz von Informationen Vorteile mit sich. Aggregierte Informationen, die im Rahmen der Gebäudeverwaltung abgeleitet werden können, stehen zur Auswertung übersichtlich zur Verfügung. Diese Informationen können Gold wert sein z.B. Vergleiche von Raumbelegungen, Büroauslastungen, Verbrauchsdaten, Budgetauslastungen uvm.

  • Verbindung von Sachdaten mit Kosten- und Budgetinformationen

Setzen Sie Sach- und buchhalterische Daten effektiv miteinander in Beziehung, indem Sie Kosteninformationen an allen Objekten hinterlegen. In ARCHIKART sind Kontenrahmen, Kostenstellen etc. analog zu den Vorgaben im HKR. So ist ein reibungsloser Austausch von Buchungen in beide Richtungen möglich. Eine übergreifende Kostenbetrachtung beinhaltet auch die Einbeziehung des Budgets. Ist dieses schon ausgeschöpft? Wie viel freie Mittel stehen noch zur Verfügung?

image
Ist das Budget schon aufgebraucht? Welche Mittel sind noch frei? Wo sind die Kostenfresser versteckt? Im Rahmen einer Budgetverwaltung sind diese Fragen schnell beantwortet, denn die Kosten an einem Objekt können einem Budget zugeordnet werden.

  • effiziente Aufbereitung von Daten für die Beauftragung von
    Dienstleistungen

Erstellen Sie Aufträge im Rahmen eines Auftragsmanagements. So sind alle Vorgänge übersichtlich für Gewährleistung und Transparenz dokumentiert und ablaufende Fristen behalten Sie stets im Blick.

Sie möchten weitere Informationen zur Einführung eines Gebäudemanagements? Dann laden Sie sich unser kostenfreies Whitepaper "Der Weg zur effizienten Gebäudeverwaltung" herunter!

Neuer Call-to-Action

Kategorien: Vermögen / NKF, Facility Management