Wie ein zentraler Rechnungseingang Ihr Liegenschaftskataster aufwertet

Wie ein zentraler Rechnungseingang Ihr Liegenschaftskataster aufwertet

Schneller Kostenüberblick dank Rechnungsimport

Kommunale Gebäude, Liegenschaften und Projekte verursachen Kosten. Das ist jeder Verwaltung bewusst. Doch wie hoch sind diese Ausgaben auf bestimmte Objekte oder Projekte bezogen wirklich? Welche Kosten verursachen beispielweise das Rathaus oder die Grünpflege der städtischen Anlagen im Jahr? Und kann die Verwaltung diese zu jedem Zeitpunkt genau benennen und belegen? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Kosten im Blick behalten.

An kommunaler Kostentransparenz führt kein Weg vorbei, um bei Nachfragen und Recherchen stets aussagekräftig zu sein. Schließlich ist die Kostenrechnung ein wesentlicher Bestandteil des Gebäudemanagements. So dient die Objektkostenrechnung der Verteilung aller anfallenden Kosten auf die jeweiligen Kostenstellen. Außerdem lassen sich die Betriebs- und Gebäudeinstandhaltungskosten ermitteln.

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Rechnungen und Belege spielen hierbei eine wichtige Rolle, denn nicht zuletzt seit der Einführung der Doppik gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Daher sollte der Bezug zu den Rechnungen im Liegenschaftskataster eine große Bedeutung beigemessen werden. Nur so lassen sich Kosten an den Gebäuden oder liegenschaftsbezogenen Projekten genau belegen und im Blick behalten.

Warum sollten Rechnungen ins Liegenschaftskataster?

Bestimmte Aufgaben erfordern detaillierte Kostenbetrachtungen, so beispielsweise die Betriebs- und Objektkostenberechnung. Außerdem: Wer ein modernes Liegenschaftsmanagement betreiben will, darf die ganzheitliche Kostenbetrachtung auf keinen Fall außer Acht lassen. Diese spielt eine wesentliche Rolle, um nachhaltig und vorauschauend zu planen und zu agieren. Daher ist es wichtig, an allen Objekten, an den Kosten erfassbar sind, diese auch zu hinterlegen von den Straßen über die Bäume bis hin zu Gebäuden. Transparent belegt werden diese Kosten dabei mit der jeweiligen Rechnung.

Wie werden Rechnungen im Liegenschaftskataster integriert?

Prinzipiell ist jedes Liegenschaftskataster anders. Prüfen Sie, ob Ihr Liegenschaftskataster einen modernen Rechnungsimport anbietet und wie dieser funktioniert. Bei der Software ARCHIKART beispielsweise wurde die Bedeutung der ganzheitlichen Kostenbetrachtung im Rahmen des Liegenschafts- und Gebäudemanagements und dessen Nachweis per Rechnung frühzeitig erkannt. In der Regel sind diese im Rahmen des zentralen Rechnungseingangs im Finanzsystem erfasst und angeordnet.

Rechnungsimport

Über einen automatischen Rechnungsimport können liegenschaftsbezogene Rechnungen aus dem Finanzwesen in das Liegenschaftskataster kopiert werden.

Mit dem Rechnungsimport ist es ein leichtes, die Flut an relevanten Rechnungen zu importieren. Alternativ ist eine manuelle Erfassung möglich. Ein Assistent führt den Bearbeiter oder die Bearbeiterin dabei durch den Import. Neben umfangreichen Plausibilitätsprüfungen helfen auch eigene Filter, aus der Vielzahl der vom Finanzwesen bereitgestellten Rechnungen die relevanten herauszufinden und einzulesen. Wichtige Kennzahlen wie interne Rechnungsnummer bzw. Aktenzeichen, externe Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Zahlungsfrist, Skonto etc. werden dabei automatisch übernommen. Kreditoren werden aufgrund der Personenkonten automatisch erkannt oder neu angelegt. Natürlich erfolgt auch die Ablage des Dokumentes in digitaler Form.

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Die Rechnung liegt im Liegenschaftskataster mit allen erforderlichen Daten zur Verfügung.

Wie erfolgt nun die Verknüpfung der Kosten mit den Gebäuden und Projekten?

Ob vom Schornsteinfeger, von der Grünpflegefirma oder der Gebäudereinigung - jede Rechnung bezieht sich auf ein Gebäude, eine Liegenschaft oder ein Projekt. Gegebenenfalls verstecken sich in einer Rechnung sogar mehrere Positionen, die zu verschiedenen Objekten gehören. Daher müssen im nächsten Schritt die Rechnungen den sogenannten Verrechnungsobjekten zugeordnet werden. Definierte Schlüsselfelder wie Kostenstellen oder Standortnummern sorgen für die Zuweisung der einzelnen Rechnungspositionen zum richtigen Bestandsobjekt. Mittels Rechnungsdatum und Fälligkeit erfolgt die Einordnung in die jeweilige Abrechnungsperiode.

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Einzelne Rechnungspositionen können verschiedenen Objekten wie Rathaus, Schule oder Vereinsgebäude oder Projekten wie Baumpflege genauestens zugeordnet werden.

Die zugewiesenen Rechnungsposition sind nun detailliert in den Kosten des Verrechnungsobjekt sichtbar und damit beispielsweise in der Betriebskostenabrechnung verwendbar. Eine Doppelerfassung kann daher ausgeschlossen werden.

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Sind alle Rechnungen am jeweiligen Gebäude hinterlegt, sind alle Kosten transparent am Gebäude zusammengefasst und jederzeit nachvollziehbar.

Auswerten genauer Kosten führt zu hoher Planungssicherheit

Eine Kostenübersicht ist an vielen Stellen einer Verwaltung gefordert. Ob Betriebskosten der Schulen, die Kosten für die Sicherung der Verkehrssicherheitspflicht oder die Objektkosten des Rathauses: Werten Sie alle vorhandenen Kosten schnell und unkompliziert aus! Dank flexibler Möglichkeiten ermitteln Sie die Kosten eines Objektes oder eines Projektes und erhalten eine übersichtliche Auswertung. Dank der vorhandenen Rechnungsdaten sind alle Angaben stichfest belegbar. Möchte man schließlich noch einen Schritt weiter gehen, ist auch eine objekt- und kostenartbezogene Budgetierung möglich.

Rechnungseingang4 Mittels weniger Klicks stehen die Kosten eines Objektes oder eines Projektes übersichtlich in einer Kostenübersicht zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie in unserem kostenfreien Web-Seminar "Zentrale Verwaltungslösung für Ihre liegenschaftsbezogenen Rechnungen".

Autor/ Autorin

Christoph Heinich-Müller

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