So nehmen Sie die Digitalisierung in Angriff

So nehmen Sie die Digitalisierung in Angriff


Automatische Prozessabläufe, Online-Karten, Verwaltungsapps & Co. machen den Verwaltungsalltag flexibler

Die Corona-Pandemie hat wie ein Lupe aufgezeigt, dass Deutschland in Sachen Digitalisierung in vielen Bereichen Nachholebedarf hat. Dabei waren neben den Schulen auch oftmals die Verwaltungen im Gespräch. Umständliche Abläufe, lange Entscheidungswege und fehlende moderne Technik bremsen die Digitalisierung in den Verwaltungen oftmals aus. Mit dem OZG (Onlinezugangsgesetz) treibt derzeit zumindest ein Motor die Bemühungen voran. Doch es gibt zahlreiche weitere Möglichkeiten im digitalen Verwaltungsalltag flexibler und moderner zu werden. Dies sind oftmals gar keine Mammutaufgaben, vereinfachen die Abläufe aber trotzdem enorm. Packen Sie's an!

Die Onlinebefragung ThemenRadar des BehördenSpiegels, des Fraunhofer Fokus DPS und dem Kompetenzzentrum Öffentliche IT ergab, dass heute und in fünf Jahren Themen wie IT-Sicherheit, E-Akte, neue Arbeitsformen, Prozessoptimierung und Digitalstrategien besonders relevant sind. Auch Verfahrensautomatisierung, Datenmanagement und -strategien, digitale Verwaltungszugänge und Nachhaltigkeit der Digitalsierung sind auf dem Sprung zu einer breiteren Relevanz. Die Verwaltungslandschaft wird sich demnach verändern und zunehmend digitalisieren. Was für viele utopisch klingt, lässt sich bereits jetzt mit kleinen Schritten starten.

Copyright ThemenRadar   Bewertung der heutigen und k nftigen Trendbedeutung durch die Verwaltung ThemenRadar Web

© ThemenRadar: Der ThemenRadar von BehördenSpiegel, Fraunhofer Fokus DPS und Kompetenzzentrum Öffentliche IT identifiziert die digitalen Trendthemen in der Verwaltung.

Abläufe digitalisieren - Prozesse optimieren

Die Betrachtung von Prozessen wird in Zukunft immer wieder großes Thema in öffentlichen Verwaltungen sein. Denn standardisierte Prozesse sind die Grundlage, um Kosten zu senken und um für die neuen Anforderungen im Bereich e-Government gerüstet zu sein. Mithilfe der PICTURE-Methode können die kommunalen Geschäftsprozesse aufgenommen, dokumentiert und ausgewertet werden. So entsteht schließlich ein Diagramm, dass die einzelnen Ablaufschritte abbildet. Bezogen auf die Software ARCHIKART und derer Komponenten können die Ergebnisse der erstellten Prozessmodelle dann Grundlage für die verschiedenen Anforderungen sein:

  • Vorbelegung von Gebühren und Textvorlagen
  • Vertreterregelung (automatische Benachrichtigung bei Abwesenheit des Hauptverantwortlichen)
  • Fristüberwachung (automatische E-Mail-Benachrichtigungen)
  • Beteiligung weiterer Personen (automatisches Einbeziehen vordefinierter Personen bei Erreichen eines bestimmten Ablaufschrittes)
  • automatische Aufgabensteuerung
  • Anbindung an ein Dokumentenmanagement (DMS)
  • Einsatz einer Schnittstelle zur Übergabe von Finanzdaten an ein externes Finanzverfahren
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Grafik: Prozess Brandverhütungsschau mit der PICTURE-Methode

Ein Workflow dient der Vereinfachung von Arbeitsabläufen, indem diese teilweise automatisiert werden. Somit entsteht eine strukturierte Arbeitsweise und damit Transparenz. Schauen Sie sich dazu auch unser kostenfreies Webseminar an.

Möchten Sie Ihre Verwaltungsvorgänge optimieren und Ihren individuellen Workflow aufbauen? Lernen Sie in unserer ARCHIKART Schulung die Arbeitswerkzeuge kennen und wie Sie diese effizient einsetzen. Melden Sie sich gleich an!

