Für E-Rechnung, E-Akte und OZG gerüstet sein: Revisionssichere Dokumentenablage in einem DMS

Für E-Rechnung, E-Akte und OZG gerüstet sein: Revisionssichere Dokumentenablage in einem DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für Verwaltungen der Grundbaustein für die Digitalisierung

Dass die digitale Ablage von Dokumenten ein Grundbaustein für den Weg zur modernen Verwaltung ist, hat spätestens seit Einführung der E-Rechnung jeder erkannt. Doch dass man damit auch auf unerwartete Situationen ideal eingestellt ist, zeigte uns unter anderem die Pandemie auf. In Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit war und ist der Zugriff auf digitale Dokumente einmal mehr von grundlegender Bedeutung. Die Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird auch in Zukunft eine tragende Rolle in der Verwaltungsarbeit spielen. Schließlich erfordern vor allen Dingen E-Akte und OZG eine revisionssichere Ablage von Dokumenten.

Zahlreiche Dokumente beherrschen den Alltag einer jeden Verwaltung: Beitragsbescheide, Satzungen, Anträge und vieles mehr. Doch neben der Dokumentenausgabe sind auch zusätzliche Informationen notwendig, um Verwaltungsvorgänge bearbeiten zu können. Dazu zählen beispielsweise Fotos von Kontrollgängen, Schriftverkehr mit einem Bürger beziehungsweise einer Bürgerin oder eingereichte Formulare. Enorm wichtig ist dabei außerdem die schnelle Verfügbarkeit dieser Daten. 

Die lange Zeit unangefochtene Papierakte hilft da nicht wirklich weiter. Mit dem Kramen in Akten verschwendet man nicht nur viel Zeit, sondern auch Ressourcen. Möchte man eine Satzung einer E-Mail anfügen, muss diese erst einmal wieder eingescannt werden. Sucht ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Informationen eines fachfremden Vorgangs, muss dieser sich zunächst auf die Suche danach machen. Doch Zeit ist Geld und das haben Verwaltungen bekannterweise nicht im Überfluss. Daher sollten die Abläufe so effizient wie möglich werden.

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Mit einem Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund können Dokumente, Fotos oder Schriftverkehr eines Verwaltungsvorgangs revisionssicher abgelegt werden. Im Beispielscreenshot wird ein Foto eines Gebäudes im Rahmen des Gebäudemanagements archiviert.

Viele Verwaltungen sind dabei bereits sehr fortschrittlich. Schließlich hat die Einführung der E-Rechnung bereits erste Handlungsschritte erfordert. Während die papiergebundene Rechnungsbearbeitung und Rechnungserfassung sehr zeitenintensiv war und je nach Wechsel der verwendeten Medien zahlreiche Medienbrüche beinhaltete, macht die E-Rechnung die Abläufe nun viel effizienter. Empfangen Eingangsrechnungen der Kreditoren oder Lieferanten dürfen nur noch im digitalen Format über eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Adresse wie Rechnungen@Musterstadt.de empfangen werden. 

Um den papierlosen Weg an dieser Stelle konsequent weiterzugehen, sollte hierbei die Rechnung nach Bedarf in einem Dokumentenmanagementsystem beispielsweise das WINYARD DMS verarbeitet werden. Dieses übergibt die Rechnung auch an das HKR oder sie wird direkt aus dem HKR-Rechnungseingangsbuch im DMS abgelegt. Aus den unstrukturierten PDF-Rechnungen liest die Fachapplikation hier bereits teilautomatisiert Kreditorendaten (Stammdaten, IBAN, Rechnungsdatum, …) aus.

Doch auch weitere gesetzliche Forderungen erfordern eine revisionssichere Ablage von Dokumenten: E-Akte und Onlinezugangsgesetz (OZG) sind hier nur zwei Schlagworte, die in naher Zukunft auf alle Verwaltungen zukommen. Unsere Empfehlung ist es daher, sich rechtzeitig mit dem Thema zu befassen. Nicht zuletzt sollten auch die eingesetzten Fachverfahren mit dem eingesetzten Dokumentenmanagementsystem medienbruchfrei zusammenarbeiten.

In unserem Web-Seminar "Papierloses Büro - Dokumentenmanagementsystem macht's möglich" zeigen wir Ihnen, wie ARCHIKART mit dem DMS interagiert und Ihre Dokumente ämterübergreifend verwaltet, ordnet und managt. So sind Sie für E-Rechnung, E-Akte und OZG bestens gerüstet.

Webseminar DMS


Autor/ Autorin

Katja Conrad

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