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Mehr Bürgerservice mit Online-Kartendaten

Online verfügbare geografische Karten gehören inzwischen zum Alltag der Bürger. Das führt unweigerlich dazu, dass die Erwartungen diesbezüglich auch an den öffentlichen Bürgerservice steigen. Moderne Verwaltungen sollten daher definierte Karteninhalte mit einer eingeschränkten anpassbaren Werkzeugauswahl in ihre Webseiten einbauen. So könnten beispielsweise Baulücken im Bereich Wirtschaftsförderung auf der Webseite geografisch integriert werden. Grundlegende Funktionen wie Zoomen und Planen, Messen, Informationen beim Überfahren eines Objektes mit der Maus oder auch eine Schnellsuche erhöhen dabei das Nutzererlebnis des Bürgers oder Unternehmens beim Besuch der Verwaltungswebseite. Auch dazu geben Ihnen unsere Fachberater gern nützliche Tipps. Laden Sie sich für weiterführende Informationen gern auch unser kostenfreies Whitepaper herunter.

Online-Vermietungen von Räumen und Sporthallen

Die Vermietung von Räumen und Turnhallen an Bürger oder Vereine wird in zahlreichen Verwaltungen nach wie vor als beiläufige Randaufgabe wahrgenommen. Dabei steckt darin soviel Potenzial - einerseits hinsichtlich der zu erwartenden Einnahmen, andererseits hinsichtlich des Bürgerservices. Mittels eines Online-Buchungssystems, welches es ermöglicht, die zu vermietenden Objekte ansprechend auf der Webseite darzustellen und auch die Reservierung darüber abzuwickeln, kann jede Verwaltung ihren Service effektiv voranbringen. Dank eines Belegungsplanes ist es für den Bürger problemlos möglich, noch verfügbare Zeiten einzusehen. Und auch die Abläufe in der Verwaltung vereinfachen sich enorm, denn mit Reservierung eines Objektes ermittelt das System direkt die Kosten und gibt mit nur wenigen Klicks auch einen Kurzzeitmietvertrag aus. So kann die Verwaltung hinsichtlich der Digitalisierung einen großen Schritt nach vorn machen. Mehr dazu lesen Sie hier.

Locarno Belegungsplan 632

Im Online-Belegungsplan kann der Bürger schnell einsehen, welche Zeiten noch buchbar sind.

Begehungen und Kontrollen per App

Für Verwaltungen und ihre Mitarbeiter ergeben sich immer mehr Bereiche, in denen es einfach nicht mehr effektiv ist, auf moderne Technik zu verzichten - so beispielweise bei Begehungen und Kontrollen. Wo der Sachbearbeiter früher mit Papier und Stift unterwegs war, ist es inzwischen möglich, die Daten auf einem Smartphone oder robusten Outdoor-Tablets aufzunehmen. Eine entsprechende App für Mobilgeräte kann dann unter anderem bei folgenden Abläufen unterstützen:

  • Baumkontrollen im Rahmen der Verkehrssicherheitspflicht und Baumdatenaufnahmen
  • Grünflächen- und Spielplatzkontrollen
  • Friedhofsbegehungen, Grabkontrollen
  • Gebäudebegehungen im Rahmen des Gebäudemanagements
  • Inventur und Inventarverwaltung im Rahmen der Vermögensbewertung
  • Straßenkontrollen im Rahmen eines effektiven Straßenmanagements

Mehr Details dazu lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

mobil baum

Die App enthällt neben den Stammdaten der entsprechenden Objekte, hier Bäume, auch eine Karte, in der sie verortet sind.

OpenData - kostenfreie Daten für alle

OpenData ist ein Schlagwort, dass in vielen Bereichen hohe Wellen schlägt. Die kostenfreie Bereitstellung von Daten wird auch für Verwaltungen zunehmend interessant. Vor allen Dingen, wenn diese ihre Möglichkeiten beispielsweise hinsichtlich Geodaten ausbauen wollen. In vielen Bundesländern werden zum Beispiel Geodaten bereits kostenfrei zur Verfügung gestellt. Nutzen auch Sie die verfügbaren Daten. Welche Möglichkeiten sich damit ergeben, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Autor/ Autorin

Magdalena Becker

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